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Você acompanha o índice de conformidade dos fornecedores?
A análise de documentações realizada pela contratante em relação as suas terceirizadas é um mecanismo essencial para a gestão de terceiros.
Trata-se de uma avaliação especializada nos documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, acessórias, etc., promovendo o levantamento dos aspectos que, de alguma forma, podem ocasionar problemas futuros no que se refere à responsabilidade solidária e subsidiária do tomador dos serviços.
A simples identificação de situações em desacordo com a legislação nas terceirizadas, no entanto, é só o início de um processo que deve ser encarado com seriedade e brevidade: o processo de regularização de não conformidades.
Índice de Conformidade
O índice de conformidade da contratada representa o percentual correspondente à quantidade de itens conformes em relação à quantidade de item avaliados na análise de documentações.
Através desse índice, é possível identificar o quanto o fornecedor tem se empenhado para sanar as pendências e consequentemente mitigar os riscos trabalhistas.
Logo, quanto maior esse índice, mais dificilmente a contratante irá enfrentar algum tipo ação trabalhista, e possuirá mais documentações para respaldá-la, havendo alguma necessidade.
Índices de conformidade dos fornecedores inferiores a 70% já deixam um grande alerta para o tomador de serviços, pois indicam dificuldades das empresas em regularizar pendências.
Nesses casos, é necessário averiguar o que tem interferido para que não sejam regularizadas todas as não conformidades, visando superar esse índice o mais rápido possível para que não haja vulnerabilidade em possíveis causas trabalhistas.
Algumas ações fundamentais que o gestor da contratante deve realizar para conseguir que as terceirizadas regularizem as não conformidades:
- Avaliar as não conformidades das contratadas e estabelecer as prioridades das pendências a serem tratadas, considerando o grau de risco que elas oferecem;
- Solicitar à contratada um plano de ação para a regularização dessas não conformidades, indicando ações para correção, responsável e prazo;
- Realizar reuniões de alinhamento das ações;
- Acompanhar o cumprimento das ações acordadas;
- Avaliar a eficácia das ações.
Como se percebe, a gestão de terceiros requer efetiva atuação de todos os agentes envolvidos.
O resultado desse processo pode e deve ser medido, e um indicador bastante determinante é o índice de conformidade dos fornecedores.
Esse índice precisa ser acompanhado de perto pela gestão, pois expressa em números o nível de efetividade dos mecanismos de acompanhamento das terceirizadas.
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