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É muito difícil fazer um bom trabalho na área das finanças sem estar estudando e se atualizando. As leis mudam e se complementam a todo momento, uma “vacilada” e você pode ficar para trás. Na área de departamento pessoal e mais especificamente no processo de folha de pagamento não é diferente.

Dito isso, há um grande problema na área de RH operacional que pode ser observado em diversas empresas. Funcionários que já atuam há bastante tempo nessa mesma área, teoricamente já acostumados com os processos do negócio, mas pecam na hora da atualização. Esses profissionais, muitas vezes, são apadrinhados pelos empreendedores pelo nível de confiança, mas nem sempre isso é garantia de um bom trabalho. Quando o empreendedor percebe, já perdeu diversas oportunidades de recuperação de crédito, por exemplo.

Assim, pode-se afirmar com certa tranquilidade que os treinamentos e atualizações são fundamentais para manter um departamento pessoal funcional e eficiente. Normalmente essas atualizações não ocorrem por questões pessoais ou falta de incentivo dos líderes do setor. No caso pessoal, o desinteresse ou até mesmo a falta de tempo, já que a rotina é bastante pesada e massiva. Mas e se o líder do DP também estiver obsoleto? Nesta situação, cabe ao gestor que estiver acima dele, perceber essa defasagem e propor alguma forma de reciclagem ao profissional que está de frente com a equipe. “É necessário estar atento às mudanças que estão ocorrendo. Ter um departamento pessoal estratégico e fazer uma folha de pagamento da melhor forma é impossível com os processos arcaicos que muitas vezes encontramos em colaboradores com vícios que não se justificam nos dias de hoje. Às vezes as pessoas estão tão focadas em só produzir aquilo da mesma forma que não ficam atentas com as atualizações e a empresa acaba perdendo boas oportunidades e até dinheiro”, afirmou Kalina Nunes, especialista da área de departamento pessoal da Bernhoeft.

É importante abrir um adendo para falar também da diferença de perspectiva dos gestores da empresa com relação a qualidade e eficácia. A pressão para atingir metas, em muitas oportunidades, faz com que colaboradores entreguem o resultado só por entregar e de qualquer forma. Esse, definitivamente, não é o melhor caminho a se seguir. Às vezes, ter um retrabalho, atrasar um pouco nas entregas, mas seguir no mês seguinte com tudo feito de forma correta pode entregar um resultado com muito mais qualidade.

Porém, tudo na teoria parece ser mais tranquilo. Falar de produtividade, qualidade e eficácia é lindo quando se tem tempo, mas as demandas costumam continuar lá e os resultados precisam acontecer. Além disso, ainda há o problema que muitas vezes os papeis de departamento pessoal e recursos humanos se “confundem” e os profissionais acabam trabalhando e fazendo atividades dos dois setores. Nestes casos, o melhor cenário é apostar em um BPO de Folha externo ou até uma consultoria.

“Sem dúvidas a forma de mudar isso e reparar esses problemas é estar com uma empresa de consultoria ou BPO com pessoas que estudam e trabalham diariamente para analisar os custos da sua empresa e lhe dar o melhor caminho para otimizar os processos. Profissionais que conseguem ver melhorias que estão acontecendo na legislação, nos sistemas, na otimização de processos, em processos de recuperação de crédito, revisão fiscal, além de estudos de valores que identificam qual seria a melhor situação tributária da empresa para melhorar a folha de pagamento. Então, fazer todo esse trabalho de análise se perde quando a equipe que elabora a folha de pagamento é interna”, disse Kalina.

Assim, o principal gargalo que as empresas encontram na folha de pagamento é resolvido de forma mais fácil, prática e muitas vezes até mais rentável financeiramente. Pois, não haverá necessidade de ter uma equipe completa de departamento pessoal dentro do seu negócio e as que estiverem poderão focar seu trabalho nas outras tarefas do departamento pessoal e nas atividades dos recursos humanos, já que as duas áreas nem sempre são separadas. Ter uma equipe acostumada a lidar com empresas do mesmo setor e com larga experiência na função é sempre o melhor negócio e uma bola dentro para sua empresa.