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Importância da revisão das informações da ECD
Última atualização: 11 de maio de 2024
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A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória e também um importante instrumento que surgiu com a modernização dos processos contábeis. Trata-se de uma obrigação imposta pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), lançado em 2007, que teve objetivo de substituir as informações das empresas em papel para a versão eletrônica.
Ela tem o formato de um arquivo digital e contém todas as informações contábeis de uma empresa, incluindo livro diário, livro razão e auxiliares, além dos balancetes e demonstrações financeiras. Esse documento digital deve ser transmitido anualmente ao SPED, por meio do Programa Validador e Assinador (PVA), seguindo um layout padrão estabelecido pelo Fisco.
A ECD permite a simplificação dos processos de escrituração, eliminando a necessidade de armazenamento e manuseio de documentos físicos. O Fisco utiliza a ECD como uma poderosa ferramenta de fiscalização das empresas, acompanhando sua regularidade contábil, cruzando informações com outras obrigações acessórias, verificando a consistência dos registros e identificando operações suspeitas. Por isso esse documento é tão importante.
Com a transparência das informações contábeis, se torna mais fácil o acesso por parte das autoridades tributárias, portanto, toda empresa, a partir de agora, fica ciente que precisa estar mais atento aos envios para evitar erros que possam gerar penalidades.
Sabendo da seriedade em estruturar um documento preciso e assertivo, neste texto abordaremos a importância de contar com uma empresa parceira para revisar essa declaração antes do envio para a receita federal.
Importância da revisão da ECD
A ECD é muito mais do que uma simples declaração anual. Ela representa um resumo detalhado da saúde financeira da empresa. Qualquer erro ou deslize pode significar consequências graves. Por isso, a revisão especializada da ECD ganha ainda mais importância, atuando como uma lupa de aumento para identificar possíveis inconsistências que passaram despercebidos pela equipe. A falta de assertividade nessas informações pode prejudicar a imagem da empresa perante o Fisco e comprometer sua credibilidade no mercado
Além disso, a ECD é a base para elaboração da ECF (Escrituração Contábil Fiscal), a qual declaramos as informações tanto da contabilidade quanto fiscais que repercutem no detalhamento dos cálculos do Imposto de Renda e da Contribuição Social. Os dados contábeis registrados na ECD são utilizados como referência para a elaboração da ECF e andam de mãos dadas.
Quando a ECF é preenchida com informações erradas, como valores de balanços patrimoniais incorretos, lançamentos contábeis equivocados ou omissão de dados relevantes vindos da ECD, tudo isso pode gerar distorções nos cálculos e nas informações apresentadas no documento.
As consequências podem ser diversas: penalidades fiscais, multas e autuações por parte do fisco. Desconfiança por partes das autoridades, auditorias mais rigorosas e demoradas, que podem consumir recursos financeiros e tempo da equipe.
Para exemplificar, imagine uma situação em que uma empresa declara um valor da receita menor do que aquele que realmente foi registrado na ECD e depois na ECF. Isso pode levantar suspeitas de sonegação de impostos e o resultado é uma fiscalização minuciosa por parte da receita federal.
Como o Fisco utiliza a ECD
A ECD desempenha um papel fundamental no acompanhamento das empresas, garantindo que elas estejam em conformidade com suas obrigações contábeis e fiscais. Além disso, a Receita Federal e outras autoridades tributárias utilizam a ECD como uma ferramenta valiosa para o monitoramento de empresas, especialmente aquelas consideradas de grande porte, que frequentemente passam por um acompanhamento especial.
Através da ECD, o Fisco consegue verificar se a empresa mantém seus registros contábeis atualizados e em conformidade com as normas vigentes. Isso inclui não apenas a verificação dos balanços e demonstrativos contábeis, mas também a análise de todas as transações financeiras registradas. Além disso, o Fisco tem a capacidade de comparar os dados da ECD com outras declarações, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), o que pode apontar inconsistências e indícios de irregularidades fiscais.
Um aspecto importante desse acompanhamento especial é a análise da consistência dos registros contábeis através do confronto de saldos e lançamentos. Ao fazer essa análise, é possível identificar fraudes, operações financeiras atípicas ou qualquer indício passível de investigação, o que pode levar a auditorias fiscais detalhadas.
Por último, mas não menos importante, a ECD permite à Receita Federal identificar se os tributos estão sendo apurados corretamente e pagos pela empresa, o que é vital para garantir que a empresa cumpra suas obrigações fiscais de forma adequada. Portanto, a contratação de uma consultoria especializada para revisar as informações da ECD pode ser uma medida preventiva valiosa para empresas, especialmente aquelas sujeitas a um acompanhamento mais rigoroso por parte da Receita Federal.
Substituição da ECD
A substituição da Escrituração Contábil Digital (ECD) é permitida em algumas condições específicas, conforme previsto na legislação brasileira, de acordo com o artigo 8º da Instrução Normativa RFB nº 2003, de 18 de janeiro de 2021:
2.1. A ECD autenticada pode ser substituída somente em casos que contenha erros que não possam ser corrigidos via lançamento contábil extemporâneo.
2.2. Quando substituída a ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada a ECD substituta anexando o Termo de Verificação para Fins de Substituição
2.3. A substituição da ECD prevista no caput só poderá ser feita até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano-calendário subsequente
Lembrando: a substituição da ECD deve ser feita por meio de um novo arquivo digital, denominado ECD retificadora. Esse arquivo deve conter todas as informações corretas e atualizadas, substituindo integralmente o arquivo anterior.
É importante ressaltar que a ECD retificadora deve ser gerada com as mesmas características técnicas da ECD original, mantendo a estrutura, o layout e as demais especificações exigidas. Entretanto, o prazo de retificação da ECD é diferente das demais obrigações acessórias, que geralmente são de 5 anos.
A legislação determina que a correção da ECD pode ser realizada até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano vigente a que se refere a escrituração. Após esse prazo, não é mais possível realizar qualquer tipo de correção no arquivo digital enviado.
Plano de contas referencial da Receita Federal
Ao revisar a ECD, é possível identificar possíveis erros de classificação nas contas contábeis, bem como divergências em relação ao plano de contas referencial estabelecido pela Receita Federal. Essa revisão minuciosa ajuda a garantir a correta adequação das contas utilizadas pela empresa com as contas definidas no plano de contas referencial, evitando inconsistências na escrituração.
Ao evitar problemas com o plano de contas referencial, a empresa também evita desvios na interpretação fiscal por parte das autoridades tributárias. O uso correto das contas e a aderência ao plano de contas referencial proporcionam maior clareza e transparência nas informações contábeis, reduzindo a possibilidade de questionamentos por parte do Fisco.
Além de garantir uma correta apuração dos tributos, pois ao classificar erroneamente uma referida conta no plano referencial, esta pode ser levada automaticamente para ajuste na apuração do IRPJ e CSLL de forma equivocada, gerando inconsistência nos cálculos e até aumento da carga tributária.
O papel da Consultoria Tributária na Revisão da ECD
A revisão da ECD é um processo minucioso e cuidadoso realizado por especialistas em consultoria tributária. Esse procedimento visa verificar os registros contábeis e validar sua transição para a declaração, identificando possíveis erros, inconsistências ou omissões.
Por meio da revisão, é possível avaliar se a empresa está em conformidade com a legislação vigente. Além disso, a revisão especializada permite a identificação de operações atípicas ou lançamentos suspeitos, proporcionando a oportunidade de corrigi-los antes que se tornem problemas reais.
A revisão da ECD não deve ser encarada apenas como um custo adicional, mas sim como um investimento em segurança fiscal e na tranquilidade de sua empresa. A revisão, também, desempenha um papel importante na competitividade de sua empresa no mercado.
Empresas que mantêm seus registros contábeis em ordem, com informações precisas e transparentes, transmitem confiança a parceiros de negócios, fornecedores e clientes. A credibilidade conquistada por meio de uma contabilidade bem estruturada pode abrir portas para novas oportunidades, parcerias estratégicas e até mesmo a atração de investidores.
ECF — Escrituração Contábil Fiscal 2024
A ECF, Escrituração Contábil Fiscal, é uma obrigação acessória anual que surgiu no intuito de substituir a antiga DIPJ, Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica. É um modelo digital que moderniza a entrega de informações contábeis e fiscais à Receita Federal.
A ECF se integra à ECD, aproveitando diversos dados já escriturados nesta última, como saldos de contas, demonstrações financeiras, informações sobre bens e direitos, dados da empresa e os próprios dados contábeis. Por isso frisamos que o preenchimento correto da ECD garante um efeito em cascata. Além disso, a ECF pode se valer das informações de outras obrigações acessórias como DCTF e o eSocial, o que facilita o cumprimento e a unidade de informações transmitidas aos órgãos competentes.
A ECF é uma ferramenta importante para o cumprimento das obrigações tributárias das empresas. É necessário estar familiarizado com os principais aspectos para garantir a entrega correta das informações. O não cumprimento no prazo estipulado (último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao período da escrituração) acarreta multas e outras penalidades.
Quem está obrigado a declarar a ECF?
✦ Empresas tributadas pelo Lucro Real; Lucro Presumido e Lucro Arbitrado — inclusive as isentas e imunes.
Buscar ajuda expert para construir a ECF é um fator decisivo!
Preencher a ECF envolve diversas etapas. Assumir essa atividade sem auxílio expert, te deixa mais suscetível a erros. Portanto, nossa primeira dica é encontrar uma empresa que te ajude nesse processo. Para que fique claro essa necessidade, daremos alguns exemplos abaixo que compartilham entre si a dificuldade de serem postos em prática.
Cálculo dos impostos
Existe uma conexão direta entre a ECF e o Cálculo dos impostos. Isso porque a entrega dessa obrigação acessória dá subsídio à Receita Federal para apurar os tributos devidos pelas empresas. Com as informações da ECF em mãos, é possível validar os dados das declarações fiscais, observar inconsistências e o não cumprimento das obrigações pertinentes às empresas.
Por exemplo, há que se observar as despesas indedutíveis. Aqui, entram em cena os pormenores das leis tributárias, que determinam quais gastos podem ser deduzidos do lucro tributável e quais não devem. A correta identificação e tratamento dessas despesas têm um impacto direto no valor final dos tributos a serem pagos.
A ECF tem, também, influência no LALUR (como veremos à frente) e na DCTF. Nessa última, onde o débito e o crédito tributário da empresa, então as informações enviadas na ECF devem ser iguais à da DCTF e, consequentemente, da ECD.
LALUR
Construir e transmitir a ECF pode ser positiva e você tem uma base bem sólida. Uma dessas bases é o LALUR. Quando, lá em cima, falamos sobre as dificuldades e os erros que as empresas podem estar suscetíveis, estávamos falando dessa base.
O LALUR e a ECF estão intimamente ligados no quesito contabilidade e tributação das empresas. Isso porque a ECF exige informações detalhadas sobre os ajustes realizados no lucro contábil para chegar ao lucro fiscal: papel do LALUR. Para a correta elaboração de um, é preciso controlar bem o outro.
O LALUR é ajustado incluindo adições, exclusões e compensações. Esses ajustes geralmente são numerosos e complexos, a depender do produto/serviço e do volume de transações efetuados pela empresa. Para cada ajuste feito, há uma documentação adequada que justifica a legitimidade fiscal. Ou seja, mais burocracia, mais chances de erros.
Blocos adicionais
Os Blocos Adicionais da ECF existem para complementar a escrituração contábil e fiscal das empresas. Eles são um conjunto de dados específicos que são enviados junto à ECF e dão uma visão mais ampla da situação econômica, patrimonial e tributária.
Ao mesmo tempo que fazem um papel de facilitador para Receita Federal, proporcionando transparência e maior controle das informações, os blocos adicionais representam mais um gargalo para a empresa, visto que estamos falando de, no mínimo, 10 tipos de blocos.
Destacamos:
Bloco K
O principal objetivo do Bloco K é fornecer ao Fisco informações sobre os saldos das contas contábeis patrimoniais (Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido) e do resultado antes do encerramento, além de possibilitar o mapeamento das contas contábeis com as contas referenciadas na legislação fiscal.
Os erros mais vistos no preenchimento desse bloco são a falta de correspondência entre as contas contábeis e as contas referenciadas e inconsistências nos dados informados. Esse mau preenchimento acarreta multas por atraso na entrega ou por inconsistência nos dados, além da dificuldade na apuração do IR e da CSLL.
É possível, também, ser impedido de acessar o e-Credac. Esse sistema permite que empresas utilizem seu crédito acumulado de ICMS para quitar débitos fiscais ou obter antecipação de recursos. Erros no Bloco K podem impedir o acesso a esse benefício.
Bloco M
O principal objetivo do Bloco M é fornecer ao Fisco informações detalhadas sobre os estoques de bens e mercadorias da empresa, incluindo entradas, saídas, saldos e movimentações físicas.
O Bloco M é composto por diversos registros obrigatórios e opcionais, que abarcam informações como identificação da empresa e do período de apuração, dados dos itens do estoque (código, descrição, unidade de medida, valor unitário), movimentações físicas dos itens (entradas, saídas, ajustes) e mais.
O Bloco M deve ser preenchido com base na movimentação física dos itens do estoque, não na movimentação contábil. É necessário informar os itens do estoque por código e descrição, de acordo com a padronização da empresa. As movimentações físicas dos itens devem ser informadas com data, quantidade, valor unitário e valor total. E os saldos dos itens do estoque devem ser informados para cada dia do período de apuração.
Tal como o bloco K, o mau preenchimento desse bloco pode gerar multas por atraso na entrega (R$500 por dia de atraso), por inconsistência nos dados (até 5% do valor das transações incorretas), além de atrasos na apuração do IPI e do ICMS.
Bloco X
O Bloco X tem como principal objetivo enviar ao Fisco informações detalhadas sobre os bens do ativo permanente da empresa, incluindo aquisições, alienações, depreciações, amortizações e reavaliações.
É composto por diversos registros obrigatórios e opcionais, que abrangem informações como identificação da empresa e do período de apuração, dados dos bens do ativo permanente (código, descrição, data de aquisição, valor original, valor residual, grupo de depreciação/amortização, vida útil), movimentações dos bens (aquisições, alienações, transferências, reavaliações), depreciações/amortizações acumuladas dos bens e saldos dos bens em cada dia do período de apuração.
O Bloco X deve ser preenchido com base na movimentação física dos bens, não na movimentação contábil. É necessário, também, informar os bens do ativo permanente por código e descrição, de acordo com a padronização da empresa. Sem esquecer, é claro, das movimentações dos bens que devem ser passadas com data, valor e histórico das transações.
É comumente vistos erros como falta de informação sobre bens do ativo permanente, inconsistências entre as movimentações físicas e a escrituração contábil, erros nos cálculos das depreciações/amortizações e informação incorreta do valor residual dos bens.
A penalidade para empresas que apresentam inconsistências nos relatórios do Bloco X é bem semelhante as já vistas nos blocos anteriores.
Declaração país a país
A obrigatoriedade da declaração de Country-by-Country Reporting (CbCR) é uma medida para assegurar a transparência e a conformidade fiscal das grandes corporações multinacionais. Esta ficha, parte integrante das obrigações acessórias, é exigida das empresas cujo faturamento consolidado anual ultrapassa os 750 milhões de euros. No entanto, sua importância vai muito além do preenchimento de formulários.
Imagine uma rede global de empresas interconectadas, cada uma com sua própria contabilidade e operações distintas. A matriz desse conglomerado recebe o papel de consolidar todas essas informações e apresentá-las de forma unificada às autoridades fiscais. Mas por que essa transparência é tão importante?
O segredo está na análise minuciosa dos dados que essas declarações proporcionam. Ao receber as informações do CbCR, a Receita Federal, por exemplo, pode detectar discrepâncias na alocação de lucros entre as diversas jurisdições em que a empresa opera. Essa análise pode revelar padrões suspeitos que sugerem evasão fiscal ou sonegação de impostos. É como se fosse um quebra-cabeça fiscal, onde cada peça é uma informação que pode revelar práticas não conformes.
A CbCR desempenha um papel fundamental na construção da confiança dos investidores. Imagine um investidor interessado em aportar capital em uma grande corporação multinacional. A transparência sobre a alocação de lucros, as operações em diferentes países e a conformidade fiscal são fatores críticos que influenciam sua decisão. Afinal, quem gostaria de investir em uma empresa coberta de incertezas fiscais?
Portanto, a correta declaração da CbCR não só aumenta a transparência das empresas, como também fortalece sua reputação e imagem corporativa perante o mercado. É um sinal de compromisso com a ética empresarial e a conformidade fiscal, fatores que são cada vez mais valorizados em um mundo empresarial altamente competitivo.
Riscos iminentes na conexão: ECF X RFB
Ficou claro a importância de acompanhar a ECF para antecipar erros. Mas, de quais inconsistências estamos falando? Bom, a ECF é uma das declarações contábeis mais importantes quando o assunto é movimentação financeira e fiscal de uma empresa, é por isso que a Receita Federal do Brasil (RFB) tem intensificado o cruzamento eletrônico de dados, utilizando diversas fontes de informação, como o SPED, o CPF e o CNPJ. Um dos focos desse cruzamento é a ECF.
A prática de cruzar esses dados internamente a fim de encontrar fragilidades que seriam pegas pela RFB tem sido cada vez mais comum entre as empresas. É uma maneira de antever problemas e solucioná-los a tempo. É inteligente do ponto de vista empresarial. Mas, o ponto aqui é: quais as inconsistências podem ser encontradas pela auditoria da RFB que sejam altamente prejudiciais a minha empresa e que são possíveis de correção em um processo de auditoria?
Listamos 5 tópicos que devem estar no seu radar:
#1 – Malha Fiscal do Saldo Negativo do IRPJ e CSLL
Os dois tópicos são pontos de atenção da RFB durante o cruzamento eletrônico de dados. Essa malha fiscal é acionada quando é identificado inconsistências nos saldos negativos de IRPJ e CSLL declarados na ECF. Esse saldo negativo está relacionado aos créditos tributários que a empresa pode utilizar para compensar impostos futuros.
Algumas situações podem levar à identificação de inconsistências, são elas:
– Deduções indevidas de despesas: a empresa pode ter deduzido despesas que não são permitidas pela legislação, o que artificialmente aumenta o prejuízo fiscal.
– Erros na apuração da receita: a empresa pode ter subestimado sua receita, o que também aumenta o prejuízo fiscal.
– Retenções tributárias: os clientes precisam declarar na DIRF o que pagaram de serviços para a empresa e as retenções que fizeram. Se houver diferença entre o que a empresa declara que foi retido e aproveitado na ECF e o que o cliente declarou na DIRF, a empresa cairá na malha fiscal.
Importante lembrar que a malha fiscal é acionada automaticamente logo que um saldo negativo é identificado. A partir disso, é obrigação da empresa regularizar os pontos.
#2 – Não pagamento de IOF nas operações de mútuo com partes relacionadas
O IOF incide sobre operações de crédito, inclusive mútuos, mesmo quando realizados entre partes relacionadas, como empresas do mesmo grupo societário ou coligadas. O objetivo do imposto é desestimular o uso excessivo de crédito e controlar a circulação de capital.
Operações de mútuo ocorrem quando uma empresa empresta dinheiro a outra empresa ou pessoa física. Quando essas operações envolvem partes relacionadas, ou seja, empresas que possuem algum tipo de vínculo, como controladora, controlada, coligada ou empresa sob controle comum, é importante que sejam realizadas de acordo com as normas estabelecidas pela legislação tributária.
A ausência do pagamento do IOF nessas operações pode levantar suspeitas por parte da Receita Federal, pois pode indicar uma tentativa de evitar a tributação ou de realizar planejamentos tributários inadequados.
#3 – Ausência de informações sobre o Transfer Pricing
O Transfer Pricing visa garantir que as transações comerciais entre empresas relacionadas, localizadas em diferentes jurisdições fiscais, sejam realizadas a preços de mercado. Isso significa que as transações entre empresas do mesmo grupo econômico devem ser precificadas como se fossem transações entre empresas independentes, de forma a evitar a transferência premeditada de lucros para jurisdições com tributação mais favorável.
A legislação brasileira estabelece regras específicas para o cálculo e documentação do Preço de Transferência, exigindo que as empresas mantenham registros detalhados das transações realizadas com partes relacionadas e que apresentem essas informações de forma adequada nas obrigações fiscais, como a ECF.
A ausência de informações sobre o Transfer Pricing na ECF pode indicar que a empresa não está cumprindo corretamente suas obrigações fiscais relacionadas a essas transações, o que pode levantar suspeitas por parte da RFB.
São elas:
– Omissão na documentação das transações: a empresa pode deixar de documentar corretamente as transações realizadas com partes relacionadas, incluindo informações sobre preços, condições comerciais e justificativas para os valores praticados.
– Falhas no cálculo do preço de transferência: a empresa pode não estar calculando corretamente os preços de transferência de acordo com as metodologias estabelecidas pela legislação tributária, resultando em informações inadequadas ou ausentes na ECF.
– Falta de controle interno: pode haver falhas nos processos internos de controle e documentação das transações com partes relacionadas, levando à ausência de informações sobre o Transfer Pricing na ECF.
– Desconhecimento das obrigações fiscais: algumas empresas podem não estar cientes das exigências legais relacionadas ao Transfer Pricing e, portanto, deixam de incluir essas informações de forma adequada na ECF.
Aqui nos colocamos à disposição para elucidar dúvidas e participar ativamente dos processos da ECD e ECF junto à sua empresa. Logo que sentir necessidade de uma ajuda profissional para deixá-los seguros, conte conosco.
