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As empresas investem alto para adquirir sistemas jurídicos de primeira linha e, não raramente, se deparam com informações distorcidas / desatualizadas, o que coloca em cheque se o desembolso gerou o ganho esperado.

Apesar de, na maioria das vezes, a reação imediata dos envolvidos seja culpar o sistema por problemas desta natureza, parte considerável do mesmo se dá pela não atualização da fase processual no sistema.

Auditoria da Fase Processual – Sistema Jurídico x Site do TRT

Esta responsabilidade, normalmente atribuída ao Escritório Terceirizado, muitas vezes não é monitorada de forma adequada, e isso acaba colocando em risco todo o workflow desenhado para que a gestão da contingência aconteça dentro das melhores práticas.

Pois bem, uma dica de fácil implementação, que não requer elevados conhecimentos técnicos, seja Jurídico ou Contábil, é a “Auditoria da Fase Processual”, que pode ser feita confrontando a posição no sistema jurídico da empresa com a posição mais atualizada, que está no site do TRT.

Este trabalho é simples e pode ser feito por qualquer pessoa do Jurídico Interno, seja ele um estagiário, assistente, enfim, alguém que se disponha a filtrar “X” processos aleatoriamente e checar se o que diz o sistema jurídico interno está condizente com o que diz o site do TRT.

Esse cuidado parece ser tão elementar que algumas empresas podem achar desnecessário fazê-lo, mas pela nossa experiência, vale a pena incluir a rotina no fechamento mensal da Contingência, pois, em alguns levantamentos, já verificamos que cerca de 60% dos casos estavam desatualizados, sim, isto mesmo, sessenta por cento.

Se considerarmos uma amostragem pequena (20 a 30 casos), este trabalho não demandará mais do que uma hora no mês, e servirá de base para avaliar se esta boa prática básica para a Gestão da Contingência (atualização permanente do sistema) está sendo realizada.

Começamos a fazer este tipo de controle porque, muitas vezes, sendo responsáveis por todos os cálculos, em todas as fases, nos deparávamos com processos em fase de execução, que estavam provisionados ainda pela Inicial.

Ao fazer o trabalho de identificação da causa raiz do problema, verificávamos que o processo caminhava e, por falta de informações no sistema, o Workflow não gerava as demandas e, com isso, o processo ficava com um valor irreal. Isso acabava gerando um grande stress no momento do pagamento, já que em alguns casos, o valor não estava sequer provisionado.

Enfim, para evitar problemas como esses, começamos a monitorar o grau de assertividade na atualização do sistema, e os resultados tem se mostrado bem positivos para todas as partes.

Abaixo, colocamos um exemplo de como se dá essa auditoria por amostragem:

Com a análise da tabela acima, podemos observar que o sistema jurídico está bastante desatualizado.

Esta situação poderá causar alguns problemas, como:

1. Falta de valor provisionado para pagamento de valores em fase de Execução, que ainda constam como em fase inicial;
2. Dificuldade em projetos de Acordo, já que a fase processual indicada não é confiável;
3. Conflito com a área contábil, que passará a não confiar nos números repassados.

Esperamos que essa dica tenha sido útil.

Leia também em nosso blog sobre Boas Práticas sobre Gestão da Contingência Trabalhista: Controle adequado do prazo para cálculos x diminuição no valor das condenações , Ganhos com a adoção de uma “cartilha” com parâmetros para os Cálculos de Risco e Segregação clara de funções e responsabilidades. 

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Semana que vem tem mais.