BLOG

Última atualização: 18 de julho de 2024

︾

A folha de pagamento é um dos processos mais críticos para qualquer empresa, pois envolve o pagamento de salários e benefícios dos colaboradores. A terceirização da folha de pagamento se apresenta como uma alternativa interessante para este cenário.

Para as empresas a gestão da folha de pagamento pode ser especialmente desafiadora, visto que algumas organizações possuem os recursos limitados, mas ainda precisam lidar com as complexidades e obrigações legais.

Os desafios na gestão da folha de pagamento são diversos e podem levar a problemas sérios se não forem tratados adequadamente. Erros na folha de pagamento podem resultar em insatisfação dos funcionários, ações trabalhistas, multas e até mesmo a perda de talentos importantes para a empresa.

Além disso, a legislação trabalhista brasileira é extensa e está em constante mudança, o que requer um conhecimento especializado para fortalecer a conformidade com todas as normas vigentes.

No texto a seguir iremos abordar alguns desafios enfrentados ao trabalhar com a folha de pagamento e ações que podem facilitar esse gerenciamento, como a sua terceirização. Continue lendo!

Desafios comuns na gestão da folha de pagamento

Como já introduzimos neste texto, existem diversos desafios ao gerenciar uma folha de pagamento de uma empresa. Abaixo, listamos alguns tópicos que podem exemplificar melhor.

• Cálculos Complexos

A folha de pagamento envolve diversos cálculos, como salários, horas extras, adicional noturno, férias, 13º salário, entre outros. A complexidade desses cálculos pode levar a erros humanos, principalmente quando realizados manualmente ou em sistemas desatualizados.

• Jornada de Trabalho Variável

Empresas com colaboradores com jornadas de trabalho variáveis, como horários flexíveis ou turnos rotativos, podem enfrentar dificuldades na apuração correta das horas trabalhadas, o que pode impactar os cálculos da folha de pagamento.

• Legislação Trabalhista em Constante Mudança

As regras trabalhistas no Brasil estão sujeitas a mudanças frequentes, como alterações nas leis, normas coletivas e convenções sindicais. Acompanhar todas essas mudanças e realizar a aplicação correta em cada folha de pagamento pode ser um desafio para as empresas, especialmente aquelas que não possuem um departamento jurídico especializado.

• Encargos Sociais e Tributos

O correto recolhimento dos encargos sociais e tributos é fundamental para evitar problemas com os órgãos fiscalizadores. A legislação tributária também é extensa e complexa, o que requer um planejamento cuidadoso para evitar erros na retenção e recolhimento de impostos.

• Segurança de Dados

A folha de pagamento contém informações confidenciais dos funcionários, como salários, benefícios e dados pessoais. Resguardar a segurança dessas informações é essencial para proteger a privacidade dos colaboradores e evitar vazamentos ou uso indevido de dados.

Soluções proporcionadas pela terceirização da folha de pagamento

Como vimos, o gerenciamento da folha de pagamento é uma atividade complexa e que influencia de maneira direta a imagem da empresa.

E para lidar com os pormenores que podem surgir no caminho, a terceirização dessa atividade atribui uma liberdade maior para que os profissionais da empresa possam focar em ações mais estratégicas, deixando o manuseio da folha para uma equipe especializada.

Entenda em mais detalhes como a terceirização pode proporcionar soluções mais assertivas:

Expertise especializada: ao terceirizar a folha de pagamento, a empresa conta com uma equipe de profissionais especializados em legislação trabalhista e cálculos de folha de pagamento. Esses especialistas estão atualizados com as mudanças legais, garantindo que todos os cálculos sejam realizados corretamente e de acordo com as normas vigentes.

Tecnologia avançada: empresas de terceirização da folha de pagamento geralmente utilizam sistemas e tecnologias avançadas, o que permite realizar os cálculos com maior precisão e eficiência. Isso minimiza a chance de erros e facilita a gestão de jornadas variáveis ou outras situações complexas.

Conformidade com a legislação: as empresas de terceirização têm a expertise para cumprir as obrigações trabalhistas e tributárias da maneira correta. Além disso, elas têm a capacidade de adaptar-se às mudanças na legislação, garantindo a conformidade contínua em todas as etapas do processo.

Redução de riscos: a terceirização da folha de pagamento reduz os riscos de erros e problemas com a legislação trabalhista. Isso diminui as chances de litígios judiciais, autuações fiscais e danos à reputação da empresa, trazendo maior segurança para as operações do negócio.

Agilidade e eficiência: com a terceirização da folha de pagamento, a empresa pode contar com processos mais ágeis e eficientes. A equipe especializada da empresa de terceirização é capaz de lidar com o volume de cálculos e documentos de forma rápida e precisa, o que reduz o tempo gasto na gestão da folha e permite que a equipe interna se concentre em outras atividades estratégicas.

Acesso a relatórios e informações gerenciais: as empresas de terceirização da folha de pagamento geralmente oferecem acesso a relatórios e informações gerenciais detalhadas sobre os custos com pessoal, horas trabalhadas, benefícios e outras informações relevantes. Esses relatórios podem auxiliar os gestores na tomada de decisões estratégicas relacionadas ao pessoal e aos custos trabalhistas.

Atendimento personalizado: ao optar por uma empresa de terceirização da folha de pagamento, é possível receber um atendimento personalizado, adaptado às necessidades específicas da sua empresa. A equipe da empresa terceirizada estará disponível para esclarecer dúvidas, fornece suporte e orientação sempre que necessário.

Redução de custos: a terceirização da folha de pagamento pode resultar em redução de custos para a empresa. Ao evitar erros e problemas com a legislação trabalhista, você evita despesas adicionais com multas e autuações. Além disso, a eficiência dos processos de folha de pagamento pode levar a uma redução do tempo gasto pela equipe interna nessa atividade, liberando recursos para outras áreas do negócio.

Atualização com a tecnologia: as empresas de terceirização da folha de pagamento costumam utilizar softwares e tecnologias avançadas para realizar os cálculos e processos de forma automatizada. Isso não apenas aumenta a precisão dos cálculos, mas também melhora a eficiência operacional, agilizando os processos e eliminando atividades manuais suscetíveis a erros.

Garantia de conformidade: ao escolher uma empresa de terceirização experiente e confiável, você tem a garantia de que todas as etapas do processo de folha de pagamento serão realizadas em conformidade com as normas trabalhistas e tributárias vigentes. Isso traz tranquilidade para a empresa e permite que ela concentre seus esforços em seu core business, sem se preocupar com problemas relacionados à gestão da folha de pagamento.

Por que contar com uma consultoria especializada?

Ao longo do texto entendemos como a terceirização pode ser uma carta coringa no baralho de uma empresa. Ela oferece diversas soluções para os desafios comuns, como expertise especializada, tecnologia avançada, conformidade com a legislação, redução de riscos, agilidade e eficiência, acesso a relatórios gerenciais e atendimento personalizado.

Porém, é necessário saber quem escolher para realizar essa terceirização. Afinal, você está entregando dados importantes nas mãos de um parceiro que deve ser comprometido de maneira ética com a tarefa.

Em um cenário empresarial onde a gestão da folha de pagamento é uma tarefa cada vez mais complexa, a terceirização se revela como uma solução estratégica para superar os desafios inerentes a esse processo crítico.

As empresas encontram-se diante de uma série de obstáculos que podem comprometer a precisão dos cálculos, a conformidade trabalhista e a segurança dos dados. Como foi amplamente explorado ao longo deste texto, a terceirização da folha de pagamento oferece uma série de vantagens que vão além da simples delegação de tarefas, abrangendo expertise especializada, tecnologia avançada, conformidade com a legislação, redução de riscos e eficiência operacional.

No contexto atual, no qual as exigências legais e os padrões contábeis estão em constante evolução, a manutenção de uma equipe interna dedicada à folha de pagamento pode se tornar uma empreitada arriscada. A legislação trabalhista brasileira é complexa, e qualquer deslize pode resultar em sérias consequências, desde processos judiciais até multas substanciais.

Nesse sentido, a terceirização oferece uma camada adicional de segurança, uma vez que as empresas especializadas nesse serviço possuem um conhecimento aprofundado das leis, regulamentos e obrigações tributárias em constante mudança.

Essa expertise proporciona uma tranquilidade vital, permitindo que as organizações se concentrem em suas atividades principais, enquanto confiam a gestão da folha de pagamento a profissionais capazes e que buscam manter a conformidade e minimizar riscos.

Além disso, a terceirização da folha de pagamento apresenta um viés tecnológico notável. Com o uso de sistemas avançados, muitas empresas terceirizadas têm a capacidade de automatizar grande parte dos cálculos e processos, reduzindo significativamente a possibilidade de erros humanos.

Isso é especialmente crucial em um ambiente onde a jornada de trabalho pode variar e os cálculos podem se tornar bastante complexos. O uso de tecnologia também permite um acesso mais rápido e confiável a informações gerenciais, facilitando a tomada de decisões informadas pelos gestores.

O gerenciamento da folha é uma tarefa complicada e de grande responsabilidade. A terceirização da folha de pagamento emerge como uma solução eficaz para superar os desafios associados a esse processo, oferecendo expertise, tecnologia, conformidade, eficiência e segurança.

Como a Bernhoeft pode ajudar na terceirização da folha de pagamento?

A Bernhoeft é uma empresa especializada em serviços contábeis e de Back Office, com ampla experiência em terceirização da folha de pagamento. Nossa equipe de profissionais altamente qualificados está preparada para cuidar da gestão da folha de pagamento da sua empresa, garantindo processos precisos, seguros e em conformidade com as normas trabalhistas vigentes.

Ao optar pela terceirização da folha de pagamento com a Bernhoeft, sua empresa estará investindo em eficiência operacional, redução de riscos e conformidade trabalhista, permitindo que sua equipe interna se dedique a atividades estratégicas e ao crescimento do negócio.

Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como a terceirização da folha de pagamento com a Bernhoeft pode ser a solução ideal para simplificar e fortalecer a conformidade na gestão da folha de pagamento da sua empresa. Estamos prontos para ajudá-lo a superar os desafios e alcançar uma gestão trabalhista eficiente e bem-sucedida.