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A modernização na inspeção do trabalho tem transformado profundamente a gestão de terceiros, impulsionada por novas tecnologias que tornam os processos de auditoria mais ágeis e precisos. Com a digitalização e a automação, as empresas e fornecedores precisam se adaptar a um ambiente cada vez mais exigente, no qual a conformidade com normas trabalhistas é monitorada de forma contínua e rigorosa. 

Essas mudanças têm impacto direto na forma como as empresas gerenciam seus fornecedores. A incorporação de ferramentas tecnológicas, como plataformas de auditoria digital e verificação de documentos, oferece maior controle sobre o cumprimento das obrigações legais, reduzindo o risco de penalidades e garantindo uma gestão de terceiros mais eficiente. No entanto, essa modernização também exige que os fornecedores adotem práticas de conformidade mais rigorosas para atender às novas demandas. 

Neste blog, vamos explorar como a modernização na inspeção do trabalho impacta diretamente a gestão de fornecedores, destacando os benefícios para as empresas que terceirizam serviços e as melhores práticas para se manter em conformidade nesse cenário tecnológico. 

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O que é a modernização na inspeção do trabalho? 

A modernização da inspeção do trabalho envolve a incorporação de novas tecnologias e metodologias para monitorar e fiscalizar as condições de trabalho e a conformidade com as leis trabalhistas, mas vai além da simples automação. Enquanto a tecnologia desempenha um papel importante, especialmente com o aumento de plataformas digitais, softwares de monitoramento e sistemas de gestão, a modernização deve ser compreendida como um processo híbrido. 

As novas ferramentas, como o uso de relatórios eletrônicos, sistemas de análise de dados e a inteligência artificial, trouxeram eficiência e velocidade ao processo de inspeção. Isso permite que as empresas monitorem fornecedores e terceirizados com mais frequência e de maneira mais detalhada. 

No entanto, para evitar que essa modernização resulte em uma supervisão superficial, é necessário que ela seja complementada com auditorias físicas e inspeções presenciais, que asseguram a análise de aspectos que, muitas vezes, são difíceis de mensurar apenas por via digital. 

A modernização na inspeção não deve ser vista como um afastamento da supervisão humana, mas como um reforço. Ao aliar os benefícios da tecnologia com a expertise de profissionais que conduzem auditorias in loco, o processo torna-se mais robusto e confiável.  

Isso é especialmente relevante no cenário de gestão de terceiros, onde o comportamento de fornecedores pode variar, e a presença física no local de trabalho ajuda a garantir que as normas e regulamentações estejam sendo seguidas fielmente. 

Benefícios da modernização para a gestão de terceiros 

Para as empresas que utilizam serviços terceirizados, a modernização na inspeção traz inúmeros benefícios. Além de melhorar a conformidade, ela oferece uma série de vantagens que impactam diretamente a qualidade do serviço, a eficiência operacional e a relação com os fornecedores.

> Aumento da eficiência operacional: um dos principais benefícios da modernização é a otimização dos processos de inspeção. Com a utilização de ferramentas digitais e a combinação de auditorias presenciais, as empresas conseguem monitorar e avaliar seus fornecedores de forma mais rápida e eficiente. Isso economiza tempo e recursos, permitindo que a empresa se concentre em outras atividades estratégicas.

> Prevenção de problemas antes que ocorram: a modernização na inspeção permite que problemas sejam identificados em estágios iniciais. Com o uso de sistemas de monitoramento contínuo, a empresa pode receber alertas sobre potenciais irregularidades antes que elas se tornem grandes problemas. Isso facilita a implementação de ações corretivas de forma ágil.

> Facilidade na geração de relatórios: as plataformas digitais utilizadas na modernização oferecem relatórios automáticos e detalhados sobre o desempenho dos fornecedores. Isso facilita a geração de relatórios de conformidade, que podem ser compartilhados com stakeholders internos e externos. Essa transparência fortalece a confiança na gestão de terceiros.

> Flexibilidade e personalização: ao combinar metodologias tecnológicas com inspeções físicas, a modernização oferece flexibilidade. Cada fornecedor pode ser avaliado de acordo com suas especificidades, permitindo que as auditorias sejam personalizadas para atender às necessidades específicas de cada relação contratual.

> Mitigação de riscos trabalhistas e financeiros: a fiscalização contínua, tanto digital quanto presencial, garante que os fornecedores estejam operando de acordo com as normas trabalhistas, de segurança e regulatórias. Isso reduz os riscos de litígios trabalhistas e de multas associadas à não conformidade.

> Melhora no relacionamento entre empresas e fornecedores: a modernização dos processos desempenha um papel importante no fortalecimento das relações entre empresas e seus fornecedores. Ao operar em um ambiente que prioriza a transparência e a conformidade, as chances de mal-entendidos são minimizadas, o que favorece uma comunicação mais eficiente. Esse clima de confiança promove cooperação mútua, reduz desentendimentos e contribui diretamente para uma gestão de terceiros mais eficaz e produtiva. 

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Impactos na conformidade dos fornecedores 

A conformidade dos fornecedores é um dos pilares para garantir que os serviços terceirizados sejam executados dentro das normas e regulamentações legais, e a modernização na inspeção tem impactos profundos nesse sentido. Ao combinar ferramentas tecnológicas com auditorias físicas, as empresas conseguem uma visão mais ampla e detalhada das operações dos seus fornecedores. Os principais impactos incluem: 

Transparência e rastreabilidade aprimorados 

A modernização traz consigo o aumento da transparência nos processos dos fornecedores. As ferramentas digitais, como sistemas de gestão de contratos e monitoramento em tempo real, permitem que as empresas obtenham informações mais precisas sobre o cumprimento de normas. Isso facilita a rastreabilidade de todas as etapas de um processo terceirizado, assegurando que ele esteja de acordo com os padrões de conformidade exigidos. 

Identificação rápida de desvios 

Com a combinação de inspeções presenciais e monitoramento digital, qualquer irregularidade é rapidamente detectada. Essa agilidade em identificar problemas ajuda as empresas a tomarem medidas corretivas imediatas, reduzindo o risco de passivos trabalhistas ou de segurança. 

Redução de riscos regulatórios 

A modernização na inspeção reduz a exposição das empresas aos riscos regulatórios. Uma fiscalização mais eficiente e bem-organizada garante que os fornecedores sigam todas as leis e regulamentações vigentes, evitando problemas jurídicos e financeiros. 

Além disso, a combinação de métodos tradicionais com inovações tecnológicas cria um sistema de fiscalização mais abrangente e completo. A presença de auditores, juntamente com a capacidade de monitoramento digital, assegura uma conformidade mais rigorosa, onde os riscos de desvios ou fraudes são significativamente minimizados. 

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5 dicas para manter a conformidade na Gestão de Terceiros

Manter a conformidade dos fornecedores em um ambiente moderno e dinâmico exige uma abordagem integrada que combine a implementação de processos tecnológicos com auditorias físicas regulares. Para garantir que sua empresa continue em conformidade, é fundamental adotar as seguintes estratégias:

1. Integração tecnológica e acompanhamento presencial: a melhor forma de garantir a conformidade dos fornecedores é usar a tecnologia a seu favor, mas sem deixar de lado o acompanhamento humano. Ferramentas como sistemas de gestão de fornecedores, que monitoram em tempo real a execução de tarefas e o cumprimento de normas, são complementadas por auditorias presenciais para verificação da realidade operacional.
2. Auditorias contínuas e não apenas periódicas: uma das chaves para a conformidade eficaz é realizar auditorias contínuas e não apenas anuais ou semestrais. O monitoramento em tempo real, combinado com visitas regulares dos auditores, garante que a empresa tenha um controle constante sobre as práticas dos fornecedores. Isso evita que problemas passem despercebidos por longos períodos.
3. Capacitação dos fornecedores: outro aspecto fundamental para garantir a conformidade é investir na capacitação dos fornecedores. Ao fornecer treinamentos regulares sobre normas trabalhistas, boas práticas de segurança e governança corporativa, sua empresa ajuda os fornecedores a se manterem atualizados e dentro da conformidade.
4. Estabelecimento de indicadores de desempenho: criar indicadores claros para monitorar a conformidade dos fornecedores ajuda a identificar possíveis problemas antes que eles ocorram. KPIs (Key Performance Indicators) relacionados ao cumprimento de prazos, à segurança do trabalho e à satisfação dos trabalhadores devem ser utilizados para guiar a fiscalização.
5. Fortalecimento da comunicação e transparência: a manutenção de um canal aberto e transparente de comunicação com os fornecedores também é crucial. Isso permite que a empresa fique ciente de qualquer dificuldade ou questão que possa comprometer a conformidade, possibilitando ações preventivas antes que problemas maiores ocorram.

Participe do GRT Connect no dia 06/11, um evento online e gratuito, especialmente voltado para fornecedores. Aproveite essa oportunidade para aprofundar seus conhecimentos sobre conformidade documental e se conectar com especialistas e líderes do mercado. Juntos, vocês poderão explorar as melhores práticas, trocar experiências valiosas e aprender como aplicar estratégias eficazes em sua empresa. Não perca essa chance de se preparar para os desafios e oportunidades do setor!

Como a Bernhoeft pode ajudar?

A Bernhoeft, com seus 20 anos de experiência em Gestão de Riscos com Terceiros, oferece soluções personalizadas que garantem segurança e sustentabilidade em todas as etapas contratuais. Ao ajudar na auditoria de fornecedores e na implementação de práticas seguras, a Bernhoeft garante que cada parceiro atue de forma alinhada às expectativas da empresa e do mercado.

Além disso, os treinamentos promovidos asseguram que os fornecedores cumpram rigorosamente os requisitos documentais, resultando em maior segurança e mitigação de riscos trabalhistas e de saúde e segurança do trabalho. Entre em contato conosco.

Escrito por: Regina Vitoria Maciel de Lima | Assistente de Gestão de Riscos com Terceiros