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Existem vários motivos pelos quais as empresas procuram os serviços, assistência e produtos oferecidos por fornecedores terceirizados. Algumas empresas necessitam fortemente de empresas terceirizadas para ajudar a colocar produtos no mercado com mais rapidez, bem como para executar operações ou fornecer outros serviços críticos. 

O gerenciamento de fornecedores terceirizados que prestam serviço em empresas consiste em todos os processos necessários para que uma empresa monitore e gerencie as interações com seus fornecedores terceirizados. No entanto, gerenciá-los pode ser uma tarefa burocrática, estressante e demorada, especialmente para os proprietários de negócios e líderes de empresas. 

Neste artigo, vamos explorar o mundo dos fornecedores terceirizados que trabalham alocados nas empresas. Vamos falar sobre o que são, como contar com a ajuda de profissionais de gerenciamento de fornecedores terceirizados e como este serviço pode beneficiá-los, além de tirar de suas mãos tarefas de gerenciamento e comunicações, permitindo que você se concentre no que é mais importante para sua empresa. 

Riscos associados à relação com terceiros 

Qualquer produto ou serviço fornecido por uma empresa ou pessoa fora da força de trabalho da sua organização pode ser considerado um fornecedor terceirizado, consequentemente, os produtos ou serviços que não são desenvolvidos e fornecidos internamente pela sua empresa provavelmente vêm de um serviço de fornecedor terceirizado. 

A contratação de prestadores de serviço é garantida por lei tanto para atividades secundárias como para atividades principais. No entanto, o prestador de serviço tem certas obrigações no contrato. O Artigo 13.429 de 2017, Artigo 4B afirma o seguinte:

§5º A empresa contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que ocorrer a prestação de serviços, e o recolhimento das contribuições previdenciárias observará o disposto no art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991.”

Desta forma, caso a empresa contratada para realização dos serviços terceirizados não cumpra com suas obrigações trabalhistas, a contratante terá responsabilidades sobre aquilo. 

Os relacionamentos com terceiros, no entanto, também apresentam uma série de riscos para uma organização, incluindo riscos regulatórios, de reputação, de segurança da informação, de segurança e saúde do trabalho e financeiros. Para gerir esses riscos, as empresas precisam desenvolver práticas sólidas de gestão de fornecedores e implementar sistemas de gestão de riscos de fornecedores. 

Os problemas relacionados com a segurança e saúde dos terceirizados podem ser agravados pela falta de mão-de-obra qualificada e experiente, pelo baixo perfil das pequenas empresas envolvidas e pela baixa frequência com que são inspecionadas, conduzindo a um emprego menos seguro e também mais susceptível de ser ilegal. Além disso, uma vez que os fornecedores terceirizados executam seu trabalho nas instalações do cliente, eles podem estar expostos a riscos desconhecidos, como agentes biológicos, produtos químicos ou ruído. 

Para evitar os riscos citados acima, existem ações que as empresas contratantes podem tomar, principalmente ligadas a monitoria do serviço e do prestador: 

• Auditoria no local do serviço: quando o serviço prestado não é na local sede da empresa contratante, é importante que sejam realizadas vistorias do local, para verificar as condições de segurança, higiene e salubridade.
• Relacionamento: pelo tempo em que os serviços serão prestados, os funcionários terceirizados são parte da empresa, desta forma, manter um relacionamento é importante. Isso funciona tanto para entender como é a realidade e o serviço daquele funcionário como para deixar claro questões culturais e de política da empresa.
• Análise e controle de documentos de terceiros:  a análise e controle da documentação dos terceiros é a principal forma de uma empresa contratante garantir a confiabilidade da contratada e atestar que havia esse tipo de fiscalização. Aqui podem ser feitos diversos controles e solicitados documentos tanto de funcionários como os gerais da empresa, para manter a confiança e tranquilidade na prestação de serviços.
• Emissão de crachá: tendo a possibilidade de imprimir o crachá contendo as informações das NR’s que o funcionário recebeu treinamento e a validade dessas NR’s, bem como o ASO são práticas que auxiliam no acompanhamento do status de não conformidade do funcionário e auditorias a qualquer momento.
• Relatórios de entrada na portaria: auxilia no envio de alerta prévio de validade do documento bem como no envio de relatórios de status do funcionário para fornecedores e gestores, além de ter um acompanhamento diário dos funcionários mobilizados. 

Benefícios da Gestão de Terceiros para fornecedores 

O gerenciamento profissional de fornecedores pode monitorar suas atividades e práticas de segurança, garantindo que cumpram os padrões de segurança da empresa contratante, protegendo sua reputação e garantindo a eficácia do cumprimento dos requisitos legais. 

Terceirizar os recursos de gerenciamento de fornecedores é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade e eficiência geral tanto do próprio fornecedor e a sua empresa. É um serviço que garante que sua ambas as partes recebam e utilize apenas os recursos mais necessários para impulsionar seus negócios, bem como verificar a conformidade perante a legislação.  

Abaixo estão alguns dos maiores benefícios do gerenciamento eficaz de fornecedores terceirizados: 

• Mitigação de riscos: fornecedores terceirizados podem apresentar vários riscos a uma empresa, como violações de dados, interrupções na cadeia de suprimentos e problemas de conformidade regulatória. O gerenciamento eficaz de fornecedores ajuda a identificar, avaliar e mitigar esses riscos, garantindo ambos estejam adequadamente preparados para enfrentar desafios potenciais.
• Eficiência de custos: o gerenciamento adequado de fornecedores permite que as empresas negociem melhores preços e condições, levando a maiores economias de custos. O gerenciamento também afina os processos de aquisição, reduzindo os riscos de pagamentos indevidos, duplicação de faturas e outros problemas financeiros.
• Maior foco nas competências essenciais: a terceirização de certas funções para fornecedores terceirizados permite que uma empresa concentre seus recursos internos e conhecimentos em suas competências essenciais e objetivos estratégicos, em vez de ficar atolada em atividades periféricas.
• Conformidade regulatória: muitas indústrias têm regulamentações e requisitos de conformidade rígidos. O gerenciamento eficaz de fornecedores garante que os fornecedores atendam a esses padrões e sigam as regras aplicáveis, reduzindo o risco de questões legais e regulatórias.
• Gestão de reputação: as ações de fornecedores terceirizados podem afetar a reputação de uma empresa. Ao selecionar e gerenciar fornecedores cuidadosamente, uma empresa pode manter uma imagem positiva e evitar associações negativas, assim como o fornecedor passa a ter uma boa reputação por zelar pelas regras da contratante. 

Desafios comuns na implementação da gestão de riscos 

A gestão de riscos está se tornando mais difícil nos dias de hoje e empresas de todo o mundo estão implementando novos métodos pois os documentos variam de acordo com o risco da atividade do funcionário, cada documento possui validade diferente a gerenciar e é preciso ter agilidade na liberação de acesso sem comprometer a segurança da empresa e do funcionário terceirizado. 

Um dos maiores problemas enfrentados pelos líderes de risco em todo o mundo envolve mudanças no risco do consumidor. Os líderes também precisam saber como medir esses riscos para poderem tomar melhores decisões. 

Existem grandes desafios na gestão de riscos atualmente, incluindo: 

• Medição de riscos conhecidos: os gestores de risco por vezes erram ao descrever com precisão a probabilidade e a dimensão dos riscos e suas consequências, embora possam estimar adequadamente a distribuição associada a cada operação, não ser capaz de medir, ou medir incorretamente um risco conhecido é um grande desafio na gestão de riscos.  

• Falha em levar em consideração os riscos conhecidos: as vezes, os gestores de riscos enfrentam desafios ao considerar todos os riscos num sistema de gestão de riscos. Às vezes é por negligência e às vezes é por causa de despesas adicionais. Isso acontece porque é impossível prever eventos futuros.
• Incapaz de comunicar riscos à alta administração: os gestores de risco têm de partilhar informações sobre a posição de risco da organização com a gestão de topo. A administração e o conselho de administração têm de ter em conta esta informação e elaborar uma estratégia de gestão de risco. Se um gestor de risco não for capaz de fornecer esta informação ao topo, não será capaz de elaborar uma estratégia de gestão de risco. Isto deixa a empresa vulnerável e incapaz de gerir os riscos adequadamente. 

• Falha no monitoramento e gerenciamento de riscos: o último desafio para os gestores de risco é captar todas as alterações nas características de risco dos títulos para ajustar as estratégias em conformidade. Como resultado, os gestores de risco muitas vezes não conseguem monitorizar ou eliminar os riscos simplesmente porque as características de risco da segurança podem mudar demasiado rapidamente para lhes permitir avaliá-las e aplicar métodos de prevenção de riscos em conformidade. 

A importância dos treinamentos sobre gestão de riscos para fornecedores 

Todos os cenários do universo corporativo mostram claramente por que a formação em gestão e análise de riscos é crítica. A ideia é envolver todos os funcionários, incentivando a estarem mais conscientes dos riscos, a procurar oportunidades para mitigá-los e a levantar questões ao seu gestor para que a empresa possa tomar medidas. Empresas de consultoria especializadas em gestão de risco com terceiros atuam na mobilização dos trabalhadores e assumem desde o recebimento eletrônico para análise dos documentos de segurança e medicina do trabalho que incluem os treinamentos normativos específicos às atividades executadas. 

O treinamento eficaz em gerenciamento de riscos ajuda a aumentar a conscientização sobre riscos em toda a empresa. Com uma melhor compreensão dos princípios de gestão de riscos e um aumento na sua própria consciência situacional, os funcionários começarão a ver as coisas de forma diferente, reconhecendo perigos e riscos. 

O treinamento ajuda a estabelecer uma abordagem de pensamento baseada no risco e pode capacitar os funcionários a alertar pro ativamente os gerentes. Por sua vez, os gestores podem utilizar as ferramentas que aprenderam na formação para desenvolver estratégias e processos para tomar medidas para mitigar riscos com operações em curso. 

Quando os funcionários veem sua empresa investindo tempo e dinheiro em treinamento sobre gestão de riscos, isso faz diferença. Os funcionários reconhecem que a empresa está zelando pela segurança dos funcionários, dos clientes e do negócio. Idealmente, os funcionários se sentirão mais engajados e capacitados para falar e participar do processo de gestão de riscos. 

O apoio e a adesão do gerente são essenciais para o sucesso de qualquer programa de treinamento. Os gestores devem aprovar o tempo a ser gasto em treinamentos em gestão de riscos, o que pode afastar os funcionários de suas tarefas diárias por um curto período de tempo. Assim que a gestão notar os benefícios de mais riscos identificados, avaliações de risco mais completas, novas políticas de mitigação de riscos implementadas e ações corretivas tomadas, o apoio aos treinamentos deverão aprofundar-se. 

Os desafios e as maneiras de implementação na prática da gestão de riscos com fornecedores confirmam que a gestão de riscos é um sistema complexo. Se for bem executada, pode ser uma ferramenta muito eficaz, mas os gestores e a gestão de riscos devem estar conscientes do potencial de perdas em caso de falhas no gerenciamento. 

Como podemos te ajudar? 

Terceirizar os recursos de gerenciamento de fornecedores pode ser uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade e eficiência geral da sua empresa. Os serviços de gerenciamento risco de fornecedores terceirizados fornecidos pela Bernhoeft garantem que sua organização receba e utilize apenas os recursos de terceiros mais necessários para impulsionar seus negócios.  

A gestão de riscos de fornecedores terceirizados requer uma gestão ativa e consistente para limitar a exposição de uma empresa a riscos. A expertise da Bernhoeft ajuda você a ver, compreender e gerenciar riscos relacionados a terceiros na sua empresa. Essa visualização em tempo real permite explicar o impacto às principais partes interessadas e fazer escolhas inteligentes para proteger a organização dos riscos inerentes, seus dados, garantir a conformidade legal além de ganhar confiança. Se você busca um gerenciamento de risco de terceiros de maneira eficaz, entre em contato conosco.