Geralmente costumamos falar que o foco do trabalho de Gestão de Terceiros é no risco, de fato é, e complementamos que a melhor forma de evitar o risco é através da prevenção. E nada mais eficaz do que a Cartilha na gestão de terceiros.

Por isso, é importante orientar os fornecedores como atuar para que os riscos sejam evitados no momento da análise dos documentos e uma Cartilha na gestão de terceiros pode fornecer todas as informações necessárias como um check-list.

A Cartilha na gestão de terceiros e sua importância:

A Cartilha na gestão de terceiros é uma excelente forma de orientar o fornecedor para que ele atue preventivamente e evite errar mais na frente.

Muitos temas podem ser abordados na Cartilha na gestão de terceiros e por isso selecionamos alguns:

• Documentos Solicitados

É importante relacionar os documentos que devem ser apresentados, informar sobre a periodicidade dos documentos, principais pontos de atenção e qual o embasamento legal na cobrança de cada documento solicitado;

• Orientações sobre o fluxo

Para quem entrega os documentos, muitas vezes, a documentação não chega completa e esses funcionários ficam perdidos sobre a forma de entregar os documentos e quais as etapas do processo.

Por isso, é importante relacionar qual será o fluxo mensal do controle, como os documentos devem ser entregues e quais os prazos mensais de entrega de documentos, envio de análises e respostas às não conformidades;

• Orientações sobre o sistema utilizado

O sistema nem sempre é fácil de se utilizar, principalmente quando não há orientações.

Para evitar essa situação, é importante disponibilizar um passo a passo explicando aos fornecedores como utilizar todas as ferramentas do sistema disponibilizado para entrega de documentos e consulta de não conformidades;

• Principais dificuldades

Se já percebemos que os fornecedores costumam ter dificuldades em alguns documentos específicos, vale a pena elaborar um material com orientações sobre tais documentos específicos, evitando que o fornecedor também erre na entrega dos documentos.

Assim, o fornecedor ganha evitando o retrabalho de corrigir documentos e responder às não conformidades e a contratante ganha em ter que levantar pendência e depois ter que sanar.

Essas são algumas cartilhas que orientamos o desenvolvimento, porém há outras que podem ser utilizadas para orientar os fornecedores. Em nosso serviço de Gestão de Terceiros, adequamos cada cartilha a realidade de cada projeto.

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