A gestão de terceiros pode ser dividida em várias etapas a partir das quais a empresa pode dispor de controles que auxiliam a mitigar riscos quanto às prestadoras de serviços. Uma delas é a necessidade de  formalização de contratos de prestação de serviços.

A corporação que compreende a importância da  formalização de contratos de prestação de serviços e utilizar esses controles e desenvolve processos para se resguardar de problemas futuros, consegue administrar com maior eficiência os riscos da terceirização.

Quando se fala em controle, a primeira ação que deve ser avaliada é a maneira como são documentadas operações organizacionais.

Há quem ainda acredite que formalizar acordos, compras, contratos, entre outros, é mera burocracia e serve apenas para tornar processos simples em algo complexo.

No entanto, a organização que lida com muitos parceiros e clientes precisa superar esse pensamento e buscar estruturar suas relações comerciais, priorizando a formalização de todos os acertos informais que possam envolver de alguma forma responsabilidade jurídica.

Formalização de contratos de prestação de serviços

Nesse cenário,  importância de formalizar contratos de prestação de serviços, seja com pessoa jurídica ou pessoa física, se torna essencial, pois traz consigo inúmeras questões que podem ser objeto de discórdia, ações judiciais e até prejuízos financeiros.

Na gestão de terceiros, a formalização de contrato é um mecanismo jurídico que influencia todas as ações do tomador para com a terceirizada no decorrer da prestação de serviço.

Quando firmado contrato, considerando cláusulas que resguardam a contratante frente a eventuais atitudes do fornecedor que lhe possam trazer risco, pode-se considerar que este serve de amparo e, portanto, de respaldo.

Já nos casos em que o contrato restringe-se a pactuar apenas aspectos financeiros ou técnicos ou até, em pior cenário, nem exista contrato formalizado, não haverá instrumento com força jurídica para apoiar ações mais incisivas da gestão dos fornecedores.

Entre os principais benefícios de formalizar contratos de prestação de serviços, podem-se destacar os seguintes:

1. Devida caracterização da terceirização e do seu objetivo;
2. Afirmação da responsabilidade jurídica das partes;
3. Estabelecimento de obrigações da contratada;
4. Cláusulas que exijam o cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, tributária, etc.;
5. Acordo de apresentação de documentos para a fiscalização;
6. Cláusulas que tratam sobre sansões para situações em que ocorra descumprimento de obrigações pactuadas.

Riscos da não formalização de contratos de prestação de serviços

Quando a empresa não formaliza seus contratos com as suas prestadoras de serviço pode enfrentar os seguintes problemas:

1. Falta de clareza quanto ao objetivo e os aspectos da terceirização;
2. Não alinhamento das responsabilidades jurídicas das partes;
3. Impossibilidade jurídica de exigências a contratada;
4. Não declaração dos aspectos legais a serem observados pelo fornecedor;
5. Falta de amparo jurídico para aplicar notificações, multas, retenções e distratos;
6. Maior vulnerabilidade em caso de ações trabalhistas.

Diante do exposto, é fácil afirmar que deixar de formalizar contratos é sinônimo de problemas.

As inúmeras situações com as quais as empresas se deparam exigem destas um maior nível de maturidade dos seus processos para que, assim, consigam se resguardar e ter força para obrigar suas terceirizadas a cumprirem as suas obrigações legais pelas quais a contratante também é responsável.

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