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No mundo dos negócios, onde a busca por eficiência, qualidade e competitividade é incessante, a gestão de terceiros emerge como uma estratégia valiosa para as empresas que desejam otimizar suas operações e focar em suas atividades essenciais.  

A terceirização de serviços oferece a possibilidade de acessar conhecimentos especializados e recursos externos, proporcionando uma vantagem competitiva significativa.  

No entanto, para que essa prática seja verdadeiramente bem-sucedida, não basta simplesmente delegar responsabilidades a fornecedores externos. É essencial estabelecer e nutrir uma relação sólida, confiável e mutuamente benéfica com os parceiros de negócio.  

Neste contexto, vamos explorar neste texto as melhores práticas para uma Gestão de Terceiros eficiente, destacando a importância de um bom relacionamento com fornecedores através de uma comunicação clara, capacitações adequadas, acompanhamento atento dos resultados e ações de melhoria contínua. Desvendaremos os segredos para construir parcerias duradouras e produtivas que impulsionem o crescimento e o sucesso das organizações.  

Continue lendo e saiba mais sobre o assunto! 

A importância de terceirizar serviços 

A terceirização de serviços é uma prática cada vez mais comum nas empresas modernas. A busca por maior eficiência operacional, redução de custos e foco no core business são alguns dos principais motivos que levam as organizações a optarem por contratar fornecedores especializados para realizar determinadas atividades.  

Terceirizar serviços permite que as empresas acessem conhecimentos e recursos que não possuem internamente, além de proporcionar flexibilidade em suas operações. 

Por que é importante estabelecer uma boa relação com o fornecedor? 

Uma vez que a empresa decide terceirizar parte de suas atividades, é crucial estabelecer e manter uma relação saudável e produtiva com os fornecedores. Uma parceria bem-sucedida com os terceiros pode proporcionar inúmeros benefícios para ambas as partes: 

• Oportunidade: uma relação sólida com os fornecedores abre portas para oportunidades de negócio, como projetos em conjunto e compartilhamento de conhecimentos. 

• Confiança: a confiança é a base de qualquer relacionamento de sucesso. Quando a empresa confia em seus fornecedores, há um ganho de eficiência e a certeza de que as atividades serão realizadas de forma adequada. 
• Parceria: ao estabelecer uma parceria com os fornecedores, ambos os lados se tornam mais envolvidos e comprometidos com os resultados, trabalhando juntos para alcançar os objetivos comuns. 
• Baixo custo: relações sólidas com fornecedores podem levar a melhores acordos comerciais, preços mais competitivos e redução de custos. 
• Empatia: a entendimento mútuo e a empatia entre as partes facilitam a resolução de problemas e tornam o processo de trabalho mais harmonioso. 

  Ciclo da Gestão de Riscos com Terceiros 

  A gestão de terceiros pode facilmente ser enxergada através de um ciclo contínuo que abrange diversas etapas. Nelas conseguimos fazer um mapeamento dos processos através da sequência que evidencia a transformação dessa atividade. 

  Input 

  O primeiro passo é garantir que a comunicação com os fornecedores seja clara e efetiva. Isso inclui transmitir de forma precisa os objetivos e requisitos do projeto ou serviço a ser terceirizado. Conhecer a persona dos focal points dos fornecedores é essencial para uma comunicação eficiente. 

  Processos 

  A capacitação dos fornecedores é fundamental para garantir que eles entendam os requisitos e processos necessários para a realização da gestão de terceiros. Workshops e ferramentas de interação assíncrona, podem ser utilizados para gravar conteúdos de capacitação e promover um melhor entendimento dos processos. 

  Outro aspecto importante é informar e capacitar os fornecedores sobre as documentações necessárias para o cumprimento das atividades acordadas. Quanto mais clara for essa etapa, menores são as chances de haver retrabalhos e erros. 

  Output 

  Esta fase se refere aos resultados entregues pelos fornecedores após a realização das atividades. É fundamental que a empresa tenha uma equipe capacitada para avaliar e acompanhar essas entregas. O acompanhamento do desempenho dos fornecedores é essencial para garantir a qualidade e eficiência dos serviços prestados. 

  Além disso, é importante reconhecer o trabalho bem executado e fornecer feedbacks construtivos quando necessário. O reconhecimento incentiva o fornecedor a continuar se esforçando, enquanto o feedback ajuda a identificar oportunidades de melhoria. 

  Feedback 

  A coleta de feedbacks é uma prática valiosa para aprimorar o relacionamento com os fornecedores. Ouvir atentamente as opiniões e sugestões dos terceiros e, em conjunto, buscar melhorias no processo, demonstra a disposição para uma parceria colaborativa e eficiente. 

  Realizar pesquisas de satisfação junto aos fornecedores pode ser uma estratégia eficaz para obter informações detalhadas sobre o processo e entender suas necessidades e expectativas. Esses insights ajudarão na identificação das principais dores dos fornecedores e no desenvolvimento de soluções adequadas para resolvê-las. 

  Com base nos feedbacks recebidos e nas informações coletadas ao longo do processo de gestão de terceiros, é importante implementar ações de melhoria contínua. Isso envolve ajustar os processos, corrigir possíveis falhas, oferecer capacitações adicionais e estabelecer um diálogo contínuo com os fornecedores. 

  O aprendizado mútuo e a busca por uma relação ganha-ganha são fundamentais para fortalecer o relacionamento com os fornecedores e garantir que ambos os lados alcancem seus objetivos de forma satisfatória. 

  A importância de capacitar os fornecedores  

  A Gestão de Riscos com Terceiros está assistindo cada vez mais novas tendências tomar conta do mercado, como a utilização da tecnologia em plataformas de automação ou o comprometimento maior às práticas da ESG.  

  Nesse contexto, capacitar os fornecedores desempenha um papel fundamental para minimizar potenciais ameaças e maximizar oportunidades de colaboração. Em primeiro lugar, ao oferecer treinamentos e orientações específicas sobre os padrões éticos e regulatórios da empresa, os fornecedores são alinhados com as expectativas e valores da organização. 

  A capacitação também permite que os fornecedores compreendam os riscos inerentes às suas próprias operações, bem como às atividades em conjunto com a empresa. Isso possibilita uma melhor identificação e avaliação de riscos, resultando em ações preventivas mais efetivas. Além disso, a formação em práticas de gestão de riscos prepara os fornecedores para lidar com situações de crise de forma mais ágil e eficiente, minimizando os impactos negativos para ambas as partes envolvidas. 

  Isso impacta diretamente a incidência de acidentes de trabalho. Através de treinamentos e capacitações, o fornecedor é instigado a preservar mais o seu ambiente de trabalho. Além de estar atento às condições, obedecem às normas e regulamentações de segurança e saúde do trabalho. 

  A capacitação dos fornecedores também pode levar a um aprimoramento da qualidade dos produtos e serviços fornecidos. Ao entender os padrões de qualidade esperados, os fornecedores podem melhorar seus processos internos e garantir que atendam aos requisitos estabelecidos, o que beneficia diretamente a empresa contratante e seus clientes finais. 

  Além disso, a capacitação incentiva o desenvolvimento de um relacionamento mais sólido e colaborativo entre a empresa e seus terceirizados. Ao investir no desenvolvimento dos parceiros comerciais, a empresa demonstra seu compromisso com a parceria de longo prazo e cria um ambiente de confiança mútua. Essa abordagem fortalece os laços entre as partes, tornando a comunicação mais aberta e transparente, o que, por sua vez, facilita a resolução conjunta de problemas e a busca por soluções inovadoras. 

  A capacitação dos fornecedores é uma maneira eficaz de fortalecer a resiliência de toda a cadeia de suprimentos. Ao compreenderem a importância da gestão de riscos, os fornecedores estarão mais preparados para lidar com interrupções e adversidades, garantindo uma continuidade operacional mais estável para a empresa contratante.  

  Dessa forma, a Gestão de Riscos com Terceiros, aliada à capacitação dos fornecedores, é um investimento estratégico que contribui para a proteção do negócio e para o desenvolvimento sustentável das operações empresariais.

  Práticas aliadas à ESG 

  Já falamos por aqui como a abordagem ESG – Environmental, Social and Governance, traduzido para português como Meio Ambiente, Social e Governança, vem se tornando cada vez mais presente na rotina da Gestão de Terceiros. 

  A incorporação de critérios ESG impulsiona tendências e correntes de gestão, que buscam cada vez mais integrar indicadores de sustentabilidade em ações estratégicas da organização, gerando impactos significativos na receita.  

  A gestão de fornecedores, como dimensão essencial na organização, exerce influência crucial na definição dos indicadores de sustentabilidade, uma vez que muitos processos e serviços cruciais são intermediados pelos terceiros. 

  Ao estabelecer parcerias com esses fornecedores, a capacitação em aspectos relacionados à ESG fortalece a cultura organizacional em relação a esses princípios. Os treinamentos abrangem temas como gestão de resíduos, práticas de responsabilidade social, entre outros.  

  Essas ações não apenas demonstram o comprometimento da organização com a ESG, mas também incentivam os fornecedores a se engajarem ativamente nesse propósito. Dessa forma, a sinergia entre empresa e terceiros impulsiona um ambiente de cooperação em busca de objetivos sustentáveis e responsáveis. 

  A comunicação clara e eficiente, o estabelecimento de processos bem definidos, o acompanhamento contínuo dos resultados, a busca por um diálogo aberto e colaborativo e a capacitação são algumas das melhores práticas que podem ser adotadas para fortalecer a parceria com os terceiros. 

  Ao investir na gestão de terceiros e cultivar relações sólidas com os fornecedores, as empresas podem colher os benefícios de uma operação mais eficiente, com redução de custos, maior qualidade nos serviços prestados e a possibilidade de explorar novas oportunidades de negócio. A busca por uma parceria duradoura e produtiva é o caminho para alcançar resultados sustentáveis e bem-sucedidos no mercado competitivo atual. 

  Como a Bernhoeft pode ajudar? 

  Pioneiros na gestão de terceiros, desde 2003 ajudamos os nossos clientes a realizarem uma gestão estratégica de terceiros através da nossa consultoria, fornecendo relatórios de conformidade resultante de uma análise minuciosa nos documentos trabalhistas, previdenciários e de saúde e segurança do trabalho. Nossa equipe de especialistas está pronta para colaborar e impulsionar seus resultados. Conte com a gente, estamos ansiosos para te ajudar!