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A Gestão de Terceiros como aliada durante a prestação de serviço

Ter fornecedores que realizam uma boa prestação de serviço e pagando um preço justo por ela é o desejo de todas as empresas tomadoras, mas uma relação saudável entre tomador e terceirizado vai além da sua prestação de serviço, ela inclui como esse terceiro encara a segurança de seus colaboradores e sua saúde e segurança ocupacional, bem como qual grau de risco ele oferece a sua organização. A Gestão de Terceiros ajuda a mitigar riscos durante todo o processo da prestação de serviço, e você pode evitar muitas dores de cabeça iniciando o processo da forma correta.

Se você é nosso cliente ou leitor assíduo do nosso blog, você já deve saber que o engajamento e a adesão dos fornecedores precisam ser estimulados. A empresa contratante precisa criar mecanismos que façam com que os seus fornecedores entreguem o esperado na gestão de terceiros e uma das formas de atingir melhores resultados é alinhando as expectativas previamente.

Deixe claro as regras, antes mesmo da contratação

É importante, antes mesmo da contratação de um novo fornecedor, ter critérios bem alinhados e clareza nos processos internos, visando maior segurança operacional e jurídica. É imprescindível que esses alinhamentos estejam em contrato, pois resguardará a sua organização de possíveis resistências futuras na entrega da documentação. Possibilitará também que o fornecedor inicie uma parceria bem consciente sobre as obrigações que a contratante exigirá a comprovação do cumprimento. Por isso, deixe as regras claras durante os processos de licitação e/ou cotação.

Pensando nessa etapa inicial do processo, separamos alguns pontos que devem ser levados em consideração para que não haja dúvidas dos deveres e obrigações da contratada:

Alinhamentos prévios em Contrato:

• Entrega de documentos – Relacione os documentos que serão solicitados e a periodicidade de solicitação após a contratação;
• Inclusão de novos documentos – Previsão em contrato de que novos documentos poderão ser solicitados, além daqueles já previstos no contrato;
• Atendimento aos prazos – Se possível já deixe explícito os prazos a serem cumpridos para a entrega da documentação;
• Tratamento de não conformidades – Inclua a condição de regularização das não conformidades documentais e inclusive a previsão de possíveis sanções caso não haja o tratamento delas a exemplo de bloqueio de pagamento, conforme capítulo Bloqueio e retenção de pagamento de nota fiscal e até mesmo rescisão contratual);
• Bloqueio de pagamento e acesso – Caso a sua empresa já tenha políticas de bloqueio de pagamento deixar claro no contrato os indicadores e percentuais que podem ser aplicados, se não, atualize seu contrato e adicione a previsão de bloqueio de pagamento em casos de não regularização das não conformidades;
• Atualização de usuários – Importante deixar alinhado que é necessário a atualização dos responsáveis pelo contrato, sempre que houver alterações, para evitar problemas de comunicação e travar a operação. Tenha sempre a sua base de dados atualizados com seus pontos focais.

Reforçamos que os pontos abordados acima são alguns dos mais importantes que devem ser alinhados com as contratadas para que se consiga ter uma maior adesão ao processo de monitoramento. Outras táticas podem ser adotadas de acordo com a especificidade de cada negócio, mas se você garantir minimamente esses aspectos de alinhamentos iniciais na prestação de serviço, sem dúvida alcançará maiores resultados.

Homologação de Fornecedores

A homologação de fornecedores também ajuda bastante nesse início, nela é realizada uma análise prévia, antes da contratação, com intuito de encontrar indícios de comprometimento financeiro, histórico de passivos na justiça, regularidade perante as dívidas e outros fatores que podem acarretar na insolvência do fornecedor durante o contrato com os seus clientes. Os fornecedores que passam por esse processo sabem que a empresa tomadora se preocupa e está atenta aos riscos e muito possivelmente esse monitoramento ocorrerá durante toda a sua prestação de serviço.

Sobre a Gestão de Terceirizados

Aplicar essas e outras dicas compartilhadas aqui no blog vai te ajudar bastante a ter um processo mais estruturado com cada parte sabendo exatamente o seu papel.  Aqui na Bernhoeft a Gestão de Terceirizados é o nosso corebusiness e desde 2003 ajudamos empresas tomadoras de serviço a mitigar seus riscos através de uma análise criteriosa. Nossos clientes podem contar com toda nossa expertise na promoção e desenvolvimento de uma terceirização mais simples e segura. Se você ao ler esse blog identificou que precisa de ajuda, entre em contato conosco. Estamos prontos para alavancar o monitoramento dos seus terceirizados.

Autor(a): Silvany Assunção