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Se você tem uma companhia com operações no Brasil ou está nos seus planos abrir uma subsidiária por aqui, a Folha de pagamento em empresas estrangeiras é um dos pontos que você precisa ter atenção, pois algumas regras podem ser desconhecidas para você. Além dele, questões trabalhistas, questões tributárias e contabilidade são, inegavelmente, tópicos que devem estar no seu radar.

Podemos começar falando das dificuldades que as empresas estrangeiras enfrentam ao operar no Brasil, por exemplo: a burocracia é gigante. Nosso país é conhecido por ter um sistema complexo, com muitos regulamentos e procedimentos que já são complicados para quem está acostumado, imagina pra quem vem de outro lugar.

Outro ponto importante é a carga tributária difícil, que pode ser um grande desafio para empresas que não estão familiarizadas com o sistema fiscal brasileiro. Além disso, as questões trabalhistas e a contabilidade tem as suas particularidades.

Hoje, focaremos toda a nossa atenção para a Folha de pagamento e alguns pontos que as empresas estrangeiras devem considerar com os seus colaboradores aqui no Brasil!

Folha de pagamento em empresas estrangeiras – 11 pontos de atenção

A gestão da folha de pagamento é um processo vital para qualquer empresa. Além de ser uma obrigação legal, é uma maneira de garantir que os funcionários sejam compensados de forma justa e que os registros financeiros estejam precisos e atualizados.

O não cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais relacionadas à folha de pagamento pode ter sérias consequências para as empresas. Os erros na folha podem resultar em perda de dinheiro para os funcionários e, por consequência, ações legais por parte deles. Além disso, o não acompanhamento ou o entendimento equivocado da legislação pode acarretar em erros na folha e, com isso, pagamentos indevidos do INSS e FGTS, por exemplo.

A seguir, abordaremos 11 pontos de atenção que as empresas estrangeiras devem estar cientes e que darão uma visão mais ampla das obrigações trabalhistas e previdenciárias no Brasil, o que contribuirá para uma gestão mais eficiente da folha de pagamento.

Abertura da empresa e leis trabalhistas locais:

Mesmo que a matriz seja em um outro país, a empresa precisa seguir as leis do local em que está sua subsidiária, portanto, para operar no Brasil, as empresas estrangeiras precisam obter o CNPJ da sociedade local.

Contratação e registro dos funcionários:

É necessário registrar seus colaboradores na folha de pagamento para cumprir com as obrigações trabalhistas. Aqui no Brasil, por exemplo, você deve ficar de olho em: contribuição para o INSS, o pagamento do 13º salário, férias remuneradas, normas regulamentadoras e acordos coletivos.

Na contratação de funcionários nativos, é imprescindível fornecer os benefícios obrigatórios, calcular corretamente os salários e todos os registros financeiros, respeitar a jornada de trabalho e o bem-estar do colaborador.

Encargos sociais:

As empresas devem estar atentas aos encargos sociais, que incluem impostos e contribuições que precisam ser pagos sobre a folha de pagamento dos funcionários. Esses encargos variam de acordo com a empresa e com o tipo de atividade exercida e é comum ouvir o comentário de que o funcionário custa o dobro do seu salário.

Além disso, lembramos que em caso de rescisão de contratos, a legislação brasileira tem normas a serem seguidas como aviso prévio, pagamento de férias e de todos os direitos inerentes ao colaborador.

Valores adicionais ao salário:

É importante estar atento às regras de cálculo de horas extras, adicional noturno, insalubridade e periculosidade, entre outros.

Obrigações acessórias:

As empresas precisam cumprir obrigações acessórias relacionadas à folha de pagamento, como a entrega da declaração do imposto de renda retido na fonte, o e-Social, entre outras.

Para que você entenda melhor, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema digital que foi lançado pelo Governo Federal para agilizar o dia a dia de quem trabalha no departamento pessoal, unindo todas as informações dos funcionários em um só lugar.

Terceirização de mão de obra:

As empresas que optem pela terceirização de mão de obra precisam estar cientes das regras da legislação trabalhista brasileira. É importante destacar que a empresa contratante é solidariamente responsável pelas obrigações trabalhistas e previdenciárias da empresa terceirizada.

Ações Trabalhistas

O Brasil está entre os países com mais ações trabalhistas no mundo. De janeiro a Fevereiro deste ano, de 37.775 novos casos no TST, 4.221 casos falavam sobre horas extras, 1.577 casos falavam sobre insalubridade e 2.866 casos sobre intervalo intrajornada. Ou seja, todos relacionados a direitos trabalhistas.

Quando uma empresa estrangeira abre uma subsidiária no Brasil, ela precisa estar ciente de todas as obrigações trabalhistas que precisa tomar para evitar ações judiciais.

Benefícios indiretos

Os benefícios indiretos, conhecidos também por ‘‘fringe benefits”, são incentivos oferecidos pela empresa como planos de saúde, auxílio-combustível, auxílio-moradia, bolsas de estudo, etc.

Esses benefícios estão cada vez mais comuns, tornam o cargo ainda mais atrativo e conseguem reter os colaboradores.

Mas, como tudo que faz parte de uma empresa deve ser analisada e bem cuidada, com os ”fringe benefits” não seria diferente. A empresa precisa tomar alguns cuidados para que esses incentivos estejam em conformidade com a esfera judicial, trabalhista e fiscal.

Destacamos dois cuidados essenciais:

1. Formalize esses incentivos através de políticas internas que detalhem todas as informações como condições de uso, prazo, restrições, beneficiários e mais. Tudo que seu jurídico julgar necessário, acrescente.
2. Observe se os incentivos podem ser caracterizados como rendimento de trabalho assalariado. Essa análise deve ser feita um a um levando em conta cada benefício ofertado, cargo e colaborador.

Custos de um funcionário

Em muitos países, os custos relacionados ao emprego de um funcionário podem ser substanciais, e devem ser levados em conta pelas empresas que buscam expandir suas operações.

Esses custos incluem, por exemplo, os encargos trabalhistas e previdenciários, como as contribuições para a seguridade social e os fundos de pensão, além de outras obrigações legais, como o pagamento de férias, 13º salário, adicionais e horas extras.

Uma comparação dos custos do funcionário entre Brasil e Estados Unidos revela diferenças significativas. Enquanto no Brasil as empresas devem arcar com encargos trabalhistas e previdenciários que podem se aproximar de 100% do salário bruto, nos Estados Unidos os empregadores são responsáveis por uma carga tributária muito menor, que em média gira em torno de 30% a 40%.

SST

SST, Saúde e Segurança do Trabalho, é um conjunto de 38 normas e ações que garantem a segurança e a integridade física e mental dos trabalhadores, prevenindo acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.

Os eventos do SST foram implantados em outubro de 2021 no eSocial, mas essas obrigações já existem há bastante tempo, com os mesmos objetivos.

Todas as empresas devem cumprir esse regulamento a fim de manter um ambiente seguro. Se houver negligência por parte da empresa, as multas serão aplicadas e podem variar de acordo com a infração cometida.

Destacamos que a responsabilidade do envio das informações da SST para o eSocial é da empresa.

Sindicato

Quando falamos sobre sindicatos, temos dois pontos importantes que devem ficar no radar das empresas estrangeiras com subsidiária aqui no Brasil:

1. Nosso país tem uma forte cultura sindical e as negociações coletivas são frequentes e importantes. Portanto, atenção. Mantenha-se atualizado sobre a legislação e a convenção coletiva de trabalho.
2. São os sindicatos que estabelecem as convenções coletivas e é por meio delas que regras específicas de cada área trabalhista, de cada semento e localidade, é determinada. Ou seja, é preciso atenção e atualização constantes.

Como o BPO de Folha de pagamento pode ajudar nesse processo?

Depois de ler tudo que foi dito e sabendo que manter um departamento pessoal interno nem sempre é sinônimo de eficiência, especialmente nos casos em que a empresa é estrangeira e não há tanto conhecimento na legislação brasileira, um BPO de Folha de Pagamento é, muito provavelmente, a solução ideal para o seu negócio.

Ao optar pelo BPO de folha, a empresa estrangeira poderá contar com uma equipe de profissionais especializados que possuem amplo conhecimento sobre as leis trabalhistas e tributárias brasileiras, garantindo que todos os processos estejam em conformidade com a legislação vigente. Isso significa que a empresa poderá focar em suas atividades principais, enquanto o BPO se encarrega da gestão de pessoal.

Outro benefício importante do BPO de folha de pagamento é a redução de custos e a agilidade. Ao contar com uma equipe especializada, a empresa poderá evitar erros de cálculo, atrasos no pagamento de salários e benefícios, entre outros problemas que geram multas e processos trabalhistas.

Entre tantos serviços que um BPO de Folha de Pagamento pode realizar, destacamos: elaboração de processos admissionais e demissionais, gestão e apuração do ponto eletrônico, controle dos benefícios oferecidos pela empresa aos colaboradores, operacionalização e envio das obrigações acessórias mensais e anuais, elaboração da folha de pagamento mensal e tantos outros!