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O atual cenário de desaceleração da economia, com queda das vendas e das margens de lucro em vários segmentos, é o momento certo para as empresas investirem na melhoria de seus controles internos. Isso porque, quando o mercado está aquecido, é natural que a empresa volte sua estratégia para aproveitar as oportunidades e, assim, ganhar mais market share. Entretanto, quando o cenário muda, as prioridades se invertem:

a) As empresas passam a se preocupar mais em combater os desperdícios. Como o tempo não é mais de “vacas gordas”, qualquer ganho na otimização de processos pode fazer a diferença entre lucro e prejuízo ou mesmo entre sobreviver ou desaparecer do mercado.

b) Como os planos de expansão são postos um pouco de lado, “sobra” tempo para cuidar de projetos estruturadores, que visam organizar o que já existe e que normalmente são deixados em segundo plano quando as oportunidades de crescimento são grandes.

Algumas medidas que podem ser adotadas nesse período:

I) Combate às fragilidades nos processos de compras e de vendas – Normalmente, em períodos de prosperidade, o foco é tão grande na venda que acaba havendo uma flexibilização muito grande nos controles internos. Em tempos de baixa, porém, a prioridade se inverte. É importante manter o controle sobre os processos internos. Assim, quando a “tempestade” passar, as perdas serão menores.

II) Revisão dos controles financeiros – Se a empresa está vendendo 20% mais do que no mesmo período do ano anterior, pouco importa se os juros contratados são de 3%, pois o que está sendo efetivamente cobrado é 3,5%. Parar para fazer essa conta pode significar um Custo de Oportunidade que a empresa não está disposta a pagar. Porém, quando a receita mal dá para pagar as despesas correntes, diferenças como essa podem ser o fiel da balança.

III) Avaliação dos controles operacionais – É possível que algumas atividades sejam desnecessárias nas áreas operacionais da empresa e, por isso, poderiam ser descontinuadas ou reduzidas. Outro aspecto a ser avaliado seria a existência de retrabalhos operacionais. A eliminação de processos e retrabalhos internos contribui para a adequação do custo de mão de obra da empresa.

IV) Investimentos em controles informatizados – É comum a utilização de planilhas eletrônicas ou de formulários manuais como forma de controles internos nas empresas, mas em alguns casos tais controles podem ser realizados por meio de sistemas já disponíveis no mercado ou por soluções específicas que podem ser desenvolvidas para atendimento das necessidades da empresa. O investimento em Tecnologia da Informação possibilita a otimização do custo com mão de obra, além de salvaguardar as informações da empresa. Esse investimento requer um desembolso imediato, mas, dependendo da avaliação do retorno, pode reduzir custos com mão de obra e tornar a empresa mais competitiva.

É importante que, neste momento delicado da economia, as empresas aperfeiçoem seus controles internos, corrigindo falhas, combatendo excessos e evitando desperdícios. Certamente, quando a crise passar, as empresas que tiverem aproveitado esse período para ajustar sua estratégia, tornando-se mais competitivas, sairão na frente no desafio de reconquistar o mercado.