Um sistema de gestão de riscos com terceiros, assim como qualquer sistema, possui uma cadeia de processos interdependentes que alinhados a procedimentos e métricas eficazes traz resultados efetivos quanto ao controle dos fornecedores e a mitigação dos riscos envolvidos nos contratos de prestação de serviço.

Possibilitando, então, maior segurança do tomador quanto ao cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária e tributária pela terceirizada, reduzindo as chances de desembolso por condenação em reclamação trabalhista.

A organização que possui um sistema de gestão de riscos com terceiros deve sempre buscar implementar ações que envolvam a corporação e os seus fornecedores no objetivo de que todos atuem em compliance, ou seja, de acordo com as normas legais, as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição, assim como evitar, detectar e tratar qualquer desvios ou não conformidades que possam ocorrer.

Maneiras de impulsionar a gestão de riscos com terceiros

A partir da análise de vários cases, é possível identificar ações e programas que foram desenvolvidos por empresas contratantes de serviço terceirizado e que repercutem de forma bastante positiva na Gestão de Terceiros, impulsionando-a e elevando o seu resultado. Selecionamos as oito principais e apresentaremos a seguir.

1. Definir uma Política e o manual da gestão de terceiros

Uma política é a declaração formal sobre o que representa o sistema de gestão de terceiros para a empresa.

Resume a importância do sistema, o seu propósito, o compromisso da organização para com ele, etc., devendo ser de conhecimento de todos os envolvidos/interessados e amplamente difundida.

Nesse sentido, o manual seria o aprofundamento da política, estruturando as bases do sistema para que esse possa se manter e melhorar continuamente.

2. Plano estratégico da GRT

Periodicamente a organização deve não apenas avaliar os resultados obtidos, mas principalmente estabelecer novos e gradativos objetivos e metas, alinhados às diretrizes estratégicas.

Com isso, o plano estratégico da GRT conterá ações gerais e metas com a finalidade de, por exemplo, “eliminar os casos de renovação de contrato com fornecedores inadimplentes”, “incluir 100% dos fornecedores no monitoramento da GRT”, “receber mensalmente 100% das documentações trabalhistas básicas do fornecedor”, etc.

Esse plano será o mapa de ações que norteará a área de gestão de risco no alcance dos objetivos definidos na política e das metas estratégicas.

3. Avaliação dos fornecedores (Ranking dos fornecedores)

Consiste em desenvolver e manter, mensalmente, um programa de avaliação das terceirizadas considerando os aspectos determinantes da prestação de serviço e cumprimento das obrigações acessórias.

Um programa de avaliação dos fornecedores deve gerar uma nota que represente o desempenho do fornecedor nos fatores avaliados.

Cada fator analisado deve representar uma pontuação que varie de acordo com o nível de relevância/risco para organização, por exemplo: não pagar uma verba trabalhista é mais relevante do que não formalizar o contrato de trabalho do funcionário, uma vez que, para que seja provada a relação de emprego, não se faz necessário documento escrito, assim o primeiro item teria maior peso na avaliação dos itens entrega de documentos.

4. Palestras/Workshops

Cada fornecedor possui um grau de alinhamento dos seus procedimentos internos, uns mais desenvolvidos, outros menos e, a partir de momentos como esses, é possível integrar as empresas, compartilhar situações, experiências, disseminar informações de interesse comum, divulgar novos programas e principalmente conscientizá-los da importância do tema.

Um ponto de atenção aqui é saber que público convidar de acordo com o assunto proposto, por exemplo: não adianta tratar de temas sobre rotinas do DP com os diretores de alto escalão da organização, pois eles não estão inseridos no contexto.

5. Ouvidoria trabalhista

Com esse canal o tomador dos serviços pode fazer com que informações sobre possíveis irregularidades cheguem até o seu conhecimento antes que possam culminar em reclamações trabalhistas.

Pela ouvidoria é possível direcionar de forma mais assertiva as auditorias de campo e análises documentais das terceirizadas, e mediar situações buscando resolver conflitos extrajudicialmente.

6. Renovação de contrato

Muitos fornecedores se apegam (com ou sem razão) ao fato da inexistência de determinadas obrigações contratuais para não cumprir com alguma solicitação de documentos para avaliação ou pagamento de algum direito ao trabalhador.

Por isso, a renovação contratual proporciona maior segurança jurídica.

Com as atualizações da legislação, bem como por situações de riscos identificadas ao longo da prestação de serviço, existe a necessidade de revisão das cláusulas contratuais, incluindo itens importantes para a GRT que não estiverem sendo considerados, adequando itens do contrato que não estão claros, prevendo medidas de punição mais incisivas, etc.

7. Atenção aos documentos solicitados aos fornecedores para GRT

Um ponto que é fundamental nesse item é a ineficiência da utilização de contratos com cláusulas padrão para todos os fornecedores sobre documentos para monitoramento.

Para definição dos documentos solicitados da GRT em cada contrato, deve ser levado em consideração as peculiaridades do serviço contratado, como, por exemplo: atividade econômica da terceirizada, legislações específicas, nível risco do ambiente de trabalho, rotatividade, casos recentes de reclamações trabalhistas, etc., só assim a avaliação será eficaz;

8. Bloqueio/multa

Não deve ser a ideia de nenhum fornecedor bloquear pagamentos dos fornecedores, entretanto, se a documentação não é entregue ou possui alguma pendência que o fornecedor não sanou, o bloqueio de pagamento precisa ser considerado pela contratante.

Esse mecanismo é utilizado para advertir ou punir o fornecedor que por ventura não esteja regular frente ao monitoramento da GRT.

Por se tratar de um item com impactos financeiros para a terceirizada, geralmente faz com que as prestadoras de serviço aumentem seu nível de comprometimento, pois poderão ter seu faturamento restringido.

O bloqueio pode ocorrer de forma integral, situação onde todo o faturamento do fornecedor é suspenso, ou pode ser parcial.

Além da suspensão do pagamento, pode ser utilizado o mecanismo de aplicação de multa, revertendo-se o valor em uma conta destinada a cobrir possíveis passivos oriundos do fornecedor.

As oito ações aqui tratadas podem ser implementadas sucessivamente, inclusive priorizando aquelas que no momento trouxer maior ganho, ou seja, contribuir de maneira mais significativa para a mitigação de riscos da terceirização.

É preciso destacar que tão importante quanto a implementação desses itens, é a sua manutenção e isso requer organização e planejamento, além do alinhamento de ação a estratégia empresarial, sendo possível também identificar parâmetros para medir o grau de assertividade de cada uma.

Para estabelecer essas práticas, é necessário o envolvimento de várias áreas do tomador, em especial as áreas de gestão de terceiros, compras, setor jurídico, entre outras, e mesmo sendo possível implantá-las de forma independente, é indicado contar com o auxílio de especialistas da área, evitando-se possíveis retrabalhos e custos derivados da inexperiência.

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