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Vantagens da terceirização da folha de pagamento
O Departamento Pessoal de uma empresa é um setor de fundamental importância para o pleno funcionamento das atividades operacionais, sendo responsável pela folha de pagamento, bem como a gestão de todos os tramites trabalhistas comuns a qualquer negócio que disponha de um ou mais colaboradores.
Além de garantir que os direitos dos empregados sejam cumpridos de acordo com as leis trabalhistas, o Departamento Pessoal tem o papel de resguardar os empregadores contra onerosidades decorrentes do descumprimento dessas obrigações, além de produzir informações relevantes e decisivas para o negócio.
Qual o papel do departamento pessoal?
Apesar de muitas vezes ser confundido ou agregado ao setor de Recursos Humanos – este que é o responsável por combinar as políticas e normas do RH com os objetivos da empresa, através de um movimento cada vez mais estratégico e centrado no desenvolvimento das pessoas e de suas relações – o departamento pessoal operacionaliza as questões burocráticas que impactam tanto a folha de pagamento, quanto o eSocial, de forma a manter a empresa regular perante o fisco e a legislação trabalhista.
Podemos citar como exemplos de atividades do Departamento Pessoal:
– Gestão de folha: execução dos processos de administração de pessoas como admissão, rescisão e férias, acompanhamentos sindicais, cálculos dos tributos e encargos da folha observando todos os parâmetros e particularidades.
– Gestão do ponto: parcial ou total, com registro de todos os dados possíveis como entrada e saída, controle de horas, monitoramento de horas extra, gestão de banco de horas, controle de faltas e mais.
– Gestão de benefícios: absolutamente tudo que é relacionado ao colaborador como plano de saúde, odontológico, seguro de vida, controle de desconto e verbas informativas em folha de pagamento, e mais.
Além de tudo isso, o Departamento Pessoal ainda pode fornecer relatórios analíticos e gerar informações gerenciais que auxiliam na tomada de decisões para o seu negócio.
Por que terceirizar o departamento pessoal da minha empresa?
Assim como outras áreas que não estão relacionadas diretamente com a atividade da organização, muitas empresas optam por terceirizar o departamento pessoal em virtude de utilizar melhor seus recursos e reduzir erros. Dentre os diversos benefícios que a terceirização desse setor pode trazer para sua empresa, destacamos abaixo os principais:
- Mitigação de riscos
Ter uma equipe especializada gerando as obrigações trabalhistas e se mantendo sempre atualizada sobre a legislação e normas sindicais, é a forma mais segura de garantir a regularidade da sua empresa. Mitigar riscos é um dos fatores decisivos para a terceirização da folha de pagamento, uma vez que ter outra empresa com um time preparado e experiente traz mais assertividade nas entregas.
Os riscos inerentes ao não cumprimento correto das obrigações trabalhistas são diversos, e caso a empresa tenha pendências com os direitos dos seus colaboradores, poderá sofrer ações trabalhistas. Outro ponto importante são as obrigações acessórias exigidas pelo governo, que quando não entregues corretamente e dentro dos prazos podem resultar em multas pesadas e outras penalizações que prejudicam o funcionamento do negócio.
Manter as obrigações trabalhistas em dia vai muito além de salário, férias, insalubridade e tudo o que é de direito do colaborador. Algumas particularidades são previstas na legislação trabalhista e devem ser seguidas, sob pena de multas altas em caso de descumprimento. Podemos citar como exemplo a Lei nº 10.097/2000, que fala que empresas de médio e grande porte são obrigadas contratar menores aprendizes ao equivalente a 5 a 15% dos trabalhadores cujas funções demandem formação profissional.
É certo que, sem uma ajuda profissional, essas particularidades podem passar despercebidas.
- Custo-benefício / Rotatividade de Funcionários
Toda empresa visa o crescimento, é preciso fazer boas escolhas agora, para colhê-las futuramente. Essa introdução é para que você entenda que nem sempre o melhor caminho, do ponto de vista financeiro, faz sentido paro objetivo do seu negócio à longo prazo.
Perceba, ter um departamento pessoal interno é positivo, pois você tem a equipe ali junto com a empresa, dia a dia, na mesma esfera. Quando a terceirização é posta em mesa, o custo é basicamente o mesmo, o que vai potencializar essa contratação em relação à uma equipe interna, são os custos extras como rotatividade dos funcionários, equipamentos, licenças, programas e reciclagens.
Ter um parceiro em BPO de Folha te possibilita contar com a tecnologia dessa empresa contratada, seu conhecimento em diversos segmentos, e a certeza de ter pessoas do seu lado que entendem os objetivos do seu negócio e trabalham para alcançá-los. Ao contrário do que alguns pensam, ter uma equipe externa ao seu negócio é muito benéfico.
- Foco no seu negócio
Em consequência de não precisar gerenciar o departamento pessoal, nem focar esforços em garantir que as obrigações trabalhistas estejam sendo cumpridas, você terá mais disponibilidade, recursos e tranquilidade para se dedicar às atividades da sua empresa. Estamos falando de um RH cada vez mais estratégico.
Retomando o tópico, quando se coloca a área de gente centrada em alcançar os objetivos do negócio através das boas relações entre o duo empresa/funcionário, é possível vislumbrar uma mudança drástica e positiva.
O RH estratégico é uma maneira de focar o seu negócio e deixar com que um parceiro em BPO de folha cuide das obrigações burocráticas. Pontos como cultura, liderança, inclusão, ESG, devem estar no radar da equipe em vez de preocupações com folha de pagamento, ponto e benefícios.
- Uso de tecnologia
Empresas especializadas em terceirização da folha de pagamento têm à sua disposição um leque de ferramentas que contribuem positivamente para uma melhor rotina do departamento pessoal, seja internamente, nas rotinas obrigatórias, ou no relacionamento.
Aqui na Bernhoeft, por exemplo, temos ferramentas que centralizam as informações, que permitem que gestores autorizados tenham livre acesso aos dados, temos um portal com transparência e comunicação fácil dentro da organização, além de atualização de dados simultaneamente entre nós e o cliente.
Gostamos de trabalhar de maneira que possamos driblar qualquer processo que atrase o trabalho. Por exemplo, nossos recursos permitem workflow de admissão eletrônica integrada ao sistema de folha de pagamento, dashboards com dados gerenciais e parametrizados, arquivo bancário em pix e criptografado.
Como funciona a terceirização da folha de pagamento
Optando por terceirizar a gestão da folha de pagamento com uma empresa especialista, você pode ter total apoio desde a transição de serviços. A equipe conduzirá uma análise minuciosa da sua folha de pagamento atual, examinando os dados dos funcionários, obrigações tributárias, encargos e outros pontos relevantes.
Posteriormente, será estabelecido um a estratégia de transição mais adequada, considerando suas necessidades específicas. Durante esse processo, a empresa terceirizada iniciará a migração dos dados da folha de pagamento, utilizando tecnologia para assegurar a confiabilidade e segurança das informações.
Já com todos os dados em sistema, sua empresa não precisa se preocupar com mais nada. Toda a rotina do departamento pessoal, passa a ser da empresa terceiriza escolhida para gestão da sua folha de pagamento. O escopo de trabalho pode mudar de empresa para empresa, é bom ficar atento as cláusulas do contrato estabelecido
Case de sucesso: como conseguimos impactar nosso cliente positivamente com a parceria do BPO de Folha!
Já tenho um RH dentro da empresa, preciso terceirizar a folha de pagamento?
Essa é uma dúvida habitual. Muitas empresas estão acostumadas com um RH pequeno que comanda as rotinas mensais e se dividem para também contemplar o outro lado do departamento pessoal, que são as ações que visam o bem-estar do funcionário, à cultura organizacional e todo esse lado mais lúdico e estratégico.
Mas, o que algumas empresas estão implantando atualmente e quem tem gerado bons frutos, é o RH estratégico. O seu pessoal interno se dedica mais as pessoas, aos funcionários, e menos aos processos burocráticos. Isso é benéfico porque desenvolve um lado da sua empresa que não pode ser deixado de lado.
Manter especialistas em DP é um custo desnecessário, você pode terceirizar essa função com uma empresa especialista que lida com diversos setores e segmentos e está sempre atualizada das novas normas e legislações trabalhistas. Tenha na sua equipe interna especialista em RH que consigam, verdadeiramente, trazer crescimento para sua empresa.
Abaixo deixamos um vídeo da Epasa, nosso cliente em BPO de Folha, que retrata bem o que falamos acima. Seu Juca, diretor-presidente da termoelétrica, nos explica como funciona o RH dentro da empresa e como a nossa chegada impactou positivamente. No vídeo você acompanhará, também, as falas de Abner e Gercianne, analistas de RH, sobre como o nosso trabalho funciona como uma parceria estratégica e totalmente funcional dentro do dia a dia da organização.
Por que somos a melhor escolha para terceirizar a folha de pagamento
Costumamos dizer que o BPO está em nosso DNA. Há 27 anos, desde a fundação, a contabilidade corre em nossas veias, portanto tivemos tempo para descomplicar e humanizar nosso trabalho todos os dias.
Somos uma empresa de quatro negócios: BPO, Gestão de Terceiros, Consultoria Tributária e Cálculos Judiciais. Internamente nossos esforços são compartilhados, isso quer dizer que, apesar da divisão de tarefas, trabalhamos em esforço conjunto, por isso o resultado tende a ser excelente.
Para o BPO, trabalhamos em quatro frentes de atuação: contábil, folha de pagamento, tributário e financeiro. Em cada um desses produtos, somamos tempo de atuação, experiência dentro e fora da Bernhoeft, ferramentas que auxiliam o dia a dia, tecnologia de ponta e atualização constante em todas as áreas.
Na Folha de Pagamento, lidamos com empresas de todos os segmentos e portes, brasileiras e estrangeiras. Nosso time é composto por pessoas que se dedicam e tem a missão de entregar os melhores resultados, dentro do prazo estipulado. Nosso diferencial reside em estar com você, em um relacionamento contínuo e presente, isso quer dizer que sua empresa tem acesso ao responsável pela conta, a qualquer momento, por qualquer canal de comunicação.
Quem melhor que um cliente para atestar nosso compromisso?
Como você já deve ter visto no vídeo da Epasa mais acima, o relato de seu Juca diz tudo: nós nunca erramos. O trabalho é realmente feito com atenção, com ajuda da tecnologia, com esforços para assegurar um trabalho fiel e focado.
Aqui na Bernhoeft, nós entendemos que lidar com pessoal é coisa séria. Salário é coisa séria. É mais do que a remuneração justa pelo tempo de trabalho, envolve ser assertivo e pontual. Por isso, nos dedicamos a sempre indicar os melhores caminhos, onde é possível melhorar, em que momento acertamos, entendendo que a nossa atividade é diretamente sentida pelos funcionários e que as consequências de algo negativo são sentidas pelo nosso cliente.
Então, caso você queira saber mais ou está convencido de que somos o que você está procurando e ainda não tem, é só falar conosco através do link a seguir: clique aqui e fale com um especialista!
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Autoras: Maria Eduarda de Siqueira Santana | Clara Cavalcanti
