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A importância da auditoria de QSMS na Gestão de Terceiros
Diante do cenário cada vez mais dinâmico dos negócios, em que as organizações buscam constantemente otimizar suas operações e garantir altos padrões de qualidade, saúde, meio ambiente e segurança (QSMS), a gestão de terceiros emerge como um componente vital.
As empresas comumente realizam parcerias estratégicas para estenderem as operações de maneira eficiente. Nesse contexto, a terceirização de serviços surge como uma alternativa para o atendimento a demandas específicas, através de fornecedores especializados em determinadas funções.
Sob essas condições, a auditoria de QSMS revela-se como uma ferramenta indispensável para assegurar que os altos padrões estabelecidos pela organização se estendam de maneira consistente às atividades de terceiros, uma atividade que pode ser exercida por meio da mobilização de fornecedores. Essa abordagem não apenas fortalece a confiança dos stakeholders, mas também mitiga riscos potenciais, criando uma sinergia entre a busca pela excelência operacional e a gestão de parceiros externos.
O presente artigo tem como finalidade explorar a importância da auditoria de QSMS na Gestão de Terceiros, destacando desde os conceitos iniciais e os procedimentos que envolvem esse processo, perpassando pelas normas aplicáveis, até a análise dos riscos e penalidades associados ao não cumprimento das normas de segurança. Abordaremos também a importância das políticas, dos procedimentos e da cultura de segurança para o sucesso da auditoria. Ademais, discutiremos sobre os feedbacks e melhoria contínua.
Continue a leitura e obtenha uma compreensão aprofundada sobre os aspectos cruciais da auditoria de QSMS.
O que é uma auditoria de QSMS?
A auditoria de QSMS refere-se a um processo meticuloso e crítico, concentrando-se na análise aprofundada no âmbito do Sistema de Gestão Integrada de Qualidade, Saúde, Meio Ambiente e Segurança. Esse sistema representa um conjunto de normas e práticas cuidadosamente adotadas por organizações com o propósito específico de salvaguardar a integridade e promover a eficácia de seus processos.
Essa abordagem estratégica visa não apenas a conformidade com regulamentações, mas também a criação de uma cultura organizacional robusta que prioriza a excelência em todas as facetas das operações empresariais. No cerne dessas práticas, são pilares fundamentais:
Qualidade (Q): compreende a gestão da qualidade dos produtos e/ou dos serviços ofertados, garantindo que eles atendam ou superem as expectativas dos clientes.
Saúde (S): envolve os aspectos relacionados à saúde ocupacional e à promoção de ambientes laborais seguros para os trabalhadores.
Meio Ambiente (M): diz respeito à gestão ambiental, buscando a minimização do impacto das atividades da organização no meio ambiente.
Segurança (S): refere-se à gestão da segurança do trabalho com o intuito de mitigar os riscos presentes no ambiente laboral, prevenir os incidentes e acidentes e promover a integridade física dos trabalhadores.
Nesse ínterim, a auditoria de QSMS é um processo de avaliação sistemática, podendo ser conduzida por auditores internos ou externos, a depender da natureza e finalidade da inspeção. O principal objetivo é averiguar se o Sistema de Gestão Integrada (SGI) está em conformidade com as normas aplicáveis e se está sendo implementado de forma eficaz.
Desse modo, a auditoria de QSMS desempenha um papel crucial na garantia de que determinada organização está em conformidade com a legislação pertinente, cumprindo suas responsabilidades em termos de qualidade, saúde, meio ambiente e segurança, fortalecendo a melhoria contínua e sustentabilidade organizacional.
Normas aplicadas à auditoria de QSMS
As normas aplicáveis à Auditoria de QSMS têm por finalidade estabelecer padrões, diretrizes e critérios para os pilares fundamentais das organizações.
As normas ISO (Internacional Organization for Standardization) desempenham um papel central nesse contexto, fornecendo diretrizes internacionalmente reconhecidas para os sistemas de gestão. À auditoria de QSMS, se aplicam as seguintes normas ISO: 9001, focada na melhoria contínua e satisfação do cliente; 14001, voltada à minimização do impacto ambiental e promoção da sustentabilidade organizacional; e 45001, que estabelece requisitos para um Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO).
Dentre as normas ISO relevantes para a auditoria de QSMS, destacamos a ISO 45001, que trata especificamente da gestão da segurança e saúde ocupacional. Esta norma estabelece os requisitos para sistemas de gestão de saúde e segurança no trabalho, fornecendo uma estrutura abrangente para identificação, controle e mitigação de riscos ocupacionais.
Sua aplicação é fundamental para as organizações que buscam assegurar ambientes de trabalho seguros e saudáveis. Além das normas ISO, no contexto brasileiro, as Normas Regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) são cruciais, uma vez que definem requisitos específicos para diferentes aspectos da saúde e segurança no trabalho.
A sinergia entre normas internacionais, como a ISO 45001, e normas nacionais, como as NRs, proporciona um arcabouço robusto para a auditoria de QSMS, assegurando que as organizações atendam aos requisitos globais e locais em suas práticas de gestão integrada. Isso não apenas fortalece a segurança e a saúde no ambiente de trabalho, mas também reforça a credibilidade e a responsabilidade social das organizações.
Como sucede o processo de auditoria de QSMS
Conforme a ISO 45001, a auditoria é um processo “sistemático, independente e documentado para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente, para determinar até que ponto os critérios de auditoria são atendidos”. Além do conceito de “auditoria”, a ISO 45001 detalha sobre auditorias internas, que correspondem às auditorias conduzidas “pela própria organização ou por uma parte externa em seu nome”.
De acordo com a norma, as auditorias internas devem ser realizadas periodicamente em intervalos pré-estabelecidos, de modo que consiga fornecer informações valiosas sobre o SGSSO – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional.
Essas informações devem dar conhecimento acerca da conformidade do SGSSO com os requisitos definidos pela própria organização para o seu sistema interno, o que inclui as políticas e os objetivos, além da efetividade da sua implementação.
O programa de auditoria interna deve seguir os seguintes passos:
1. Definição de critérios e escopo das auditorias;
2. Escolha dos auditores. É crucial capacitar os auditores escolhidos a fim de tenham conhecimento das suas responsabilidades e do processo de auditoria, visando garantir que a inspeção será realizada de forma objetiva e imparcial;
3. Coleta de evidências. Nessa etapa, o auditor reúne informações relevantes e confiáveis para avaliar se os controles internos estão funcionando conforme planejado e se as práticas estão em conformidade com os padrões e regulamentos estabelecidos;
4. Execução da auditoria propriamente dita. Nessa etapa são postas em prática as ações definidas no escopo da auditoria;
5. Divulgação e comunicação dos resultados obtidos aos gestores, trabalhadores e demais partes interessadas;
6. Realização de medidas corretivas a fim de sanar as não conformidades identificadas;
7. Registro e guarda das informações obtidas no processo de auditoria. Nessa etapa, é elaborado um relatório global. As informações devem ser documentadas a fim de comprovação da auditoria realizada.
É importante ressaltar que a ISO 45001 determina que a organização tomadora de serviço tenha controle das funções e processos realizados pelos trabalhadores terceirizados, integrando-os ao seu Sistema de Saúde e Segurança Ocupacional.
Dado isso, é de suma importância que a empresa contratante avalie a capacidade dos seus fornecedores em atender os requisitos dos regimentos internos, fiscalize seus fornecedores no tocante ao cumprimento das normas específicas e auxilie os terceiros durante toda a prestação de serviço, identificando oportunidades e implementando melhorias no processo.
Riscos e penalidades do não cumprimento às normas de segurança
A obtenção de certificações ISO normalmente não é obrigatória por lei, assim, caracteriza-se como uma escolha estratégica para muitas empresas. Muitas organizações buscam a certificação ISO para demonstrar o compromisso com a qualidade e segurança, o que pode resultar na melhoria da reputação, abrindo oportunidades de negócios.
Desse modo, a certificação ISO é mais vista como um diferencial competitivo do que como uma obrigação legal, tendo em vista que reflete a responsabilidade e o engajamento da organização com a conformidade com padrões reconhecidos internacionalmente. Por outro lado, as Normas Regulamentadoras devem, obrigatoriamente, ser plenamente atendidas.
O não cumprimento das normas, sejam as ISOs ou as NRs podem acarretar uma série de riscos e/ou penalidades. Dentre eles, podemos destacar os riscos para a segurança e saúde ocupacional, tendo em vista o aumento da exposição aos riscos ocupacionais e, consequentemente, a tendência de aumento de acidentes e doenças do trabalho.
O impacto na qualidade do trabalho é outro fator imponente, uma vez que pode acarretar a diminuição da qualidade dos produtos e serviços ofertados devido à falta de conformidade com padrões de qualidade e segurança. Diante desse cenário, o impacto financeiro é inevitável, considerando os custos adicionais gerados pela correção de não conformidades, retrabalho, compensação aos trabalhadores afetados, pagamento de multas e possíveis processos judiciais.
Ademais, é importante ressaltar que, além dos impactos negativos já mencionados, os danos à reputação empresarial podem ser irreparáveis, considerando a perda de confiança por parte dos clientes, fornecedores e demais stakeholders. Por conseguinte, a perda de competitividade configura outro reflexo do não cumprimento às normas, principalmente em setores em que essas normas são críticas.
Outrossim, as consequências legais podem resultar em penalidades e multas e, em casos graves, as autoridades reguladoras e fiscalizadoras podem ordenar a suspensão das atividades até que a empresa esteja em conformidade com as normas.
Políticas, procedimentos e cultura de segurança
Conforme visto no tópico anterior, o não cumprimento às normas podem acarretar prejuízos irreparáveis às organizações. Para que isso não ocorra, é importante que as empresas adotem políticas e procedimentos, além de fomentar a cultura de segurança. Aqui estão algumas diretrizes para alcançar esses objetivos:
· Comprometimento da liderança: a liderança deve demonstrar um compromisso claro com a segurança, incorporando-a aos valores e objetivos estratégicos da organização.
· Desenvolvimento de políticas de segurança: crie políticas claras e abrangentes alinhadas aos requisitos normativos e comunicá-las eficazmente a todos os níveis da empresa.
· Estabelecimento de procedimentos operacionais: desenvolva procedimentos práticos para mitigar riscos específicos, garantindo sua compreensibilidade e aplicabilidade.
· Treinamento e conscientização: implemente programas de treinamento regulares e campanhas para garantir a compreensão dos riscos e das práticas seguras.
· Participação dos colaboradores: incentive ativamente a participação dos colaboradores na identificação de riscos e sugestões de melhorias.
· Reconhecimento e incentivos: reconheça e recompense práticas seguras para motivar e destacar comportamentos exemplares.
· Avaliação e melhoria contínua: realize auditorias regulares para avaliar a eficácia das políticas e procedimentos, utilizando feedbacks para melhorias contínuas.
· Integração com o gerenciamento de desempenho: integre métricas de segurança no sistema de gerenciamento de desempenho para avaliar e incentivar práticas seguras.
O ciclo da auditoria de QSMS: feedback e melhoria contínua
O ciclo da auditoria de QSMS é um processo contínuo que envolve a avaliação dos resultados obtidos no processo de auditoria e a identificação e implementação de pontos de melhoria. Entender e instaurar o ciclo da auditoria é crucial para assegurar que esse processo não seja meramente uma verificação de conformidade, mas também uma valiosa oportunidade de impulsionar melhorias contínuas.
A análise dos resultados obtidos deve ir além da identificação de problemas, buscando identificar oportunidades tangíveis de aprimoramento do Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacionais e, por consequência, do Sistema de Gestão Integrada. Com base nas conclusões da auditoria, são desenvolvidos planos de ação específicos e realistas, direcionados a corrigir as não conformidades detectadas, além de endereçar áreas em que melhorias podem ser implementadas para elevar os padrões de QSMS.
As ações de melhoria contínua podem envolver a inclusão de novas tecnologias às operações, captação de sugestões dos trabalhadores acerca das atividades desenvolvidas, aprimoramento dos conhecimentos acerca da saúde e segurança ocupacional levando em consideração as particularidades da organização, fomento a novas competências e habilidades aos trabalhadores, estudo dos recursos e de como podem ser mais bem alocados, análise dos fluxos de trabalho a fim de simplificar e agilizar processos internos, dentre outras medidas que se adequem melhor à realidade da empresa.
A implementação das melhorias deve ser cuidadosamente supervisionada para garantir eficácia ao longo do tempo. O acompanhamento contínuo das ações corretivas e preventivas, integrado ao ciclo de melhoria, possibilita ajustes conforme necessário. Essa abordagem não só fortalece a conformidade com as normas, mas também fomenta uma cultura organizacional que valoriza a aprendizagem contínua e adaptação às demandas do ambiente empresarial e práticas de QSMS.
Como a Bernhoeft pode ajudar?
A complexidade das operações empresariais muitas vezes requer parceiras estratégicas com especialistas em gestão de riscos. A Bernhoeft desempenha um papel crucial ao avaliar as documentações relativas à saúde e segurança dos fornecedores de trabalhadores terceirizados, oferecendo uma análise especializada na conformidade com as normas de SST. A expertise da nossa consultoria oferece um subsídio consistente para a realização de auditorias, uma vez que realizamos a análise documental dos trabalhadores terceiros conforme legislação pertinente. Entre em contato conosco e entenda como podemos te auxiliar!
Autoria: Daniela Siqueira | Assistente de Gestão de Terceiros
