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Bernhoeft + Epasa: case de sucesso em dose dupla!
O sucesso do nosso cliente é mais que um indicador de um bom trabalho, é entender que conseguimos, através de parceria e empenho, colocá-lo em seu objetivo. Nessa perspectiva, cases de sucesso são mais que resultados alcançados, são a prova viva que estamos no caminho certo.
Nessa longa caminhada, encontramos a Epasa. Uma parceria que vem dando muito certo em dose dupla: estamos juntos com eles na Gestão de Terceiros e no BPO de Folha. Dois produtos em constante expansão aqui na Bernhoeft.
No texto abaixo, entrevistamos José Ferreira Abdal Neto, seu Juca, Diretor-Presidente da Epasa. Myrelle Andrade, Analista de Conformidade, Gercianne dos Santos e Abner de Oliveira, Analistas de RH, sobre todo o trabalhado desenvolvidos por nós para a Epasa.
Confira os vídeos completos na íntegra ou, se preferir, continue lendo o texto!
Quem é a Epasa?
A Centrais Elétricas da Paraíba, a Epasa, é uma empresa Produtora Independente de Energia, foi criada e planejada para ser uma usina termoelétrica. Está localizada em João Pessoa, capital paraibana. A Epasa tem como premissa garantir a operação e a segurança da região Nordeste juntamente com outras usinas que fazem parte desse parque gerador do NE.
Esse sistema funciona como uma grande rede integrada. Há um sistema interligado nacional, uma rede básica distribuída pelo país todo, aonde todas as usinas sejam termoelétricas, hidráulicas, solares e eólicas, encaminham a energia e o operador nacional faz a devida divisão.
Sobre a Gestão de Terceiros!
💡 Quais eram as dificuldades enfrentas pela empresa?
Seu Juca: a Epasa tem muito zelo pela governança. Nós, aqui, tratamos isso com muito carinho em todas as vertentes. E um ponto que estávamos falhando era exatamente na administração de terceiros quanto às suas obrigações securitárias, obrigações trabalhistas e obrigações com os seus empregados que eles alocam aqui quando em serviço.
A gente sentiu a necessidade de buscar um parceiro que pudesse contribuir de uma forma eficaz para que a Epasa pudesse tratar isso aí de uma maneira tranquila e juntamente com os seus fornecedores. Hoje nós temos nos nossos contratos já informando que cada fornecedor tem que prestar contas para Bernhoeft, de modo que, sem isso, nós não prosseguimos com as operações, a gente bloqueia esses fornecedores até que ele cumpra todas as obrigações. Desde que nós estamos com a Bernhoeft, esse problema começou a diminuir e diminuiu praticamente 100%.
Myrelle: antes do programa da GRT, a gente tinha vários problemas judiciais. Eram processos trabalhistas que envolviam a Epasa como solidária no processo. Tivemos muito dispêndios financeiros sim, só que hoje a gente está com quase zero de processos judiciais envolvendo terceiros.
Após a implementação do software da Bernhoeft, tivemos dificuldades ainda com fornecedores. Alguns fornecedores se mostraram resistentes em disponibilizar as documentações, fornecedores que mostraram resistência em acessar o site, dizendo que tinha dificuldade, que não conseguia, que não entendia as documentações que a gente estava solicitando. Então tivemos vários gargalos só que hoje a gente tem uma aderência de 100% dos fornecedores e 100% de conformidade.
💡 Quais soluções são utilizadas, hoje, pela Epasa na Gestão de Terceiros?
Myrelle: hoje a Epasa utiliza a ferramenta da GRT, voltada à análise das documentações trabalhistas e previdenciárias que envolvem nossos funcionários terceirizados.
💡 A empresa já tinha uma equipe de GRT? Como funcionava?
Myrelle: a Epasa começou esse programa de Gestão de Riscos através da Bernhoeft. Antes a gente assumia o risco de confiar nas empresas que a gente contratava. E aí, no decorrer dos processos, a gente foi tendo dispêndios financeiros e optamos por procurar uma empresa especializada nesse serviço de Gestão de Terceiros.
💡 Como a Análise Trabalhistas ajudou nessas dificuldades?
Myrelle: a Bernhoeft nos ajudou muito para solucionar esses problemas trabalhistas. A gente foi concretizando e moldando esse cenário que a gente tem hoje. Então, fornecedor que tinha dificuldade, a gente ofertou uma call com ele para que fosse sanada todas as dúvidas. E foi um sucesso, então, a gente conseguiu almejar aquilo que a gente esperava.
💡 Quais foram os resultados obtidos com esse trabalho?
Myrelle: a gente conseguiu mitigar os nossos processos trabalhistas, conseguimos identificar também fornecedores que estavam em recuperação judicial e que não havia nos sinalizado.
Então, no nosso contrato interno de prestação de serviço, agora possui uma cláusula que fala justamente disso. Se o fornecedor entrar em RJ, Recuperação Judicial, ou vir a falência, a gente pode extinguir o contrato sem nenhum ônus para Epasa. Só precisa fazer a notificação com antecedência. E aí, com a ajuda da Bernhoeft, com a análise desses processos, hoje a gente conseguiu identificar fornecedores que estavam colocando a Epasa em risco.
Outro caso também que tivemos foi um fornecedor que mostrou resistência em aderir a plataforma e colocar as documentações. Inclusive um dos funcionários dessa empresa chegou a nos colocar como solidária em processo judicial, só que a gente foi eximida da obrigação porque tínhamos a declaração da Bernhoeft com o fornecedor do caso assumindo o risco.
Incluímos também em nossos contratos de prestação de serviço uma cláusula onde obriga um fornecedor, ao ser contratado na Easa, mensalmente entrar no portal da Bernhoeft e colocar todas as documentações solicitadas. Caso as documentações não sejam disponibilizadas dentro do prazo estabelecido, ele fica com o pagamento suspenso até a regularização.
💡 Como esses resultados foram determinantes para a aderência e conformidade do serviço?
Myrelle: a parceria dos fornecedores e dos gestores dos contratos foi essencial para que a gente chegasse e almejasse o resultado com excelência dessa Gestão de Risco. Foi essencial que todos se unissem, todos tivessem em busca do mesmo propósito.
Hoje, nos últimos cinco meses de acompanhando de Gestão de Risco, a gente ficou, em média, de 95 a 100% de aderência e de conformidade na plataforma da Bernhoeft.
💡 Quais os benefícios a longo prazo?
Myrelle: a longo prazo de projeto, a gente conseguiu identificar a mitigação de riscos trabalhistas de processos judiciais envolvendo terceiros. No início do projeto a gente tinha uma estimativa de R$600 mil reais em processos envolvendo terceiros. Hoje, após os passos que a gente vem dando junto aos fornecedores e gestores, a gente só está com um processo com estimativa de R$50 mil reais e que possivelmente seremos eximidos dessa obrigação.
Então, tudo isso graças ao processo que a gente vem executando, graças ao acompanhamento, as reuniões internas que a gente faz também para alinhar, chegar num consenso, o que é vantajoso para empresa, mas também o que é vantajoso para o fornecedor. Ambos ganham com esse projeto, tanto a Epasa quanto os fornecedores.
💡 Você acredita que o nosso atendimento é um diferencial?
Myrelle: quanto ao atendimento, a parceria da Bernhoeft com a Epasa, comigo como gestora do contrato, só tenho a agradecer a excelência. Então, sempre que a gente precisa de um suporte com prioridade, os rapazes do time de análise sempre estão disponíveis para nos ajudar, isso é fundamental também para que a gente tenha alcançado esses números.
Sem a parceria da Bernhoeft eu acho que a gente não teria chegado tão longe. A gente poderia chegar, mas ia durar um tempo maior. E aí, com essa parceria de prioridades, de análise, de tirar dúvidas, eu acho que nos ajudou muito.
💡 Você indica a Bernhoeft?
Seu Juca: a divulgação dessa sistemática de trabalho, de algum controlador, de alguém zelando pela governança dos contratados, isso aí é muito importante para nós. No particular, eu indico sempre.
Mas já tive oportunidade de tocar nesse assunto, eu acho muito importante, tenho divulgado e tenho aconselhado que as pessoas que cuidam disso, de contratos, administração de contratos, tenha como um backup, como uma segurança, alguém zelando pelas obrigações do contratado. A Bernhoeft já era um parceiro nosso na Folha de Pagamento, e a gente, com a confiança que tínhamos na empresa, estendemos esse trabalho em Gestão de Contratos.
Sobre o BPO de Folha de Pagamento!
💡 Como funciona o RH na Epasa?
Gercianne: aqui na Epasa a gestão de RH é dividida na gestão estratégica e gestão operacional. A gestão estratégica define os caminhos juntamente com os demais gestores. E a parte do RH operacional, juntamente com a Bernhoeft, é que faz acontecer aquilo que foi decidido junto à equipe estratégica.
💡 Como funciona essa divisão das atividades operacionais?
Abner: todo o processo da área trabalhista a gente faz junto com eles. Desde a confecção das informações que a gente envia para confecção de folha, ao retorno, e a gente faz essa conferência. Mas, ao final, quem finaliza é a Bernhoeft, quem cria as informações para fazer as conciliações contábeis é a Bernhoeft.
Se a gente der um exemplo de férias, a Bernhoeft envia as informações de férias, que é um bate e a volta, a gente faz a nossa programação anual, envia as informações de como serão feitas as férias, de como colaborador vai tirar as férias, a Bernhoeft faz essa programação a gente confirma. No final, a Bernhoeft faz a liberação e a gente confirma.
Mensalmente a Bernhoeft envia um relatório que dá pra gente mensurar se tem alguém com férias a vencer. Toda essa troca de informações com o objetivo de, ao final, nenhuma informação saia incorreta.
Nós não temos histórico de erro e de nenhuma informação que incorra em prejuízo ao colaborador. Qualquer que seja o processo realizado pelo RH local e a Bernhoeft, nós temos 100% de certeza que vai estar correto, que não teremos problemas futuros.
💡 Como o BPO de Folha de Pagamento auxiliou o RH estratégico?
Seu Juca: Aqui na Epasa nós temos uma dinâmica de cuidar de gente é um pouco diferente. O RH ele tá anexo à presidência da empresa. Nós temos aqui esse carinho, essa preocupação de que a presidência que tem que administrar isso.
Então nós criamos uma sistemática de duas áreas bastante distinta: uma do RH operacional e uma do RH estratégico.
O RH estratégico nosso visa, principalmente, o desenvolvimento das pessoas. Nós temos aqui diversos programas de desenvolvimento e adequação das pessoas desde os eu recrutamento, seu treinamento, a sua afeição pela empresa, se quando ele vai ser contratado ele gosta dos nossos princípios e valores, sem isso ele não vem pra cá. Ou se ele vem enganado, a gente o ajuda ser feliz lá gora. A gente quer as pessoas aderente aos nossos valores. Então esse RH estratégico cuida muito bem disso.
Para não ocupar muito tempo, para não criar uma área de RH muito grande, desde sempre a gente procurou terceirizar esse serviço. Ela nos tira esse peso e a preocupação para darmos mais atenção ao empregado e o seu bem-estar aqui dentro.
💡 Nosso trabalho vai além da terceirização!
Abnner: Ela nos dá apoio não só na folha de pagamento, mas em toda parte trabalhista. Não só a parte operacional, que é aquela atividade que a gente desenvolve no dia a dia, mas também nos ajuda com relação às atualizações, às novas normas, alguma atualização de lei que venha surgir, assim como alguns treinamentos, quando é necessário a gente faz essa parceria.
Gercianne: por exemplo, a atualização do FGTS Digital. Tivemos um webinar antes, tivemos reuniões para alinhar como seria o procedimento, como será feito. E a gente tá prontamento a adequar essa nova exigência por conta de todo suporte, de toda orientação que a gente recebe da Bernhoeft.
💡 Você considera o atendimento um diferencial?
Gercianne: O atendimento da Bernhoeft é um diferencia sim. Sempre que a gente precisa de algum suporte, de alguma mudança na nossa rotina, somos prontamente atendidos por telefone, por email, por whatsapp, e isso é um grande diferencial dentro das empresas de terceirização.
💡 Nosso trabalho funciona como uma verdadeira parceria!
Gercianne: a gente sempre precisa de uma parceria. De repente, quando alguém decide pedir um desligamento no final do mes quando a folha já está fechando e a gente já tem meio que já tem extrapolado os nossos prazos, a Bernhoeft consegue nos atender, né?! e a gente consegue, juntamente, cumprir com a demanda que surge inesperadamente.
Abnner: nossa parceria vem do dia a dia! todos os dias a gente tá em contato com a nossa analista que é responsável pela nossa empresa na Bernhoeft e, além da atividade operacional que a gente realiza, tem muita troca de informações. Quando surge dúvidas, tanto da Bernhoeft quanto nossa, a gente se senta, tenta entrar em entendimento, e é muito proveitoso pra gente, porque as leis estão sempre se atualizando e, as vezes, pela Bernhoeft trabalhar com várias empresas, ela tem acesso a essa informação primeiro que nós.
💡 Quais as vantagens do BPO de Folha?
Seu Juca: Felizmente a Bernhoeft nunca errou. Nós temos aqui um percentual de acerto extremamente alto. Não se atrasa pagamento, não se erra folha de pagamento. O fato da gente ter encontrado um parceiro como a Bernhoeft e ter dado total confiança, de um para o outro, Bernhoeft com a Epasa, Epasa com a Bernhoeft, a gente pode dedicar o nosso grupo de RH, que é pequeno, mais para pessoas, mais para melhorar o clima do nosso pessoal.
O clima organizacional para nós é um dos fatores muito importantes, a gente vem numa ascendente muito grande há 5 anos fazendo pesquisa. Esse ano aqui tivemos um resultado excepcional de 92% de favorabilidade pelo GPTW. Então, assim, a gente canaliza os nossos esforços para o clima dos empregados, da empresa, e deixamos a Bernhoeft, que tem expertise em cuidar da folha, fazendo esse trabalho.
A Epasa contrata: Gestão de Riscos com Terceiros e BPO de Folha de Pagamento
Para a Epasa, trabalhamos em dose dupla: Gestão de Terceiros, na parte de Análise Trabalhista, e com o BPO de Folha de Pagamento, terceirizando as rotinas do departamento pessoa.
Na Análise Trabalhista agimos preventivamente para assegurar que os trabalhadores terceirizados recebam seus direitos de forma oportuna, o que diminui a probabilidade de a sua empresa ter que arcar com os encargos rescisórios de fornecedores que falharam em pagar ou pagaram de forma inadequada, por exemplo.
Mesmo diante de eventuais litígios trabalhistas, colaboraremos em conjunto com o departamento jurídico da sua empresa, fornecendo todas as informações e documentos necessários para a elaboração da defesa trabalhista. Ao comprovar os valores já desembolsados aos funcionários, conseguimos mitigar os riscos tanto para sua empresa quanto para seus fornecedores.
Nosso diferencial reside não apenas na análise da documentação, mas também na atuação como consultores, orientando os fornecedores sobre eventuais erros na documentação e como corrigi-los. Isso proporciona a você a vantagem de contar com fornecedores em conformidade e de baixo risco.
No BPO de Folha de Pagamento, além de oferecer suporte para resolver questões do cotidiano, nós nos encarregamos de todo o processo de elaboração e gerenciamento da folha de pagamento, assegurando conformidade com a legislação, segurança dos dados e eficiência na entrega dos resultados. Contamos com tecnologia de ponta para aprimorar os processos, diminuir despesas e simplificar a administração da folha de pagamento.
Além disso, por meio de uma ampla rede de fornecedores e parceiros, cuidamos da gestão dos benefícios, desde a comunicação com os fornecedores até a administração e pagamento dos benefícios. Adicionalmente, disponibilizamos ferramenta que facilitam o acesso e a administração dos benefícios pelos funcionários, promovendo maior qualidade de vida e contentamento no ambiente de trabalho.
Faça como a Epasa e seja assessorado por quem domina essas áreas de atuação!
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