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Empresas que optam pelo regime tributário do lucro real, costumam ter dúvidas específicas e, dentre elas, sobre despesas indedutíveis para base de cálculo do IRPJ e da CSLL. É coerente lembrar que o assunto está diretamente ligado ao lucro fiscal de uma empresa, que leva em conta as adições e exclusões ao lucro, por isso é apropriado que equipe de contadores (terceirizada ou interna) gestores e sócios acompanhem de perto todo esse trâmite.  

Primeiramente, vale relembrar o conceito de lucro real, que é o regime tributário no qual a base de cálculo para a determinação do imposto devido parte do lucro contábil da empresa. No entanto, esse lucro contábil é ajustado por adições e exclusões estabelecidas pela legislação tributária. E é nesse contexto que entram as despesas, sejam elas dedutíveis ou indedutíveis. 

Há despesas que reduzem o lucro contábil, mas o Fisco não aceita para diminuição da base de cálculo e, consequentemente, redução dos impostos pagos pela empresa. Estamos falando das despesas indedutíveis. Isso acontece porque, em alguns casos, despesas não necessárias à operação da empresa, sem documentação fiscal hábil ou mesmo que o Fisco não permite sua dedutibilidade, são contabilizadas na DRE, e devem ser expurgadas do lucro quando oferecido à tributação. 

Depois de esclarecer esses pontos, é interessante pensar que para não ter problemas com o Fisco, tudo deve estar sendo documentado e contabilizado de maneira correta. Neste blog, você, empresário, controller, gestor financeiro e afins, entenderá como essas despesas podem impactar os resultados do seu negócio e a importância de estar em conformidade com a legislação fiscal. 

Despesas indedutíveis: o que são e como impactam os negócios 

As despesas indedutíveis são aquelas que, apesar de serem legítimas e necessárias para o funcionamento da empresa, não podem ser deduzidas do lucro operacional na apuração do IRPJ e da CSLL. Isso significa que, caso essas despesas sejam erroneamente contabilizadas como dedutíveis, podem gerar sérias consequências para o seu negócio. 

Um exemplo comum é a aquisição de combustíveis para abastecer veículos que não são de propriedade da pessoa jurídica quando não se comprova a efetividade da utilização dos mesmos a serviço da empresa. 

Nesse caso, a despesa de combustível não será dedutível, uma vez que não é possível comprovar que o gasto foi realizado no interesse da atividade empresarial. Além disso, gastos com documentação inidônea, recibos sem validade fiscal ou despesas sem documentação adequada também podem ser considerados indedutíveis, causando impacto direto na apuração dos impostos. 

Isso resulta em um aumento da carga tributária, pois as despesas indedutíveis não são subtraídas do lucro operacional da empresa na hora de calcular esses impostos. Como resultado, a base de cálculo do IRPJ e da CSLL permanece mais elevada do que seria se essas despesas fossem dedutíveis, levando a um aumento na quantia de impostos devidos pela empresa.  

Exemplos de despesas indedutíveis  

Despesas com brindes, presentes e doações:

Se a sua empresa faz algum tipo de doação, é necessário estar ciente de que esses gastos não são dedutíveis, pois são considerados despesas de caráter pessoal. Mas há algumas exceções:  

1. As de que trata a Lei nº 8.313, de 23 de dezembro de 1991 (Programa Nacional de Apoio à Cultura)
2. Doações para instituições de ensino e pesquisa cuja criação tenha sido autorizada por lei federal 
3. Doações que respeitem o limite de 2% do lucro operacional da empresa. 

Alguns cuidados devem ser tomados aqui, um deles é manter em arquivo, à disposição da fiscalização, uma declaração, segundo modelo aprovado pela Secretaria da Receita Federal, fornecida pela entidade que se beneficiou da sua doação. 

Despesas com provisões:

Para apuração do lucro real e da base de cálculo da contribuição social sobre o lucro, as despesas com provisão são indedutíveis, exceto: 

1. Aquelas que são direcionadas para pagamento de férias e 13º salário dos funcionários.
2. Provisão para créditos de liquidação duvidosa, respeitado os critérios estabelecidos pela legislação.
3. 3. Provisões técnicas das companhias de seguro e capitalização e entidades de previdência privada, cuja constituição é exigida pela legislação especial a elas aplicável.

Despesas com sócios:  

Não são dedutíveis, como custos ou despesas operacionais, aquelas atribuídas aos dirigentes ou administradores da pessoa jurídica.  

O pagamento dos prêmios de seguro de vida dos sócios, ainda que a beneficiária seja pessoa jurídica, não é dedutível do lucro real porque o capital da apólice pago por morte do sócio segurado não compõe o lucro real. 

Vale lembrar que uma despesa indedutível que acaba passando despercebida, com certa frequência, é o bônus de administrador. Esse valor não é dedutível para a base de cálculo do IR e CSLL. 

Despesas não operacionais: 

Gastos com combustíveis utilizados em veículos que não estejam registrados em nome da empresa não podem ser deduzidos como despesas operacionais. É fundamental manter a documentação que comprove a propriedade dos veículos e a relação com as atividades da empresa. 

Gastos com viagens que não estejam relacionadas às atividades da empresa, como viagens de turismo, não são considerados dedutíveis. 

Multas resultantes de infrações fiscais não podem ser deduzidas como despesas operacionais. Pi seja, qualquer despesa que não esteja diretamente relacionada com a atividade da empresa, não pode ser deduzida como despesa operacional. 

Os cuidados necessários na contabilização  

Para evitar problemas futuros, é fundamental que sua empresa tenha uma contabilidade precisa e atualizada. Ela deve conhecer a legislação tributária vigente, especialmente quanto às despesas que não podem ser deduzidas.   

Devem estar atentos a comprovação das despesas, isso garante a legitimidade delas. Certifique-se de que a equipe mantém os documentos e registros necessários todos atualizados de acordo com as exigências fiscais. Além disso, a classificação contábil adequada deve ser aplicada às despesas indedutíveis, isso vai garantir a correta apuração dos impostos.  

Alguns passos podem ser dados para facilitar essa contabilização, como: 

Organização dos documentos fiscais: manter todos os documentos fiscais e comprovantes de despesas devidamente organizados e arquivados é essencial para facilitar a auditoria e comprovar a legitimidade das despesas.  

Utilização de tecnologia adequada: usar sistemas de gestão e contabilidade adequados ajuda a automatizar processos, evitar erros manuais e facilitar o acesso às informações fiscais. 

Contratação de consultoria especializada: em casos mais complexos ou ambíguos, contar com o suporte de uma consultoria contabilidade e tributária pode ser uma medida preventiva para evitar problemas futuros.  

Monitoramento constante: fique atento às mudanças na legislação fiscal e adapte os procedimentos contábeis sempre que necessário para garantir a conformidade. 

Devemos lembrar que ao não contabilizar corretamente essas despesas, as empresas assumem alguns riscos. Redução indevida da carga tributária, perda de credibilidade, risco de autuação tributária, entre outros. 

Portanto, atenção. Esses problemas podem afetar consideravelmente a saúde dos seus negócios. Uma gestão financeira sólida, transparente e em conformidade é essencial para o sucesso e a sustentabilidade do negócio no longo prazo. Uma empresa que está em conformidade com as leis e regulamentações fiscais transmite confiança aos clientes, investidores e parceiros, o que é fundamental para manter e expandir a sua base de clientes.
 

Pontos importantes 

Quando o assunto é despesas indedutíves, os cuidados começam cedo. É preciso que a equipe tenha um vasto conhecimento da legislação para assegurar que todos estejam atualizados quanto aos critérios e regras para as despesas, classificação correta e a documentação adequada para comprovar a natureza de cada uma delas.  

Não se pode esquecer que a sua equipe precisa fornecer análises e justificativas sólidas para a não dedutibilidade ou dedutibilidade das despesas. Cobrar uma explicação detalhada deve fazer parte do trabalho de um sócio e é bem-vinda nesses casos, uma vez que qualquer confusão pode acarretar prejuízos financeiros à empresa. 

Planejamento tributário é também um ponto forte. Levar em consideração a identificação de oportunidades para diminuir o impacto financeiro de uma despesa indedutível para a empresa, é um trabalho que pode ser feito pela sua contabilidade, interna ou terceirizada. 

Saiba mais sobre planejamento tributário: