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Gestão de Terceiros: A importância do envolvimento das áreas internas da contratante na implantação e acompanhamento
Desafios da Gestão de Terceiros
O início de qualquer novo projeto é desafiador, para alguns pode parecer até assustador; lidar com o novo e o desconhecido pode causar diferentes efeitos para quem os recebe, mas o conhecimento e a integração podem trazer a segurança necessária e ser a solução para o tamanho de um novo desafio.
A fase de implantação é a primeira e uma das mais desafiadores na estruturação da gestão de empresas contratadas. Fazendo uma analogia, da mesma forma que uma criança, precisa de todo cuidado, atenção e apoio para sua sobrevivência e desenvolvimento, também é necessário um olhar especial para essa etapa.
Todo o envolvimento dos gestores de contrato é mais do que importante, é fundamental para sobrevivência e desenvolvimento saudável da iniciativa junto aos fornecedores. Nessa jornada é natural que os gestores encontrem alguns desafios, principalmente na adesão dos terceiros e mudança de cultura, uma vez que essas empresas precisarão demostrar desempenho satisfatório na entrega de documentos e comprovação de regularidade.
Além dos gestores de contrato, o envolvimento das áreas internas também faz parte do sucesso da gestão de terceiros, e faz sentido visto que existem benefícios com o potencial de impactar toda empresa através da diminuição de processos, redução de custos, desenvolvimento de fornecedores, mitigação de riscos; além de oferecer os dados necessários para o controle e respaldo burocrático.
Este é um trabalho feito por muitas mãos e estas mãos devem ser de todos os representantes de todas as áreas; quanto mais conhecimento disseminado, quanto maior o envolvimento maior será a garantia do alcance de sucesso, desde a etapa de autoconhecimento, implantação até o seu acompanhamento contínuo.
5 dicas para promover o comprometimento das equipes internas no programa de gestão de terceiros:
- Conhecer bem o processo Bernhoeft (prazos, fluxo, contrato, manuais do fornecedor…);
- Ser ativo nos encontros de gestores e sugerir melhorias no processo;
- Participar das reuniões junto aos fornecedores e solicitar apoio de toda equipe para acompanhamento da entrega de documentação pelo fornecedor, acompanhamento das validades, alinhamento dos prazos junto aos terceiros…;
- Acompanhar os relatórios disponibilizados pela Bernhoeft com foco nos indicadores de aderência e conformidade e dividir a evolução dos mesmos com todo o time;
- E agir de forma proativa e antecipada, entendendo a necessidade da sua área e como poderá apoiar a sua empresa a mitigar os riscos através da gestão de terceiros.
Como a Bernhoeft apoia a sua empresa na comunicação e envolvimento das áreas internas com a Gestão de terceiros?
Durante a implantação, todas as áreas internas da empresa são convidadas para o que chamamos de Integração de gestores à gestão de terceiros, que é onde apresentamos o projeto a todos, os principais objetivos traçados, cronograma desenhado para alcançá-lo, primeiras previsões, entre outras informações importantes; é imprescindível que todos conheçam a Bernhoeft e que os objetivos estejam alinhados.
Além disso, são realizados treinamentos e workshops com orientações sistêmicas com o objetivo de preparar os gestores para a recepção e gestão dos dados, e assim os mesmos realizarão um acompanhamento assertivo dos fornecedores.
Os gestores das áreas internas também podem receber suporte contínuo de um consultor Bernhoeft ou do nosso time de relacionamento através dos nossos principais contatos (chat ou telefone).
Depois que descobrimos a importância do envolvimento de todas as áreas do cliente na implantação e acompanhamento de um projeto de gestão de terceiros, estão prontos para embarcar nessa com a gente? Nós sim!
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Sobre a Bernhoeft
Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços com efetivo controle, sistemas específicos e relatórios detalhados com todos os dados necessários para você avaliar as suas contratadas. Somos uma empresa altamente capacitada e de grande referência no mercado para te ajudar na Gestão de Terceiros.
Autor: Clara Nascimento
