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A gestão de pequenas e médias empresas é sempre um desafio para os negócios e, considerando que uma boa parte deles sofre com a falta de gestão financeira, acabam sofrendo com custos mais elevados que o necessário e, em alguns casos, tem dificuldade de crescimento.

É comum ver clínicas e consultórios médicos, escritórios de advocacia, sociedades de arquitetura, startups e vários outros tipos de empresas com este perfil ter desconhecimento das dificuldades da própria organização e isso pode acontecer por diversos motivos, inclusive, vemos negócios que cresceram rapidamente e de forma desorganizada e não possuem um controle financeiro adequado. Há empresas em que o próprio sócio faz o papel do controle e geração de informações financeiras e, como não tem tempo de se dedicar a sua atividade fim e a este papel, acaba sempre deixando a gestão de lado.

Nesse sentido, uma das rotinas imprescindíveis para dar início a organização da gestão de uma empresa é a etapa da conciliação financeira e, antes de aprofundarmos a discussão sobre o tema, devemos destacar a grande importância que a conciliação bancária tem dentro do processo financeiro das organizações. Para iniciar essa jornada de conhecimento, vamos iniciar com os conceitos do que é conciliação bancária e como fazê-la da forma correta.

O que é conciliação bancária?

A Conciliação Bancária se refere ao procedimento que visa comparar a movimentação financeira das contas correntes e sistema financeiro (ou planilhas de controle financeiro), evidenciando de forma detalhada as possíveis diferenças existentes, informando quais registros deixaram de ser computados em um ou outro, para fins de controle e eventuais ajustes.

O objetivo desse processo é assegurar o que estava planejado para ser pago e recebido de fato se realizou. Outra análise que deve ser feita é se as despesas financeiras (tarifas bancárias) estão sendo cobradas corretamente. Ao final do período, a conciliação nos trará uma visão mais fidedigna da situação financeira da empresa, onde o empresário poderá tomar decisões baseado em informações mais fidedignas e atuais.

Como fazer a conciliação bancária da forma correta?

Com a conciliação bancária em dia, a empresa terá relatórios financeiros, gerenciais e demonstrações contábeis mais precisas, além de impactar diretamente nas obrigações fiscais e contábeis que serão apuradas de forma correta, mantendo a empresa regularizada perante o fisco.

Para executar uma conciliação bancária de qualidade, aqui vão algumas dicas que vão te ajudar nessa tarefa de promover uma melhor gestão financeira para sua empresa.

Verificação dos saldos

Com o extrato bancário do mês em questão em mãos, verifique os saldos das contas bancárias, e compare com os registros de entradas e saídas do sistema financeiro ou planilhas de controle financeiro. Essas informações devem ser iguais, e se caso houve alguma divergência, é necessário investigar o histórico de lançamentos e corrigi-los.

Se essas informações estiverem atualizadas e corretas, a empresa conseguirá emitir relatórios de fluxo de caixa, DRE gerencial, por exemplo, indispensáveis para tomadas de decisões assertivas.

Análise das contas de movimentação (contas a pagar, contas a receber e despesas bancárias)

Muito além de um processo operacional, a conciliação bancária requer de uma análise detalhada das movimentações financeiras, pois o profissional responsável deve atentar que tudo que foi planejamento para pagar foi devidamente quitado, evitando multa e juros; e se os créditos esperados foram realizados. Dessa forma, o setor financeiro conseguirá extrair relatórios de inadimplência para proceder com a cobrança aos clientes.

Alguns detalhes podem ajudar na redução de custos. Um exemplo é avaliar os serviços bancários mais usados para avaliar qual a cesta de serviços mais adequada à sua empresa. Você pode estar pagando por serviços que não utiliza, e trocar por uma tarifa menor que inclua somente o que sua empresa usa mensalmente.

Prestação de contas

A documentação suporte de tudo que é registrado e conferido deve ser devidamente arquivado: Notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento, extratos bancários. Além de serem importantes no momento da conciliação, essa informação será consultada pelo setor contábil/fiscal, e/ou auditorias internas e externas.

Vale ressaltar que a guarda das documentações comprobatórias podem ser feitas por meio digital, não sendo necessária a guarda física. O arquivamento das documentações suportes deve ser feito por 5 anos, e após esse período elas podem ser descartadas/excluídas.

Processos rotineiros e correções

Em regra geral, é importante estabelecer uma rotina de conciliação em D+1, ou seja, se houve pagamentos realizados na data de hoje, o processo de checagem deve acontecer no dia seguinte. Para empresas que realizam os pagamentos com antecedência ao vencimento, caso algum título não tenha sido pago, a conciliação apontará no dia seguinte e a despesa pode ser quitada sem ônus.

Por onde fazer a conciliação bancária?

Estamos vivendo na era da tecnologia e integração, e os processos financeiros não estariam fora dessa realidade. A conciliação bancária se torna mais confiável e ágil quando feita através de sistemas financeiros. Isso porque as informações já lançadas no contas a pagar, contas a receber já são automaticamente migradas para o extrato de movimentação financeira onde são checadas com a importação de um arquivo digital do extrato bancário. Com um processo financeiro automatizado e integrado percebemos um aumento considerável na produtividade da equipe, na segurança da informação e na mitigação de erros.

Mas se sua empresa não estiver disposta a investir em um sistema financeiro a conciliação poderá ser feita através de uma planilha (click no link para realizar o download de um modelo de planilha de conciliação). O importante é que esse processo seja realizado, independente do meio que será utilizado.

Entenda os riscos que podem ocorrer na ausência da conciliação bancária

1. Multas por atraso de pagamento: Se um pagamento for computado, mas não tiver sido efetivado, o resultado implica em arcar com taxas excedentes causadas pelo atraso.
2. Não saber se há recursos disponíveis para novos investimentos: Fazer conciliação bancária é, afinal, manter o fluxo de caixa em dia.
3. Identificar operações de risco: Nem sempre as operações bancárias estão devidamente identificadas. Por isso, é preciso manter sobre elas um histórico que vai muito além do extrato. Para evitar problemas com o fisco sobre operações de altos volumes que chamem atenção, o registro e a classificação devem ser feitas de forma apropriada.
4. Tarifas bancárias incompatíveis: É muito comum as empresas contratarem cestas de serviços bancárias incompatíveis com a operação que ela executa, ocasionando em um aumento de despesa. A equipe de conciliação deve estar ciente dos valores das tarifas bancárias, e se realmente faz sentido mantê-la.

É possível terceirizar o serviço de conciliação bancária?

Definitivamente sim!

O serviço de BPO Financeiro consegue atender as empresas nos serviços que englobam contas a receber, contas a pagar, conciliação bancária e planejamento financeiro. Sua empresa será atendida por um especialista na área de conciliação que vai trazer mais agilidade, qualidade e segurança nos processos financeiros.

Quer saber mais sobre esse tema e como o BPO Financeiro pode te ajudar, veja:

Essa playlist com mais sobre esse tema

Esse blog com o 5 Benefícios do BPO Financeiro

Vimos a importância da conciliação bancária e como ela pode trazer benefícios se feita de forma correta. As analises criteriosas, o estabelecimento de rotinas e a guarda correta das documentações são pontos que devem ser levados a rigor no cotidiano das empresas a fim de proporcionar uma melhor gestão financeira para o negócio.

Caso tenha alguma dúvida sobre esse ou outros processos financeiros, estamos dispostos a te ajudar a descomplicar. Entra em contato com a gente, neste link, que vamos te guiar para o caminho mais seguro, fácil e efetivo.

Por Fernando Ramos Andrade
Especialista em BPO Financeiro na Bernhoeft