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Indicadores de desempenho de fornecedores
Não existe gestão de terceiros sem gestão de fornecedores. Parece uma frase extremista, mas é o que acreditamos que funciona bem. A gestão de fornecedores tornou-se uma atividade estratégica para empresas que buscam a competitividade e eficiência operacional. Uma boa gestão, além de se comprometer com a entrega de produtos e serviços de qualidade, contribui para a redução de custos, otimização de processos e mitigação de riscos.
Neste contexto, a utilização de indicadores de desempenho, ou KPIs (Key Performance Indicators), surge como uma boa ferramenta para monitorar e avaliar o desempenho dos fornecedores. Os KPIs fornecem dados mensuráveis que permitem identificar áreas de melhoria, alinhamento de expectativas e promoção de transparência nessa relação comercial.
O objetivo deste blog é passar uma visão sobre os principais indicadores de desempenho que julgamos essenciais para fornecedores, de forma que você consiga colher insights que ajudem na escolha e implementação aí na sua empresa. Vamos explorar como esses KPIs são utilizados para melhorar a gestão de terceiros, destacando os benefícios de uma abordagem estruturada e baseada em dados.
O que são Indicadores de Desempenho (KPIs) e como são utilizados na gestão de fornecedores
Indicadores de Desempenho, ou KPIs, são métricas usadas para analisar a performance de uma empresa ou de um processo específico. Na gestão de fornecedores, são usadas para monitorar e medir a atuação desses parceiros em diversas áreas, como qualidade, entrega, custo e conformidade. Os indicadores ajudam a identificar pontos fortes e fracos, permitindo uma gestão mais rápida e inteligente.
Por exemplo, um KPI comum na gestão de fornecedores é a taxa de conformidade com especificações. Esse indicador mede a porcentagem de produtos ou serviços entregues que atendem aos padrões e especificações acordadas. Se um fornecedor apresenta uma alta taxa de conformidade, isso indica que ele está entregando consistentemente produtos de qualidade, alinhados com as expectativas da empresa.
Outro exemplo é o On-Time Delivery (OTD), indicador que monitora a pontualidade das entregas. Um alto índice de OTD indica que o fornecedor está cumprindo os prazos estabelecidos, o que é importante para a manutenção do cronograma de produção e a satisfação do seu cliente final.
Benefícios reais de monitorar os indicadores de desempenho
Na prática, os indicadores de desempenho colaboram para uma relação mais transparente e alinhada com os objetivos traçados no planejamento da empresa. Para além disso, separamos alguns outros bons motivos para monitorar seus fornecedores:
Melhoria da qualidade: monitorar KPIs relacionados à qualidade, como a taxa de defeitos e a conformidade com especificações, você pode identificar rapidamente problemas e trabalhar para corrigi-los. Por exemplo, se um KPI indicar que um fornecedor tem uma alta taxa de defeitos, a empresa pode investigar a causa e implementar ações corretivas.
Aumento da eficiência: KPIs de eficiência, como o tempo de ciclo de entrega e a produtividade do fornecedor, ajudam a identificar gargalos e oportunidades de otimização. Por exemplo, se um KPI mostrar que o tempo de ciclo de entrega está aumentando, a empresa pode revisar o processo logístico e buscar soluções para agilizar as entregas.
Redução de custos: a análise de KPIs financeiros, como a variação de custo e o retorno sobre o investimento, permite que sua empresa identifique oportunidades para reduzir despesas. Por exemplo, se um KPI indicar que os custos de um fornecedor específico estão aumentando desproporcionalmente, a empresa pode renegociar contratos ou buscar alternativas mais econômicas.
Aderência a regulamentações: KPIs de conformidade apontam o nível de conformidade de um fornecedor com normas e regulamentações aplicáveis. Por exemplo, um KPI que monitora a frequência e os resultados de auditorias de qualidade pode avaliar se determinador fornecedor está atendendo aos requisitos regulatórios.
Você pode se interessar: como melhorar aderência e conformidade dos fornecedores?
Exemplos de KPIs, principais áreas e implementação
Segmento: qualidade
Indicadores de desempenho de qualidade são comumente utilizados para entender se os padrões estabelecidos pela empresa estão sendo rigorosamente atendidos pelos fornecedores, seja em relação a produtos, serviços ou atendimento. Abaixo destacamos alguns exemplos práticos:
- Taxa de defeitos: mede a quantidade de produtos ou serviços defeituosos em relação ao total entregue.
Principais áreas: manufatura, onde a qualidade dos componentes é crítica para a produção.
Implementação: colete dados sobre defeitos encontrados durante a inspeção de entrada e calcule a porcentagem de defeitos em relação ao total recebido.
- Conformidade com especificações: observa se os produtos ou serviços atendem às especificações técnicas estabelecidas.
Principais áreas: controle de qualidade
Implementação: verifique amostras de lotes recebidos contra as especificações e registrar a conformidade.
- Satisfação do cliente: mede a satisfação dos clientes finais em relação aos produtos ou serviços fornecidos.
Exemplo de Área: Atendimento ao cliente e pós-venda.
Implementação: realize pesquisas de satisfação e colha feedbacks de clientes.
Segmento: entrega
- SLA (Service Level Agreement): contrato ou acordo formal em que são definidos os níveis esperados de serviço, responsabilidades, métricas de desempenho e os critérios para a avaliação da qualidade do serviço prestado.
Principais áreas: logística e operações.
Implementação: monitore e registre as datas de entrega previstas e reais, calculando a porcentagem de entregas pontuais.
- Lead time: tempo total que o produto leva até chegar ao destino/consumidor.
Principais áreas: gestão de cadeia de suprimentos.
Implementação: registre as datas de pedido e entrega, calculando a média do tempo de entrega.
- Taxa de entregas incompletas: é o percentual de entregas que chegam incompletas ou com itens faltando.
Principais áreas: estoque e armazém.
Implementação: compare pedidos realizados com entregas recebidas, identificando discrepâncias.
Segmento: custo
- Variação: diferença entre o custo previsto e o custo real de aquisição dos produtos ou serviços.
Principais áreas: Compras e finanças.
Implementação: compare os custos orçados com os custos reais registrados, analisando as variações.
- Custo total de propriedade (TCO): custo total de adquirir, operar e manter os produtos ou serviços ao longo do seu ciclo de vida.
Principais áreas: gestão financeira.
Implementação: calcule todos os custos associados, incluindo aquisição, operação e manutenção.
- Retorno sobre o Investimento (ROI): avaliação financeira do retorno obtido em relação ao investimento realizado nos fornecedores.
Principais áreas: finanças e gestão de projetos.
Implementação: calcule o ROI comparando os benefícios obtidos com os custos totais de investimento.
Segmento: flexibilidade
- Tempo de resposta a mudanças: observa o tempo necessário para um fornecedor ajustar-se a mudanças nas demandas ou especificações.
Principais áreas: planejamento de produção e desenvolvimento de produtos.
Implementação: meça o tempo desde a solicitação de mudança até a adaptação efetiva.
- Capacidade de customização: habilidade do fornecedor em fornecer produtos ou serviços personalizados conforme as necessidades específicas.
Principais áreas: desenvolvimento de produtos e marketing.
Implementação: avalie a disponibilidade e o tempo necessário para implementar personalizações solicitadas.
- Flexibilidade de volume: capacidade do fornecedor de ajustar o volume de fornecimento conforme variações na demanda.
Principais áreas: gestão de estoque e planejamento de demanda.
Implementação: monitorar a habilidade do fornecedor em aumentar ou reduzir volumes de fornecimento conforme necessário.
Abaixo um spoiler da nossa planilha de Gerenciamento de Riscos para exemplificar tudo que abordamos até aqui!
