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Última atualização: 16 de outubro de 2024

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O engajamento e a aderência dos fornecedores na Gestão de Terceiros é a capacidade de uma empresa em mobilizar e alinhar os seus fornecedores aos seus objetivos estratégicos, garantindo que cumpram as normas, políticas e procedimentos propostos.

O engajamento envolve a criação de um relacionamento colaborativo e transparente com os fornecedores, promovendo a comunicação aberta, o compartilhamento de informações e o alinhamento de expectativas. A aderência, por sua vez, está relacionada à capacidade dos fornecedores no cumprimento dos requisitos contratuais e das normas de organização, como padrões de qualidade, segurança, sustentabilidade e ética.

Para que efetivamente a gestão de terceiros alcance resultados relevantes, é preciso contar com objetivos claros e uma gestão atuante, baseada em indicadores relacionados a terceirização que impactem significativamente a organização. Sabemos o quanto é difícil manter os fornecedores engajados com o projeto de Gestão de Terceiros, e pensando nisso separamos 6 dicas que com certeza ajudarão a aumentar o engajamento e aderência dos seus fornecedores se aplicadas corretamente.

1. Desenvolva um índice de desempenho do fornecedor (IDF)

Estabelecer diretrizes de conformidade em consideração aos documentos trabalhistas da empresa, que de fato trazem mais risco para o projeto, é uma forma de alinhar com o fornecedor uma maneira de monitoramento interno da sua conduta e atuações.

Caso o resultado do fornecedor seja menor que o percentual mínimo estipulado, baseado no risco latente, este já estaria apto a aplicação das penalidades. Nesse caso, cabe a aplicação de retenções financeiras, multas e até a perca de novas concorrências de prestação de serviço.

Basicamente, o IDF serve como uma base para avaliar a entrega dos resultados esperados pelo fornecedor. Os critérios podem ser determinados pela própria contratante, exemplo: documentações mais críticas, prazo de entrega das documentações no portal, critérios da própria prestação de serviço, tais como cumprimento de todas as obrigações contratuais da prestação de serviço no tomador.

2. Bloqueie ou retenha o pagamento de nota fiscal

Você pode ter um bom relacionamento com o fornecedor e sua gestão, mas este contato amigável nem sempre resulta em uma boa parceria na manutenção dos documentos. Existem situações em que o fornecedor, por várias razões passa a não mais entregar as informações e dados necessários, começam as solicitações de prazos maiores, até chegar o momento em que as documentações não serão mais tão acessíveis, resultando em uma falta de subsídios documental para a própria terceirizada e para a contratante. Antes que todo esse trajeto aconteça, você pode tomar ações dentro do objeto contratual que te assegure de futuros desgastes e impeçam que sua operação seja afetada.

Quando se trata de fornecedor, uma motivação financeira pode manter a estabilidade e qualidade nos envios das documentações, tal motivação pode vir em forma de retenção da nota fiscal sob contrato ou multas em relação ao pagamento efetivado. Nesse contexto é necessário entender a realidade da sua empresa e aplicar as penalidades financeiras sob o princípio de incentivar o fornecedor a permanecer entregando um serviço de excelência e não tencionar em prejudicá-lo.

3. Realize a notificação à contratada

O que é e para que serve?

A notificação quando realizada, sem o intermédio da Justiça, é denominada de “extrajudicial”. Esse documento representa a formalização por parte da notificante a notificada sobre o entendimento de que algum acordo firmado entre as partes não está sendo cumprido (em todo ou em partes) e que é esperado da notificada providencias a respeito desses pontos, com objetivo de resguardar os interesses da notificante.

Por ser um instrumento de caráter extrajudicial, a sua emissão demostra o interesse de quem notifica em buscar solucionar o impasse de maneira pacífica e sem litígio, assim oferecendo uma alternativa para que quem a recebe possa:

• Recordar um acordo assumido ou um item em especial contido nesse acordo (contrato);
• Tomar conhecimento sobre o entendimento por parte da notificante de que algo que faz parte do acordo/contrato não está sendo atendido satisfatoriamente e a necessidade de regularização no prazo discriminado;
• Prestar os devidos esclarecimentos sobre o que gerou a situação que resultou no descumprimento (em todo ou em partes) do acordo;
• Informar as medidas que estão/serão tomadas para que a entrega da obrigação que foi objeto de notificação seja regularizada de maneira a satisfazer a notificante;
• Se comprometer com um prazo para a regularização do aspecto não atendido;
• Entender que a não resposta e, principalmente, a não regularização da situação no prazo definido poderá iniciar outras medidas de advertência e até mesmo em um processo judicial.

4. Estabeleça reuniões de acompanhamento com os fornecedores

Uma das estratégias utilizadas e recomendadas pela Gestão de Terceiros da Bernhoeft é a realização de reuniões com fornecedores considerados como críticos em termos de aderência, que é a inclusão dos colaboradores e documentos no sistema, e de conformidade, que se refere à aprovação dos documentos apresentados pelos fornecedores. Neste ponto, podemos focar em documentos específicos ou gerais e montar estratégias de porcentagens que serão consideradas críticas (por exemplo: fornecedores com menos de 40% de aderência/ conformidade), lembrando que os planos de ação podem ser pensados exclusivamente para a sua empresa.

É possível ter a visibilidade destas informações, bem como quais os documentos que possuem mais pendências por fornecedor, no relatório gerencial enviado mensalmente para os gestores focais do cliente. Uma segunda opção é a visualização dos relatórios de conformidade de cada fornecedor, que são enviados a fim de identificar pontos críticos e urgentes a serem resolvidos.

Utilizando esses dados, conseguimos listar os fornecedores com maior índice de não conformidades e atuar em cada um deles de forma personalizada, focando nas dificuldades e dúvidas dos operadores dos contratos.

5. Bloqueie o acesso do trabalhador irregular na portaria

O controle do acesso dos terceiros nas portarias das unidades dos clientes é uma parte da segurança que, por meio de verificação no sistema Bernhoeft, é possível identificar se o funcionário da empresa contratada passou pela avaliação dos documentos e está liberado para executar o serviço no qual foi contratado.

Esta etapa do processo é verificada pelo serviço de mobilização, onde avalia-se documentos de saúde e segurança de todos os colaboradores indicados pelos fornecedores para realização do serviço ao cliente.

Após a disponibilização dos documentos solicitados no escopo acordado contratualmente com o cliente, a Bernhoeft realiza a avaliação, seguindo as normas vigentes de segurança do trabalho, e retorna com o status do colaborador, que varia entre: aprovado, não aprovado, em análise ou postagem não concluída.

Para que a Gestão de Terceiros seja efetiva, será necessário controlar e gerenciar o trânsito dos contratados em todas as unidades.

6. Capacite os fornecedores – Educação corporativa na Gestão dos Terceiros

Para o bom desempenho de qualquer atividade/processo, é necessário que sejamos treinados, capacitados ou que a atividade seja realizada repetidas vezes até aprendermos a melhor maneira de executá-la. Portanto, esse processo de aprendizagem não é diferente na Gestão de Terceiros.

Algumas vezes o fornecedor, por desconhecimento, má orientação e outros fatores, não realiza um acompanhamento eficaz do processo e só percebe que há irregularidades quando se depara com entraves durante a apresentação documental, após recebimento dos relatórios de não conformidade ou no momento da prestação de serviço.

Uma das dificuldades encontradas na capacitação de fornecedores é identificar nas empresas os responsáveis pela entrega de documentação, quem realmente vai utilizar a plataforma. Outro entrave, é a transmissão da importância de estar presente nos momentos de capacitação, quais ganhos ele irá adquirir e o que aquele momento trará de benefício para o exercício das suas atividades.

Perguntas importantes 

Como convencer a diretoria a investir em conformidade e qualidade de fornecedores que vendem para o concorrente?

Se vendem pra concorrente, ótimo, isso quer dizer que eles não são dependentes financeiro da sua empresa, então é possível fazer o bloqueio de pagamento. Acreditamos que a questão maior para um fornecedor é a dependência econômica que é um risco por si só. Sua empresa não está arcando com contas de outras empresas, se essa é a preocupação, você está treinando o fornecedor pra elevar o nível da sua empresa, lembre-se que o investimento é na sua organização, na sua sustentabilidade.

Qual o papel do contratante para que os fornecedores tenham um melhor resultado?

A educação é sempre um meio eficiente. Um exemplo é compartilhar o propósito por trás dos pedidos de documentação, fazendo com que o fornecedor entenda que não é só o cumprimento de obrigação, é uma forma de assegurá-lo. Ouvir o feedback desse parceiro é, também, um ponto importante nesse processo. Construir um documento em que o fornecedor se sente a vontade para dar um retorno sobre a lucidez do trabalho e suas impressões, é o momento de entender o outro lado e conseguir mitigar qualquer gargalo.