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Por que realizar reuniões de acompanhamento com fornecedores?

Ter fornecedores aderentes aos processos da Gestão de Terceiros é um grande desafio e as empresas tomadoras não podem apenas esperar que os seus fornecedores sejam proativos nesse sentido. As empresas contratantes precisam ter boas práticas que envolvam e estimulem a aderência dos fornecedores na Gestão de Terceiros. Recentemente publicamos aqui no blog uma dessas práticas, a notificação a contratada, e hoje vamos falar um pouco sobre as reuniões de acompanhamento.

Por onde começar essa ação?

A reunião de acompanhamento é uma estratégia recomendada pela Bernhoeft, que deve ser realizada com os fornecedores classificados como críticos em termos de aderência, ou seja, aqueles fornecedores que não estão acessando o sistema de monitoramento e não estão enviando as informações necessárias para o monitoramento dos trabalhadores (dados dos colaboradores envolvidos na prestação de serviço e seus documentos). Para essa classificação, você pode estabelecer percentuais de entrega e conformidade mais adequados para a sua empresa, como por exemplo, convidar os fornecedores que possuem apenas 40% de conformidade/aderência.

Os clientes da Bernhoeft podem acessar as informações de aderência e conformidade dos fornecedores, além de outros dados relevantes de duas formas:

1- Através do relatório Gerencial, que é enviado mensalmente para os pontos focais ou;
2- Visualizando o relatório de conformidade de cada fornecedor, que são enviados afim de identificar pontos críticos e urgentes a serem resolvidos.

Utilizando esses dados, será possível identificar e listar os fornecedores com maior índice de não conformidades e atuar em cada um deles de forma personalizada, focando nas dificuldades e dúvidas dos operadores dos contratos.

Para estabelecer reuniões objetivas e eficazes, recomendamos os passos a seguir:

1. Verifique nos seus relatórios de controle, quais são os fornecedores que trazem maior risco para o negócio;
2. Sinalize aos fornecedores a necessidade da realização e comparecimento a reunião;
3. Marque a reunião com pessoas estratégicas da contratada;
4. Tenha detalhado quais são as principais não conformidades do fornecedor;
5. Entenda com o fornecedor quais as dificuldades e estabeleça planos de ações e prazos de entrega para os itens acordados;
6. Sempre elabore uma ata da reunião detalhando quais os participantes, as ações estabelecidas, prazos e responsáveis;
7. Envie a ata de reunião por e-mail ou algum outro canal de sua preferência para todos os envolvidos na reunião;
8. Acompanhe os relatórios do fornecedor para verificar a evolução da aderência e redução de não conformidades.

Em resumo, o acompanhamento e gerenciamento dos fornecedores que são pouco aderentes ou tem um alto índice de não conformidade através de reuniões estratégicas, é um método muito eficaz para a evolução dos indicadores e para trazer maior segurança ao negócio.  As reuniões podem ser realizadas por alguém da sua empresa (Gestor de Contrato) ou por um consultor dedicado, pois a evolução dos dados e das conformidades no sistema serão perceptíveis.

Caso a reunião seja realizada por um consultor terceirizado da Bernhoeft, por exemplo, recomendamos que alguém da sua empresa (contratante) também esteja presente, pois é uma forma de reforçar o compromisso com a adesão dos fornecedores as ações que promovem e melhoram a Gestão de Terceiros.

Sobre a Bernhoeft

Aqui na Bernhoeft nossos clientes recebem todo o suporte para promover o engajamento e adesão de fornecedores aos processos da Gestão de Terceiros em qualquer modalidade de monitoramento. Com mais de 19 anos de Gestão de Terceiros, possuímos processos bem definidos e profissionais qualificados com profundo conhecimento na área. Se você precisa de ajuda ou tem alguma dúvida, não hesite em entrar em contato conosco, será um prazer te auxiliar.