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Sua empresa provavelmente trabalha com fornecedores e prestadores de serviço, certo? Terceiros mal gerenciados podem se tornar uma verdadeira bomba-relógio, trazendo riscos que vão muito além de simples contratempos operacionais. Crises de reputação, acidentes graves e passivos trabalhistas podem surgir inesperadamente, colocando em xeque a estabilidade e o crescimento da empresa.

O impacto de um fornecedor que não cumpre suas obrigações pode ser devastador, gerando multas, processos e até mesmo barreiras para novos negócios. Mas não se preocupe, com as estratégias adequadas, é possível transformar a gestão de terceiros em um processo seguro, eficiente e preditivo. A chave está na antecipação de riscos, no uso de tecnologia para facilitar a gestão e na implementação de processos sólidos de homologação e monitoramento.

Dedique 10 minutinhos a leitura desse blog e eu garanto que você sairá daqui com insights para virar essa chave e se tornar uma referência em Gestão de Terceiros. 

Vamos direto ao ponto: como garantir que seus fornecedores estejam sempre em conformidade e trabalhando a favor do seu negócio? Uma gestão eficaz de terceiros não só minimiza riscos, mas também potencializa a eficiência operacional, melhora a segurança e protege a reputação da sua empresa no mercado.

Neste blog, vamos explorar os principais desafios enfrentados pelas empresas que dependem de fornecedores e prestadores de serviço e apresentar as melhores formas de superá-los. Desde o controle eficaz de documentações até a adoção de ferramentas tecnológicas para um monitoramento contínuo, descubra como transformar a Gestão de Terceiros em um diferencial competitivo para o seu negócio! 

LEIA MAIS: Gestão de Terceiros: como impulsionar resultados com estratégia

Os maiores perigos na Gestão de Terceiros

Empresas que lidam com terceiros enfrentam vários obstáculos, mas os principais são: 

1 – Falta de controle e monitoramento

Você assina um contrato com um fornecedor e simplesmente confia que tudo será cumprido sem falhas? Esse é um dos erros mais comuns na gestão de terceiros e pode custar caro. Sem um acompanhamento contínuo, sua empresa fica vulnerável a problemas como inadimplência fiscal, descumprimento de normas trabalhistas e até fraudes. Um fornecedor que não mantém suas obrigações em dia pode gerar passivos trabalhistas inesperados, comprometendo não só o orçamento da empresa, mas também sua credibilidade no mercado. 

2 – Conformidade regulatória

A lei que rege a terceirização no Brasil é a Lei nº 13.429, de 31 de março de 2017. A mesma acusa que toda empresa deve realizar o monitoramento de seus terceiros, de forma interna ou terceirizando, como é o caso da Bernhoeft, pioneira e líder de mercado, entrando no fluxo para atuar de forma de preditiva, fornecendo sistemas, dados e insights para mitigação dos riscos atrelados. 

Regulamentações fiscais/financeiras, trabalhistas, saúde e segurança dos terceiros não são brincadeira. Se um fornecedor não der a atenção necessária, a empresa pode ser responsabilizada junto com ele. E ninguém quer esse tipo de problema, certo?

3 – Reputação em jogo

Você confiaria em uma empresa que trabalha com fornecedores envolvidos em escândalos de corrupção, trabalho análogo à escravidão ou fraudes fiscais? Provavelmente não. A imagem e a credibilidade de uma empresa estão diretamente ligadas à reputação de seus parceiros comerciais. Um único erro na escolha de um fornecedor pode gerar impactos devastadores, desde a perda de clientes até ações judiciais e prejuízos financeiros. 

LEIA MAIS: Como escolher e avaliar fornecedores

No mundo digital, onde informações correm em alta velocidade, um deslize pode se transformar em uma crise de imagem irreparável. Basta um problema vir à tona para sua empresa ser associada a práticas antiéticas ou ilegais. O monitoramento contínuo da idoneidade dos seus fornecedores é essencial para evitar que sua marca seja prejudicada por associações negativas. Isso inclui acompanhar notícias, processos judiciais, certificações ESG (Ambiental, Social e Governança) e histórico de compliance. 

Empresas que levam a sério a Gestão de Terceiros entendem que reputação é um ativo valioso e, por isso, adotam políticas rigorosas de homologação e acompanhamento. Afinal, no mercado atual, confiança se constrói com transparência e responsabilidade.

LEIA MAIS: ESG: é possível fazer sem gestão de terceiros?

Como mitigar riscos e atuar de forma preditiva?

1 – Faça uma análise de risco rigorosa

Antes de fechar contrato com qualquer terceiro, avalie: 

• Ele está regularizado com todas as normas? 

• Possui boas referências no mercado? 

• Tem estrutura financeira e operacional adequada? 

Uma análise de risco bem-feita já elimina fornecedores problemáticos antes mesmo de iniciarem uma parceria. 

2 – Crie um processo de Homologação de fornecedores

A aprovação de terceiros precisa seguir critérios bem definidos, e não apenas uma negociação de preço. Algumas boas práticas incluem: 

• Verificar documentações financeiras, certidões negativas e antecedentes jurídicos; 

• Solicitar comprovação de boas práticas de compliance e ESG; 

• Monitorar notícias e eventos que possam comprometer seus fornecedores; 

• Mapear se há riscos de fraudes ou conflitos de interesse.

LEIA MAIS: Homologação de fornecedores, como mitigar riscos?

3 – Monitore de forma contínua

Fechou contrato? O trabalho não acaba por aí. Para evitar surpresas desagradáveis, crie um processo de monitoramento contínuo: 

• Análise mensal trabalhista: garantindo que mês a mês o fornecedor cumpra com suas obrigações com os funcionários. Tudo relacionado a pagamento de funcionários e cumprimento da legislação; 

• Mobilização de terceiros: garantindo segurança jurídica, aqui na Bernhoeft atuamos por meio da análise da conformidade dos documentos de saúde e segurança do trabalho dos terceiros com base numa lista de critérios de riscos baseados nas Normas Regulamentadoras (NRs); 

• Auditoria de campo: monitoramento ideal para identificar demais riscos que não são possíveis identificar junto a documentações; 

4 – Diversifique seus fornecedores

A dependência excessiva de um único fornecedor é um risco silencioso, mas altamente perigoso. Se o seu principal fornecedor enfrentar problemas financeiros, sofrer um ataque cibernético ou simplesmente não conseguir entregar um serviço dentro do prazo, sua operação pode ser gravemente afetada. Isso significa atrasos, aumento de custos inesperados e, em casos mais críticos, paralisação de processos estratégicos. 

A diversificação de fornecedores é uma estratégia inteligente para mitigar riscos e garantir a continuidade do negócio. Empresas que possuem um portfólio variado de parceiros conseguem negociar melhores condições, ter flexibilidade para imprevistos e reduzir a vulnerabilidade em momentos de crise. Isso não significa apenas ter um “plano B”, mas estruturar um ecossistema de fornecedores que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. 

Além disso, contar com múltiplos fornecedores incentiva um nível mais alto de qualidade e competitividade. Quando um parceiro sabe que pode ser facilmente substituído por outro mais eficiente e confiável, ele se mantém mais comprometido com o cumprimento de prazos, normas e entregas de alto nível. A diversificação não é apenas uma medida de precaução, mas uma vantagem competitiva para empresas que querem se manter resilientes e preparadas para qualquer cenário. 

5 – Use tecnologia para facilitar a gestão

Sistemas de Gestão de Terceiros ajudam a automatizar e centralizar as informações, garantindo que tudo esteja organizado e atualizado, onde o foco do gestor é totalmente estratégico, possuindo uma visão macro dos dados de todos os seus parceiros, mitigando riscos de forma preditiva e inteligente. Além de que, na Bernhoeft, possuímos diversos serviços complementares, como por exemplo a integração com catraca, uma API que conecta sua catraca aos nossos sistemas, permitindo que apenas os terceiros regulares e saudáveis acessem a sua unidade, evitando minimamente o risco de algum acidente. 

Concluímos ao fim desse blog que gerenciar riscos com terceiros não é apenas uma obrigação legal ou um detalhe burocrático, mas sim uma estratégia essencial para a sustentabilidade e crescimento das empresas.

Um fornecedor mal gerenciado pode impactar diretamente desde a produtividade até a reputação da sua marca no mercado. Portanto, investir em um monitoramento contínuo, processos bem estruturados e tecnologia adequada é o que diferencia empresas preparadas daquelas que estão sempre apagando incêndios.

Quanto mais proativa for sua Gestão de Terceiros, menos crises você enfrentará no futuro. 

Se você quer transformar a gestão de terceiros em um diferencial competitivo e garantir processos mais seguros e eficientes, fale com a gente! A Bernhoeft está pronta para ajudar sua empresa a elevar o nível de conformidade e mitigar riscos desnecessários. Entre em contato e descubra como podemos apoiar o seu negócio.

Autor: Bruno Montherrey | Analista de Gestão de Terceiros na Bernhoeft