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7 setores impactados pela Gestão de Terceiros
Diversos setores podem ser impactados pela Gestão de Terceiros. Qualquer empresa que precise de ajuda externa para desempenhar suas funções, deve contar com a GRT para garantir um processo fluido e resguardado. Nesse texto destacamos 7 segmentos que puderam contar com o nosso trabalho e conseguiram alavancar seus produtos/serviços de maneira segura e em conformidade com a legislação.
Indústria Química Farmacêutica
Nosso cliente é uma indústria química farmacêutica, uma das maiores fabricantes de medicamentos do Brasil. Iniciamos nosso projeto em 2017, com os serviços de homologação de fornecedores, mobilização e gerenciamento dos riscos envolvendo os documentos trabalhistas e previdenciários.
Os dados iniciais do projeto eram:
5.390 colaboradores analisados;
210 fornecedores monitorados;
166.939 documentos solicitados.
No decorrer do trabalho visualizamos algumas melhorias significativas. Com o processo mais digital, foi possível aumentar o resgate dos documentos para auditorias. Antes, os documentos eram arquivos físicos.
O ponto eletrônico foi um grande passo. Antes o cartão era manual e após o nosso gerenciamento, implantamos a marcação eletrônica, gerando mais assertividade e segurança para o contratante. Os ganhos não pararam por aí.
Após um diagnóstico, identificamos erros nos documentos acessórios. Isso acarretava perda financeira, problemas com o cliente e processos judiciais. Depois dessa análise, o fornecedor pôde trocar de contabilidade.
Em relação à aderência e conformidade, os números são marcantes! Para entrega dos fornecedores, a aderência do nosso cliente era de 96,03% enquanto a do mercado girava em torno de 80%. Para conformidade dos documentos enviados, a aderência do nosso cliente era de 91,33%, enquanto a do mercado batia 75%.
O trabalho de homologação de fornecedores é o processo que avalia, sob diversos aspectos, um fornecedor. São vistos itens como balanço patrimonial, certidões, dependência econômica de clientes, questões ambientais, entre tantos outros. O objetivo é entender se aquele fornecedor traz algum risco para a sua operação.
Já na mobilização, atuamos no gerenciamento dos documentos necessários para a liberação do acesso de funcionários terceirizados à empresa. Assumimos desde o recebimento eletrônico da documentação de segurança e medicina do trabalho, bem como a permissão de acesso junto ao sistema de controle de entrada de sua organização. É um trabalho que pode parecer simples, mas envolve o risco alto.
Lubrificantes e especialidades
Nosso segundo segmento está na área de lubrificantes e especialidades. Tem origem brasileira, atuação internacional, é uma das maiores produtoras e distribuidoras de lubrificantes e óleos básicos da América do Sul, presente também na Europa e nos Estados Unidos.
Para eles, desenvolvemos o trabalho de mobilização e gerenciamento dos riscos envolvendo os documentos trabalhistas e previdenciários. O início do projeto se deu lá em 2018.
No primeiro ano de projeto, em 2019, observamos 35 novos processos, sendo 19 envolvendo fornecedores monitorados, isso representava 54% do total. Nos anos posteriores, com a gestão de riscos cada vez mais atuante, o resultado de entrega e conformidade chegou ao nível ideal: 0 processos para fornecedores monitorados.
Em 2022, dos 17 fornecedores monitorados, apenas um acionou o cliente na justiça. Esse número representa 6% da base de fornecedores monitorados. Esses números exemplificam que quanto maior a maturidade da Gestão de Terceiros, menor são as chances de processos trabalhistas.
Resumindo:
2019 – 24%
2022 – 6%
Um trabalho a longo prazo, mas que gera resultados.
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Telecomunicações
Nosso cliente é uma das maiores operadoras de TV por assinatura via satélite do país. Distribui a programação 100% digital para os seus clientes, em todo o território nacional. Possui mais de5 milhões de cliente, que representam mais de 28% dos assinantes de TV paga no Brasil. Iniciamos o projeto com esse grande cliente no ano de 2018, com os serviços do módulo análise trabalhista e previdenciário.
Naquele momento existiam 2.272 processos. No primeiro ano de projeto (2019) tivemos 1.611 processos abertos. Uma queda já significativa. No segundo ano de projeto, notamos uma redução para 1.372, caindo 15% o volume de novos processos.
No terceiro ano fechamos com 978 novos processos, representando uma redução de 39% em relação aos abertos em 2019. No quarto, fechamos com 555 processos, representando uma redução de 66% em relação ao número de 2019. Dos 555 processos, apenas 25% eram de fornecedores monitorados.
Se considerarmos o total dos 4 anos (2019 a 2022), temos 4.516 processos e apenas 23% são de terceiros monitorados. Dos 368 fornecedores monitorados em 2022, apenas 31 acionaram o cliente em processos trabalhistas, representando 8% da base de fornecedores monitorados.
De acordo com o cliente, o spend trabalhista também teve impactos e se manteve congelado desde o 1º ano de projeto até então, com valor de R$1.500.000.
Agroindústria do setor sucroenergético.
Nosso cliente é uma grande indústria do setor sucroenergético que cultiva, produz e entrega alimentos de origem natural e sustentável para diversos países ao redor do mundo.
Durante a visita do Ministério do Trabalho, foi identificado que alguns terceiros atuavam com falhas no quesito conformidade. O que gerou exposição negativa e relevantes prejuízos financeiros para o nosso cliente. Esse fato não era de seu conhecimento.
Cientes dos problemas e dos riscos, entenderam a necessidade de organizarem um projeto que implantasse o processo de contratação e acompanhamento dos seus prestadores. Foi nesse momento que surgiu a parceria conosco.
O início do projeto começou em 2018 aplicando homologação mobilização e análise trabalhista. Inicialmente
Trabalho realizado
Nosso primeiro passo foi realizar workshops com a equipe interna e com os fornecedores, a fim de explicar as novas diretrizes desse novo projeto e obter o engajamento necessário. Depois foram organizados treinamentos para os fornecedores com o intuito de mitigar dúvidas a respeito das funcionalidades com as plataformas implantadas.
Depois de dois anos do projeto inicial foi realizado uma kaizen interna para entender as dificuldades do processo ou ajustes nos fluxos das informações e uma pesquisa de satisfação para saber dos clientes da usina o que precisava ser otimizado. Identificamos 36 ações de melhoria.
O resultado se deu após 5 anos do projeto. Observamos uma redução de 96% de ações judiciais. Foram de 52 para 2 processos ao ano. A empresa atingiu um de seus propósitos que era a mitigação de passivos trabalhistas.
Além disso, os riscos de exposição frente as contratações foram reduzidas. Isso foi provado após visita do Ministério do Trabalho, quando não houve nenhum apontamento de irregularidades. Atualmente, a empresa também tem realizado diversos benchmarking com outras usinas espalhando as práticas conquistadas ao longo desses anos e, é claro, se tornando referência no assunto.
Empresa de energia
Nosso cliente é uma usina localizada no estado de São Paulo, conta com aproximadamente 3 mil colaboradores e um rigoroso padrão de qualidade na produção de açúcar e etanol. Além disso, gera energia elétrica a partir da queima do bagaço da cana, que garante o consumo interno e a comercialização do excedente ao sistema interligado nacional.
Para eles, começamos em 2017 com o serviço de mobilização. Nesse período, chamado de entressafra, triplicava o número de contratados terceirizados, além de empresas novas que não conheciam o processo de mobilização.
Por isso, muitos contratados tinham dificuldades em ser aderentes ao processo de mobilização e, até que conseguissem a regularização, demorava bastante, acaba impactando o cronograma de manutenção e prevenção dos equipamentos
Trabalho realizado
Construímos uma estratégia de inclusão de recursos dedicados. O objetivo era a maior aproximação, comunicação e treinamento. Além disso, conseguiríamos unir os gestores aos contratados. Tudo por meio de ações preventivas e engajamento. O trabalho durou de 6 meses e diversos ganhos em relação as safras anteriores.
O percentual de aderência e conformidade ao processo de mobilização aumentou 30%, atingindo 90% de conformidade total. Foi constatado, também, um aumento de 25% do número de contratados que foram aprovados já na primeira análise.
Essas ações fizeram com que os contratados fossem mais aderentes e mais assertivos no input das documentações, o que contribui para uma redução de tempo médio total das aprovações. A estratégia adotada fez com que o nosso cliente alcançasse a primeira entressafra sem nenhum impacto nas operações e todos os cronogramas de intervenção e manutenção não sofressem atrasos. Além de tudo isso, esse resultado trouxe reconhecimento por diversos diretores regionais.
Concessionária de Transporte Ferroviário
Nosso cliente é uma empresa carioca que opera trens urbanos desde 1998. Tem forte presença na região metropolitana como Duque de Caxias, Nova Iguaçu, Nilópolis, Mesquita, Belford Roxo e tantos outras. São 201 trens em operação, 104 estações e 735 mil passageiros beneficiados em seu dia histórico.
A empresa tem uma forte conexão com a melhoria constante, com seu crescimento no segmento, conta com um time bem estruturado e apoio de fornecedores que desempenham um papel importantíssimo dentro de toda essa operação.
Mas, alguns terceirizados estavam sofrendo acidentes graduais, isso fez com que a empresa buscasse urgentemente apoio e implantação da gestão de terceiros.
Trabalho realizado
Primeiro, implantamos a gestão de terceiros na empresa. Como parte dela, realizamos uma análise da documentação de todos os terceiros que já trabalhavam ou que gostariam de ingressar na empresa com o objetivo de mitigar todos os riscos envolvidos nesse curso.
Como todo novo processo, encontramos resistência por parte dos gestores para implantar uma cultura de GRT, mas para esse ponto, conseguimos uma solução eficaz: lançamos um concurso de segurança de trabalho que premiava e classificava as empresas terceiras de acordo com a sua pontuação na gestão de terceiro em nível ouro, prata ou bronze.
Além dessas melhoras, definimos reuniões mensais com os representantes das empresas contratadas para tratar de itens de segurança. O resultado foi impressionante.
Observamos uma integração absoluta com o sistema. Os terceiros entenderam melhor os riscos enfrentados no trabalho com a empresa. Sentimos, também, que a confiança das terceirizadas com o nosso cliente aumentou consideravelmente. Os terceiros passaram a procurá-los para propor soluções nos riscos de acidente de trabalho.
Na prática, reduzimos o número de acidentes, com isso aumentamos a produtividade na empresa. Além, é claro, de uma economia de R$2 milhões ao ano.
Administradora de Shoppings
Nosso cliente é uma renomada administradora de shoppings em São Paulo, fundada na década de 50. É uma referência em locação de espaços empresariais, industriais e escritórios de todos os tamanhos. Sua missão é oferecer instalações comerciais em que o cliente possa estabelecer seu negócio e prosperar.
Iniciamos nosso projeto em 2020, em meio à pandemia da Covid-19, com o trabalho de auditoria em campo, que consiste em visitar o local onde os serviços dos terceirizados são feitos, com o objetivo de avaliar, sob diferentes aspectos, toda a situação dos trabalhadores e identificar riscos para a empresa contratante.
Para este trabalho, preparamos um checklist robusto com os pontos essenciais a serem investigados, incluindo verificações sanitárias.
Situação
Em 2022, nosso cliente foi surpreendido por uma fiscalização do Ministério do Trabalho que aplicou duas multas para os shoppings administrados por eles. Na punição foram registradas irregularidades sanitárias. O cliente prontamente entendeu que aquilo estava incorreto, pois ao longo da pandemia garantiu que os terceirizados tivessem condições sanitárias adequadas e contratou as auditorias para assegurar.
Com essa certeza, buscou evidências que comprovassem essas medidas, então encontrou os nossos checklists e parecer realizados em 2020. Eles serviram como base para comprovar que todos os processos estavam regulares e em conformidade com a legislação. Resultado: as duas multas foram canceladas.
Retrospectiva
Ao longo do texto identificamos sete segmentos que contaram a nossa Gestão de Terceiros e conseguiram alcançar os objetivos traçados no início do projeto. Passamos por indústria química, lubrificantes e especialidades, telecomunicações, agroindústria, energia, transporte ferroviário e administradora de shoppings.
São empresas grandes que tem como apoio funcionários terceirizados e fornecedores que precisam de atenção e comprometimento. Sabemos que a legislação trabalhista deixa bem claro a responsabilidade de todas as partes envolvidas em um contrato, portanto é preciso se resguardar por meio de análise preventiva, acompanhamento mensal e gestão eficiente.
Os cases de sucesso falam das nossas frentes de atuação e como nós atuamos, algumas vezes de maneira preventiva, identificando possíveis falhas e corrigindo a tempo, outras vezes implementando uma gestão de terceiros que fosse capaz de reverter problemas que estavam em curso.
