BLOG

Por que assinaturas digitais são essenciais em contabilidade?

As demonstrações contábeis desempenham um papel fundamental na transparência financeira das empresas. Elas são ferramentas essenciais para a tomada de decisões, tanto por gestores internos quanto por investidores, autoridades fiscais e outros stakeholders. Para garantir a confiabilidade dessas informações, a assinatura das demonstrações contábeis por profissionais habilitados, como contadores e auditores, é uma exigência legal e técnica. A assinatura é um mecanismo que valida a veracidade e a conformidade dos dados apresentados, refletindo a responsabilidade sobre as informações financeiras reportadas.

O uso de assinaturas digitais nas demonstrações contábeis não apenas assegura que os relatórios foram elaborados de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos, mas também estabelece uma conexão entre o responsável técnico e a empresa, criando uma rede de confiança. Nesse contexto, as assinaturas digitais têm ganhado destaque, oferecendo uma alternativa moderna, eficiente e segura para o processo de validação desses documentos, garantindo que a conformidade legal seja atendida sem a necessidade de papéis físicos.

Conformidade legal e homologação de terceiros

A conformidade com a legislação vigente é um dos pilares mais importantes para qualquer empresa. No Brasil, as normas contábeis e fiscais exigem que as demonstrações financeiras sejam assinadas por profissionais registrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e, em alguns casos, por auditores independentes. As empresas também devem seguir as normas da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e da Receita Federal, entre outras autoridades regulatórias. As assinaturas nas demonstrações contábeis garantem que esses requisitos sejam cumpridos.

Além disso, para garantir que as empresas estejam realmente cumprindo a legislação e evitando fraudes ou omissões de informações, a homologação de terceiros se tornou uma prática essencial. A homologação é o processo de validação e verificação dos documentos de fornecedores, parceiros e prestadores de serviço, garantindo que todas as partes envolvidas na cadeia de fornecimento ou nas relações comerciais estejam em conformidade com as exigências legais e regulatórias.

Por meio da homologação, as empresas podem analisar não apenas a regularidade fiscal e trabalhista de seus fornecedores, mas também validar a autenticidade das assinaturas nas demonstrações contábeis. Isso assegura que as informações fornecidas por terceiros são verdadeiras e que a empresa não corre riscos de se associar a parceiros fraudulentos ou que não atendem às normas legais.

Vantagens das assinaturas digitais nas demonstrações contábeis

Com o avanço da tecnologia, as assinaturas digitais e eletrônicas se tornaram uma alternativa cada vez mais comum para garantir a validade e a segurança das transações e documentos, incluindo as demonstrações contábeis. A assinatura digital é uma ferramenta criptografada que assegura a autenticidade, integridade e não-repúdio dos documentos. Ao contrário das assinaturas físicas, que podem ser facilmente falsificadas ou modificadas, as assinaturas digitais utilizam algoritmos e certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras, tornando-as muito mais seguras.

Os benefícios da utilização de assinaturas digitais nas demonstrações contábeis são claros. Em primeiro lugar, elas permitem um processo mais ágil e eficiente, eliminando a necessidade de impressão e envio de documentos em papel. Isso também reduz os custos com logística e armazenamento, além de contribuir para a sustentabilidade, ao diminuir o uso de recursos naturais.

Ademais, as assinaturas digitais oferecem maior segurança e rastreabilidade. Cada assinatura digital é associada a uma chave criptográfica única, o que significa que o documento assinado pode ser verificado a qualquer momento, sem a necessidade de autenticação de terceiros. Essa característica é particularmente importante quando se trata de auditorias e verificações de conformidade, pois facilita a validação das informações e evita a manipulação de dados.

Além disso, a utilização de assinaturas digitais pode ser integrada a plataformas de gestão, como sistemas de homologação de fornecedores e gestão de documentos, o que torna o processo mais eficiente, reduzindo erros humanos e aumentando a precisão na verificação dos dados.

Dicas para boas práticas com assinaturas digitais

Embora as assinaturas digitais sejam uma ferramenta poderosa para garantir a validade dos documentos contábeis, é fundamental seguir boas práticas para garantir sua eficácia. A primeira e mais importante prática é a escolha de uma autoridade certificadora confiável. No Brasil, existem várias entidades autorizadas a emitir certificados digitais, e é essencial que as empresas escolham uma instituição com boa reputação e que siga os padrões internacionais de segurança.

Outra boa prática é garantir que as assinaturas digitais sejam realizadas por profissionais habilitados e registrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). A utilização de certificados digitais e chaves criptográficas válidas é essencial para que as assinaturas sejam aceitas legalmente. Além disso, é importante realizar a atualização periódica dos certificados digitais para garantir que os documentos permaneçam válidos.

A gestão e o armazenamento das assinaturas digitais também devem ser feitos com cuidado. Os arquivos devem ser mantidos de forma segura e organizada, em conformidade com as políticas de governança e compliance da empresa. O uso de sistemas de gestão de documentos digitais pode ajudar a automatizar e centralizar o processo de assinatura, garantindo maior controle sobre os documentos e facilitando o acesso e a consulta futura.

Além disso, é importante que a empresa oriente seus funcionários sobre as melhores práticas de segurança cibernética. Isso inclui o uso de senhas fortes, a proteção contra ataques de phishing e a realização de auditorias periódicas para verificar se as assinaturas digitais estão sendo aplicadas corretamente e de acordo com as políticas da empresa.

LEIA MAIS: O papel do compliance na conformidade normativa: transformando riscos em oportunidades

Homologação de terceiros: garantia de segurança e conformidade

A homologação de fornecedores é um dos processos mais importantes na gestão de riscos de uma empresa. Ela envolve a verificação de documentos e informações fornecidas pelos terceiros, garantindo que atendem aos requisitos legais, fiscais, trabalhistas e de compliance. A homologação, quando realizada de maneira eficaz, contribui para a construção de uma rede de fornecedores e parceiros que estejam alinhados com as melhores práticas de governança e conformidade.

A homologação de terceiros está diretamente relacionada à verificação das assinaturas nas demonstrações contábeis. Ao validar esses documentos, a empresa tem a certeza de que as informações financeiras fornecidas pelos fornecedores são corretas e que os mesmos seguem as exigências legais. Esse processo também é essencial para evitar riscos de fraudes, que podem ter um impacto significativo na saúde financeira da empresa.

Além disso, a homologação de terceiros também está ligada à segurança da cadeia de fornecimento. Ao garantir que todos os fornecedores estejam em conformidade com as normas e regulamentações, a empresa protege não apenas sua própria integridade, mas também a de seus clientes e parceiros comerciais. A homologação também pode ser usada como uma ferramenta para monitorar e auditar o desempenho dos fornecedores, garantindo que eles mantenham a conformidade ao longo do tempo.

LEIA MAIS: Homologação de fornecedores: protestos em certidões e sua relevância para a segurança

Como garantir segurança e conformidade com assinaturas digitais?

A assinatura das demonstrações contábeis é um componente crucial para garantir a conformidade legal e a transparência financeira das empresas. Ao adotar assinaturas digitais, as empresas não apenas atendem às exigências legais, mas também aumentam a eficiência e a segurança no processo de validação desses documentos. As boas práticas na utilização de assinaturas digitais, como a escolha de autoridades certificadoras confiáveis e a manutenção de certificados atualizados, são essenciais para garantir a validade e a integridade dos documentos.

Além disso, a homologação de fornecedores e parceiros é um pilar fundamental para assegurar que a cadeia de fornecimento e as relações comerciais da empresa estejam em conformidade com as normas legais e regulatórias. A homologação, ao validar as informações financeiras e as assinaturas nas demonstrações contábeis, contribui para a segurança da empresa e a prevenção de fraudes e outros riscos financeiros.

Portanto, a combinação de assinaturas digitais em conformidade com as normas legais e a homologação de terceiros cria um ambiente seguro e transparente, permitindo que as empresas se protejam contra riscos financeiros e reforcem sua credibilidade junto aos seus stakeholders. Ao seguir essas boas práticas, as empresas garantem a integridade de seus processos financeiros e contribuem para a construção de um mercado mais seguro e confiável.

Como a Bernhoeft pode te ajudar? 

Somos pioneiros na Gestão de Terceiros, trabalhamos há 20 anos garantindo a segurança e sustentabilidade não só no momento da contratação de fornecedores, mas em todas as fases do contrato. Através de especialistas e com o uso de tecnologias avançadas, asseguramos a responsabilidade socioambiental e a segurança financeira através do processo de Homologação dos seus Fornecedores.

Para conhecer um pouco mais sobre a abrangência de nossos serviços e nossa abordagem, entre em contato conosco.

Blog escrito por: Mônica Barbosa | Analista de Gestão de Terceiros na Bernhoeft