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O controle de compras é uma atividade importante para empresas que buscam eficiência em suas operações, especialmente quando se trata da gestão de recursos e insumos. Consiste no processo de planejar, monitorar e controlar todas as aquisições de bens e serviços que a organização necessita para seu funcionamento. O objetivo é garantir que esses processos ocorram de forma ordenada, atendendo às demandas da empresa sem gerar excessos ou faltas, além de assegurar que os fornecedores sejam confiáveis e que os custos sejam otimizados.  

Entretanto, realizar um controle de compras que seja correspondente as necessidades da empresa pode ser um desafio para muitos gestores, especialmente quando lidam com grandes volumes de pedidos e fornecedores diversos. A falta de organização e processos padronizados pode levar a compras duplicadas, desperdício de recursos e até mesmo a perda de oportunidades de negociação com fornecedores. Além disso, com a crescente complexidade das cadeias de suprimentos, torna-se mais difícil manter uma visão clara sobre prazos, qualidade e preços competitivos. 

Este artigo é uma maneira de passar como funciona o controle de compras sob a nossa perspectiva, respondendo aos principais tópicos acerca do tema e entendendo como é possível ajudar você, gestor, com essa tarefa. 

Como identificar desafios no controle de compras? 

Às vezes, achamos que a nossa maneira de conduzir o processo de gestão de compras tem sido benéfica, acabamos por não enxergar que alguns gargalos vão se formando por consequência dessa forma de agir.  

Por exemplo, é possível que, em alguns momentos, a empresa precise realizar compras urgentes e não planejadas. Quando se tem um pedido maior do que o habitual, essas compras se justificam, pois há uma sazonalidade acontecendo. Mas, se você percebe que o volume de encomendas continua de acordo com o esperado e, mesmo assim, compras de última hora são feitas, há um mau gerenciamento dos insumos, ainda que pontual.   

Do mesmo jeito que pode haver falta de produtos, o contrário também indica má gestão de compras. O excesso de estoque leva ao imobilismo de capital, custos com armazenamento e risco de obsolescência, enquanto a falta de produtos pode parar linhas de produção, comprometer prazos de entrega e até prejudicar o relacionamento com clientes.  

Então percebe-se que é possível, ainda que pontual, observar esse controle e entender se vai a gestão de compra vai bem ou se precisa de ajustes. Não precisamos comentar sobre todas as consequências que uma gestão obsoleta acarreta a empresa, mas é justo comentar que isso pode ser mudado, sem grandes perdas, com o jeito certo. 

Otimização do controle de compras como forma de melhorar a cadeia de suprimentos

O controle de compras está diretamente relacionado à cadeia de suprimentos (ou supply chain), já que ambos os processos cooperam para o bom funcionamento da empresa. A cadeia de suprimentos envolve o fluxo de produtos e serviços, desde os fornecedores até o consumidor final, enquanto o controle de compras cuida especificamente da gestão das aquisições dentro dessa cadeia.   

As duas áreas se conectam em três pontos, por isso não é possível falar de controle de compras sem mencionar cadeia de suprimentos, são eles: abastecimento, colaboração com fornecedores e visibilidade e integração de processos.  

Eficiência no abastecimento: o controle de compras atua na seleção de fornecedores, na negociação de prazos e na definição de quantidades de insumos a serem adquiridos. Um controle eficaz garante que a empresa tenha os materiais certos, no momento correto e com o melhor custo-benefício, alimentando a cadeia de suprimentos de forma contínua.   

Colaboração com fornecedores: a relação com os fornecedores é uma peça-chave na cadeia de suprimentos. Quando o controle de compras é bem gerenciado, ele melhora a comunicação e o alinhamento com os parceiros, garantindo entregas dentro do prazo e qualidade nos produtos. Além disso, pode favorecer a negociação de melhores condições contratuais e de fornecimento, otimizando a performance da cadeia como um todo.  

Visibilidade e integração de processos: a gestão de compras bem estruturado oferece dados sobre o desempenho da cadeia de suprimentos, como tempos de entrega, custos de transporte e a qualidade dos produtos adquiridos. Esses dados ajudam os gestores a tomar decisões guiadas por dados, o que pode resultar em ajustes na logística, na escolha de fornecedores mais eficientes e na melhoria do fluxo de materiais. 

É possível terceirizar o controle de compras?  

Sim, é possível. E essa pode ser uma boa solução para você, gestor, que enfrenta dificuldades em gerenciar esse processo internamente. Identificamos que a falta tempo, de recursos humanos qualificados ou de uma infraestrutura adequada para lidar com o volume e a complexidade das compras da empresa, acabam sobrecarregando outras equipes e a própria liderança. Quando os processos ficam desorganizados, com compras desnecessárias, fornecedores ineficientes ou falhas no estoque, terceirizar é uma saída estratégica. 

A hora certa de terceirizar geralmente se percebe quando os erros no controle de compras começam a impactar negativamente o fluxo operacional, os custos aumentam sem justificativa ou há dificuldades em negociar com fornecedores e manter a qualidade dos insumos. Nessas situações, contar com uma empresa especializada pode trazer mais organização, economia e eficiência.  

Para fazer isso de forma segura, escolha uma empresa com sólida experiência no mercado, se possível, aquelas que atuam com gestão de terceiros. São elas que poderão oferecer visão profissional e multifacetada do controle de compras. Observe se a empresa possui ferramentas tecnológicas que permitem a automação de processos, transparência nas transações e relatórios de desempenho, essas características permitem que a contratada opere suas compras de forma mais qualificada. 

Achamos importante falar nesse momento do background check, funciona como uma análise para homologação do fornecedor, ele realiza uma consulta de antecedentes para validar as informações sobre a empresa e/ou as pessoas que estão nesse processo de contratação. Dessa forma, é possível comprovar a saúde do negócio antecipadamente e mitigar os possíveis riscos para o contratante. 

Softwares de compras substituem uma equipe interna ou terceirizada? 

Ao buscar um software ou ERP ideal para o controle de compras, é crucial entender que a escolha não é universal. A melhor solução dependerá das especificidades de cada empresa, como tamanho, setor, complexidade das operações, orçamento e necessidades individuais.  

Observe se as funcionalidades do software abarcam as demandas da sua empresa, se ele é capaz de se integrar com outros sistemas utilizados e se isso é importante para o bom funcionamento, lembre-se que o cust dessa tecnologia vai além da compra, a implementação, o treinamento da equipe e a manutenção devem fazer parte do orçamento.