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5 benefícios do compliance na Gestão de Terceiros
O que é compliance?
Compliance, de forma simplificada, refere-se ao cumprimento das leis, regulamentos, normas e diretrizes relevantes para as operações de uma empresa. Originado do verbo inglês “to comply”, que significa “agir de acordo com uma regra”, o conceito de compliance é amplo e se aplica a várias áreas, incluindo conformidade fiscal, trabalhista, ambiental e ética.
Compliance na gestão de riscos com terceiros
No cenário empresarial atual, onde a transparência e a ética são altamente valorizadas, a gestão de fornecedores desempenha um papel crucial na preservação da integridade de uma empresa. A integração de práticas de compliance no processo de homologação de fornecedores é fundamental para garantir que os parceiros estejam alinhados com os valores e as exigências regulatórias do mercado.
SAIBA MAIS: Homologação de fornecedores, como mitigar riscos?
Implementar um programa robusto de compliance é essencial para proteger uma empresa contra riscos legais, financeiros e reputacionais. Esse programa garante que tanto a organização quanto seus parceiros cumpram com todas as obrigações legais e éticas, ajudando a prevenir problemas que possam comprometer a continuidade e a sustentabilidade dos negócios.
No contexto da gestão de riscos com terceiros, compliance atua como um mecanismo de controle para selecionar parceiros confiáveis e evitar associações que possam afetar negativamente a integridade da cadeia de suprimentos. As práticas de compliance garantem que os fornecedores estejam alinhados com as normas e regulamentos, evitando riscos que possam surgir de parcerias inadequadas.
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Documentos cruciais para o compliance na gestão de terceiros
O processo de homologação de fornecedores envolve a análise de diversos documentos que atestam a legalidade e a integridade das operações das empresas fornecedoras. Embora a documentação exata possa variar dependendo da jurisdição e do setor, a seguir estão alguns dos principais documentos que ajudam a garantir a conformidade:
Certidões negativas de débitos
As certidões negativas de débitos são documentos importantes que confirmam a ausência de pendências financeiras do fornecedor com o governo. Essas certidões ajudam a assegurar que o fornecedor está operando dentro da legalidade e não possui dívidas que possam comprometer suas operações ou afetar a parceria. Os principais tipos incluem:
> Certidão negativa de débitos federais
Emitida por órgãos federais, esta certidão confirma que o fornecedor está em conformidade com suas obrigações fiscais federais. A obtenção deste documento é fundamental para garantir que o fornecedor não tenha pendências que possam resultar em bloqueios judiciais ou dificuldades financeiras.
> Certidões negativas de débitos estaduais e municipais
Estes documentos são emitidos por órgãos fazendários estaduais e municipais e confirmam a regularidade fiscal do fornecedor em níveis locais. A conformidade em nível estadual e municipal é tão importante quanto a federal, prevenindo litígios fiscais em diferentes jurisdições.
> Certidão negativa de débitos trabalhistas
Verifica se a empresa não possui condenações em ações trabalhistas transitadas em julgado. A ausência de dívidas trabalhistas é um indicativo de boas práticas de gestão de pessoal e reduz o risco de conflitos laborais que possam impactar negativamente a operação da empresa contratante.
A análise dessas certidões ajuda a garantir que o fornecedor possui estabilidade financeira e uma conduta ética, minimizando riscos de sanções ou interrupções nas operações da empresa contratante.
Certificado de regularidade
A certificação de regularidade é um documento que atesta o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais do fornecedor. Esse documento é crucial por diversos motivos:
- Legalidade trabalhista
Assegura que o fornecedor está em dia com suas principais obrigações trabalhistas, como o pagamento de impostos e contribuições sociais. Isso é fundamental para evitar problemas legais graves que possam surgir de uma gestão inadequada dos direitos dos trabalhadores.
- Indicador de responsabilidade
A regularidade em relação às obrigações trabalhistas é um sinal de que a empresa possui uma gestão financeira saudável. Um fornecedor que cumpre com suas obrigações fiscais e trabalhistas demonstra estabilidade e confiabilidade.
- Responsabilidade social
Cumprir com as obrigações trabalhistas é uma questão de responsabilidade social corporativa. Empresas que mantêm suas obrigações em dia demonstram um compromisso com o bem-estar de seus funcionários, o que fortalece sua imagem e reputação no mercado.
Análise de disputas trabalhistas
A análise de disputas trabalhistas é uma etapa essencial na homologação de fornecedores. Esse levantamento ajuda a identificar se a empresa fornecedora está envolvida em disputas judiciais com seus funcionários, o que pode revelar problemas internos graves, como más condições de trabalho ou não pagamento de direitos trabalhistas.
- Avaliação de riscos
Fornecedores com um número elevado de processos trabalhistas em andamento podem representar riscos significativos para a empresa contratante. Disputas frequentes podem ser um indicativo de práticas inadequadas de gestão de pessoal, que podem levar a greves, redução na qualidade dos produtos ou serviços fornecidos, ou até mesmo ao fechamento da empresa fornecedora.
- Impacto na imagem:
Associar-se a fornecedores que enfrentam problemas trabalhistas pode afetar negativamente a reputação da empresa contratante. Em setores onde a responsabilidade social é altamente valorizada, escolher fornecedores éticos e que estejam em conformidade com as leis trabalhistas ajuda a proteger a imagem da empresa perante clientes, investidores e a sociedade em geral.
Verificação de práticas éticas
A verificação de práticas éticas é uma parte crucial do processo de homologação de fornecedores. Garantir que os fornecedores não estejam envolvidos em práticas ilegais ou antiéticas é fundamental para manter a integridade da cadeia de suprimentos.
- Legalidade e ética
A associação com fornecedores que praticam trabalho escravo ou análogo ao escravo é uma violação grave dos direitos humanos e dos direitos trabalhistas. Trabalhar apenas com fornecedores que respeitam os direitos humanos e não estão envolvidos em práticas desumanas ajuda a manter a integridade da empresa e a evitar repercussões legais e reputacionais.
- Repercussão negativa:
Associar-se a fornecedores que enfrentam problemas éticos pode gerar uma repercussão negativa significativa na mídia. Isso pode levar a boicotes por parte dos consumidores e a perdas significativas de receita e reputação, além de possíveis consequências legais.
5 Benefícios de implementar o compliance na gestão de terceiros
Adotar uma abordagem rigorosa de compliance na gestão de riscos com terceiros oferece uma série de vantagens significativas para a empresa. Aqui estão cinco benefícios principais de implementar práticas de compliance:
1) Mitigação de riscos legais
Um dos principais benefícios do compliance é a mitigação de riscos legais. Através de um processo de homologação que garante que todos os fornecedores estão em conformidade com as leis e regulamentos, a empresa se protege contra possíveis litígios e penalidades.
- Prevenção de litígios: garantir que os fornecedores cumpram todas as obrigações legais reduz a probabilidade de ser arrastada para disputas judiciais. Litígios podem ser custosos e demorados, e a conformidade ajuda a evitar esses custos.
- Evitar multas: fornecedores que não estão em conformidade com regulamentações fiscais ou trabalhistas podem resultar em multas para a empresa contratante, especialmente se a legislação prevê responsabilidade solidária. Uma abordagem de compliance rigorosa ajuda a evitar tais penalidades e proteger a empresa de consequências financeiras indesejadas.
2) Proteção da reputação da empresa
A reputação é um dos ativos mais valiosos de qualquer empresa, e o compliance desempenha um papel crucial na sua proteção. Trabalhar com fornecedores que compartilham os mesmos valores éticos ajuda a proteger a empresa de associações prejudiciais.
- Construção de confiança: clientes e investidores estão cada vez mais atentos às práticas empresariais e esperam que as empresas com as quais se relacionam mantenham altos padrões éticos. Ao garantir que os fornecedores estejam em conformidade com normas e regulamentos, a empresa fortalece a confiança de seus stakeholders.
- Diferenciação competitiva: em um mercado competitivo, uma reputação ética pode ser um diferencial significativo. Empresas conhecidas por sua integridade e responsabilidade social tendem a atrair mais negócios e parcerias, além de se destacarem frente à concorrência.
3) Estabilidade operacional
A conformidade dos fornecedores contribui diretamente para a estabilidade operacional da empresa. Fornecedores que estão em dia com suas obrigações legais e financeiras são mais propensos a fornecer produtos e serviços de qualidade de forma consistente.
- Redução de interrupções: fornecedores que enfrentam problemas legais ou financeiros podem falhar em entregar produtos ou serviços conforme o combinado, causando interrupções na cadeia de suprimentos. Compliance rigoroso ajuda a selecionar parceiros mais estáveis e confiáveis, reduzindo o risco de interrupções operacionais.
- Previsibilidade e planejamento: trabalhar com fornecedores que seguem as leis e regulamentos proporciona maior previsibilidade nas operações. Isso facilita o planejamento estratégico e a manutenção de um fluxo de trabalho contínuo, essencial para a eficiência e a produtividade da empresa.
4) Fortalecimento da responsabilidade social corporativa
Implementar compliance na gestão de fornecedores demonstra o compromisso da empresa com a responsabilidade social corporativa (RSC). Isso vai além do simples cumprimento das leis e envolve um compromisso com práticas éticas e sustentáveis.
- Impacto positivo na comunidade: ao escolher fornecedores que respeitam os direitos dos funcionários e o meio ambiente, a empresa contribui para o desenvolvimento sustentável e para a melhoria das condições de vida e trabalho nas comunidades onde opera.
- Alinhamento com valores corporativos: escolher fornecedores que compartilham valores éticos ajuda a alinhar toda a cadeia de suprimentos com a missão e visão da empresa. Isso fortalece a coerência entre as práticas internas e externas da empresa, promovendo uma cultura de ética e responsabilidade.
5) Melhoria contínua e inovação
O compliance na gestão de fornecedores não apenas protege contra riscos, mas também promove a melhoria contínua e a inovação. Adotar práticas de compliance exige adaptação e aprimoramento constantes, o que pode levar a inovações nos processos e operações.
- Desenvolvimento de melhores práticas: a busca pela conformidade com regulamentações e normas pode levar ao desenvolvimento e à implementação de melhores práticas no processo de fornecimento, resultando em melhorias na qualidade dos produtos e serviços.
- Resiliência em tempos de crise: empresas que investem em compliance são mais resilientes e capazes de se ajustar rapidamente a mudanças ou crises. A capacidade de se adaptar a novas regulamentações ou desafios do mercado pode ser um diferencial importante para a continuidade e o crescimento sustentável.
Conclusão
O compliance na gestão de fornecedores é uma estratégia fundamental para proteger a empresa contra uma variedade de riscos e desafios. Implementar um processo de homologação rigoroso, que inclui a análise detalhada de documentos e práticas dos fornecedores, não apenas ajuda a garantir conformidade legal, mas também contribui para a construção de uma cadeia de suprimentos mais ética, estável e inovadora.
Ao adotar práticas de compliance, as empresas não apenas mitigam riscos legais e financeiros, mas também fortalecem sua reputação, garantem a estabilidade operacional e promovem a responsabilidade social corporativa. Em um ambiente de negócios cada vez mais complexo e regulamentado, investir em compliance é um passo crucial para garantir a integridade e o sucesso a longo prazo da organização.
CONFIRA: Procurement: como encontrar bons fornecedores
A implementação de um processo de homologação robusto e detalhado é essencial para selecionar parceiros confiáveis e evitar associações que possam comprometer a integridade da empresa. Ao integrar o compliance na gestão de fornecedores, as empresas estabelecem uma base sólida para operações eficientes e sustentáveis, protegendo-se de riscos e preparando-se para enfrentar os desafios futuros com confiança.
Como a Bernhoeft pode te ajudar?
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Escrito por: Monica Valeria Gomes Barbosa | Analista de Gestão de Riscos com Terceiros
