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Gestão de folha: o que é, vantagens e como escolher.
A adoção de práticas de terceirização (BPO) tem se mostrado uma estratégia eficaz para muitas empresas que buscam otimizar suas operações e, possivelmente, reduzir custos. Com a terceirização da folha de pagamento, as empresas podem focar em suas competências principais enquanto especialistas lidam com funções administrativas e operacionais. Isso permite uma maior flexibilidade, acesso a tecnologias e a possibilidade de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado.
O BPO pode ser um verdadeiro parceiro para aquelas organizações que estimam crescimento e reconhecem que se ater à processos burocráticos pode ser um gargalo para o seu objetivo. A terceirização da folha de pagamento, quando feita com uma empresa especializada, costuma ser um aliado na tomada de decisões estratégicas guiada por dados.
Você já parou para pensar na complexidade por trás da administração da folha de pagamento? Seja você uma empresa iniciante ou um veterano nos negócios, certamente já se deparou com os desafios que essa tarefa pode apresentar.
A terceirização da folha de pagamento, é vista como um bom caminho para empresas que desejam otimizar seus processos. Isso é possível porque você contrata um parceiro para conduzir as burocracias trabalhistas, enquanto seu time interno foca em estratégias para alavancar os objetivos de negócio.
Então, podemos dizer que essa terceirização da folha de pagamento, realizada por uma empresa que opera BPO, tornou-se uma estratégia eficaz para lidar com os aspectos complicados da gestão de recursos humanos. Neste artigo, vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre o BPO de folha de pagamento, desde os benefícios tangíveis até os desafios inerentes a essa abordagem, passando pelas principais perguntas e mostrando como nós conseguimos desempenhar esse papel tão bem ganhando destaque nacional por esse serviço.
O que é a Terceirização da Folha de Pagamento?
Também conhecido como BPO de folha de pagamento, é a terceirização dos processos rotineiros feitos pelo departamento pessoal. É quando uma empresa externa assume a responsabilidade pela administração e processamento da sua folha de pagamento.
Essa terceirização assume tarefas como o processamento de admissões, cálculo de férias, rescisões, salários, tributos e encargos sociais, administração dos benefícios oferecidos pela empresa aos seus colaboradores, bem como a gestão do ponto e outros aspectos inerentes à composição da folha. Essa abordagem permite que as empresas se concentrem em suas principais competências, enquanto especialistas lidam com as complexidades associadas à folha de pagamento.
Quais os benefícios da terceirização da folha?
Manter um departamento pessoal dentro da sua empresa pode não ser o melhor dos cenários. É comum enfrentar dificuldades com perdas de histórico devido a rotatividade de funcionários, com constantes atualizações sobre mudanças legislativas, bem com questões relacionadas ao sindicato, principalmente acompanhamento e adoção do que é estipulado nas convenções coletivas, na automação de processos, no cumprimento de prazos e na elaboração de relatórios precisos.
Ou seja, os recursos que estão sendo destinados ao departamento pessoal, poderiam ser realocados de forma estratégica. Esse é apenas um dos benefícios observados pela terceirização da folha de pagamento, podemos citar outros três tão importantes quanto:
Redução de custos
Pelo ponto de vista financeiro à longo prazo, contratar uma empresa de BPO é mais vantajoso do que manter uma equipe, mesmo que reduzida, de especialistas em departamento pessoal. Além disso, é possível economizar em infraestrutura, software e treinamento para manter o pessoal sempre atualizado. Ou seja, contratar uma empresa de BPO pode reduzir custos.
Minimizando erros
Terceirizar a folha de pagamento é benéfico, também, pelo ponto de vista regulatório. Mesclar atividades de RH e departamento pessoal pode sobrecarregar a equipe, de diversas maneiras, o que os deixa suscetíveis a erros. A legislação em si já é um gargalo, quanto mais experiência e contato com a gestão da folha de pagamento, menor são as chances de equívocos.
Além disso, o volume de trabalho pode fazer com que a equipe deixe passar erros sistêmicos que poderiam ser ajustados na origem, mas acabam se tornando uma bola de neve com ajustes pontuais, à longo prazo é uma maneira de trabalhar bem perigosa.
A sobrecarga pode, ainda, tornar a equipe automática. E quando se fala de RH estratégico e operacional, estamos falando de desperdiçar talentos com um alta carga de trabalho quando poderiam, facilmente, ser direcionados a trabalhar melhor os seus talentos em estratégias que potencializariam os ganhos da empresa.
Eficiência operacional
Nosso BPO de Folha de Pagamento combina tecnologia de ponta e especialistas na área, o que reduz drasticamente o tempo de processamento da folha, garantindo o cumprimento de prazos e obrigações.
Dentre nosso leque de possibilidades, temos um portal interativo, lugar em que os colaboradores recebem de forma automatizada os seus documentos trabalhistas como contracheque, o informe de rendimentos e recibos de férias sem que o RH precise enviar. Já os gestores têm acesso a relatórios gerenciais para decisões estratégicas. Admissão eletrônica integrada com Folha de Pagamento. Dashboard com informações como turnover, percentual de homens e mulheres e aniversariantes, atualizado em tempo real.
A tecnologia dentro do BPO proporciona comunicação ágil e atualização em tempo real, administração dos dados sensíveis, gestão descentralizada da folha de pagamento, avisos constantes de dados incompletos, duplicados ou inconformidades legislativas. Tudo isso em um ambiente 100% online.
O mais interessante desse ponto é a possibilidade do seu pessoal, antes do departamento pessoal, migrar para uma área mais tática da administração de pessoas: o RH estratégico!
Cada vez mais as empresas estão entendendo que devem focar mais os seus esforços nas pessoas e menos nos processos. Essa maneira de atuar rende bons frutos à longo prazo. Detalhamos a importância de pensar sua empresa através dos olhos do RH estratégico em um blog feito em conjunto com o nosso RH.
Leia completo aqui: Insights para um RH estratégico!
Quais são as atividades desenvolvidas por um BPO de Folha de Pagamento?
Todas as atividades rotineiras que têm como objetivo a geração da folha de pagamento, são feitas pelo BPO de folha. Aqui na Bernhoeft, destacamos:
✦ Registro dos eventos variáveis;
✦ Gestão e apuração do ponto eletrônico;
✦ Geração do arquivo para integração bancária;
✦ Controle dos benefícios oferecidos pela empresa;
✦ Cálculo e confecção das guias dos encargos sociais;
✦ Elaboração dos processos admissionais e demissionais;
✦ Elaboração e envio das obrigações acessórias mensais e anuais;
✦ Acompanhamento da legislação, dos acordos e convenções coletivas;
✦ Integração dos eventos da folha e provisões com o software contábil;
✦ Operacionalização dos eventos de SST e das Ações Judiciais no e-Social;
✦ Geração dos relatórios de provisões de férias e 13 salário, por colaborador;
✦ Elaboração da folha de pagamento mensal, 13 salário, complementares e PLR.
Importante lembrar que algumas empresas que prestam esse serviço não têm escopo definido, as atividades podem ser combinadas de acordo com a demanda da sua empresa.
Como saber quando devo terceirizar a folha de pagamento?
Embora as demandas possam variar de uma empresa para outra, há problemas comuns que indicam a necessidade de considerar a terceirização da folha de pagamento. Em empresas de menor porte, a falta de tempo, experiência, e os frequentes erros podem ser obstáculos na gestão da folha de pagamento, além do desafio de acompanhar as constantes mudanças na legislação trabalhista.
Já para empresas maiores, o volume de informações e a complexidade dos processos de atualização da legislação trabalhista, tributária e sindical costuma ser um gargalo. Além do que, manter uma equipe interna que consiga dar conta de todas essas pontas pode ser caro demais.
Observando o dia a dia da sua empresa, o desempenho do departamento pessoal, e os feedbacks que, eventualmente, devem surgir em relação à folha de pagamento, você vai entender se é chegada a hora de terceirizar. De antemão queremos deixar claro que essa passagem de bastão é importante e deve ser feita o mais cedo possível, não importa o tamanho da sua empresa.
Case de sucesso
Localizada em João Pessoa, a Epasa, Centrais Elétricas da Paraíba, é uma usina termoelétrica que tem o objetivo de assegurar a operação e a segurança da região Nordeste, em conjunto com outras usinas que compõe o parque gerador daquela região.
Na Epasa a dinâmica de cuidar de gente é um pouco diferente. O RH está junto à presidência, eles acreditam no desenvolvimento pleno das pessoas. Para trabalhar na Epasa é preciso se identificar com a cultura e os objetivos da empresa.
Nas palavras de seu Juca, José Ferreira Abdal Neto, diretor-presidente da Epasa “Para não ocupar muito tempo, para não criar uma área de RH muito grande, desde sempre a gente procurou terceirizar esse serviço. Ela nos tira esse peso e a preocupação para darmos mais atenção ao empregado e o seu bem-estar aqui dentro”.
Abaixo deixamos o vídeo da Epasa que fala exatamente sobre o tema que estamos discutindo, pela perspectiva do nosso cliente. Ressaltamos que a Epasa possui um pouco mais de 100 funcionários e, ainda assim, enxerga na terceirização da folha de pagamento um grande aliado para o core business da empresa que é levar energia para o Brasil.
Quanto custa terceirizar a folha de pagamento?
O valor para terceirizar a folha de pagamento pode variar dependendo de vários fatores, incluindo o tamanho da empresa, o número de funcionários e a complexidade das necessidades de folha de pagamento. Normalmente, os custos são baseados em uma combinação de taxas fixas e variáveis.
É importante analisar qual o escopo oferecido por cada empresa terceirizada e entender o que faz mais sentido para sua empresa. Uma dica é pensar à longo prazo. Folha de pagamento é uma obrigação mensal que você terá sempre. São dados sigilosos e sensíveis que devem ser acolhidos por uma empresa que tenha compromisso com a segurança, além de expertise e experiência na geração da folha.
Gestão de Folha x Bernhoeft
Vibrar com o seu sucesso faz parte de quem somos, está em nosso manifesto. Trabalhamos avidamente para que sua empresa atinja os objetivos traçados da melhor maneira possível, sempre com qualidade. Nesse caminho funcionamos como uma aliada.
O BPO de Folha de Pagamento é o nosso produto que cuida da gestão da folha de pagamento. Ele está inserido dentro da área de BPO, que conta com mais três produtos. Junto com o BPO de Folha, temos o BPO Contábil, BPO Tributário e BPO Financeiro, que podem ser contratados de forma individual, combinada ou completa.
Aqui na Bernhoeft o escopo de serviço é você quem escolhe, executamos todas as tarefas do departamento pessoal, podendo incluir gestão de benefícios e gestão do ponto. Nosso objetivo nesse texto não é demonstrar o que fazemos, mas como fazemos, é aí que reside o nosso diferencial.
Adotamos as mais recentes e seguras tecnologias para agilizar processos e minimizar possibilidade de erros. Incorporamos, em nosso dia a dia, uso de ferramentas que nos ajudam de diversas maneiras, como por exemplo, ajuste de dados dos seus funcionários são feitas simultaneamente em tempo real via app.
Nossa equipe é apta a atender qualquer segmento e porte, nacionais e multinacionais. Falando nela, estão sempre disponíveis, por qualquer meio de comunicação, para tirar dúvidas e resolver qualquer contratempo que eventualmente surja. É bom destacar que, dentro do time, há pessoas plurais e especialistas em diversas áreas, como por exemplo especialista em folha com expatriado e, também, Funrural.
Tudo isso trabalha em conjunto para que os prazos sejam atendidos rigorosamente, dentro do que foi planejado, com máxima atenção entregando dados seguros e precisos para tomadas de decisão estratégicas. Também somos uma das poucas empresas de Folha que conta com um departamento de CS (Customer Success), que garante contato próximo e dedicado.
