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Como classificar riscos na Gestão de Terceiros?
Existem riscos na terceirização?
Se tratando de gestão de terceiros precisamos deixar um ponto bem claro: “O risco está em todas as áreas da nossa vida e na terceirização não é diferente.”, isso é fato!
O risco é inerente ao ser humano, e pode estar atrelado em diversas áreas da vida, desde o lançamento de um novo negócio, estratégias militares e até em situações de pedido de aumento salarial ou um novo romance ? (HOLTON, 2004).
Muitos estudos buscaram descrever, explicar e prever várias formas de risco organizacional e de negócios. Há uma grande movimentação entre as empresas para implementação da gestão de risco nas organizações, principalmente observando que a tomada de risco gerencial é um aspecto crítico do gerenciamento estratégico (HOSKISSON et al., 2017).
Em um dos seus livros, o professor Norueguês Marvin Rausand, destaca dois grupos no processo de gestão de risco:
- Avaliação de riscos (Risk Assessment): No qual engloba os processos de identificação, análise e avaliação dos riscos;
- Gerenciamento de riscos (Risk management): Envolve o tratamento do risco, ou seja, uma atividade que busca a prevenção, mitigação, adaptação ou compartilhamento dos riscos.
Com o aumento do número de trabalhadores terceirizados, podemos verificar uma crescente preocupação com os riscos inerentes ao emprego da terceirização, tanto pela Administração Púbica, como no setor privado. De acordo com a CNI, “Para 67,6% da indústria, a insegurança jurídica / possíveis passivos trabalhistas é a maior dificuldade enfrentada por aqueles que contratam serviços terceirizados. ”
Como a gestão de terceiros identifica esses riscos?
O primeiro passo para gerenciar e classificar os riscos da terceirizadas é identifica-los. Essa visão ajuda a organização a criar processos para mitigar tais riscos. Essa identificação é importante em todo o processo da terceirização. Vernalha e Pires divide esse processo em 4 estágios a saber: Motivação, Decisão, Implementação e Gestão.
Vamos detalhar o que significa cada estágio e quais ferramentas podem ser implementadas para identificação e mitigação desses riscos:
Motivação: Etapa onde a empresa decide se vai terceirizar ou não uma determinada atividade. Muitos fatores são avaliados nesse momento como: avaliação dos custos transacionais, análise do impacto da terceirização na qualidade dos produtos, avaliar se atividade é estratégica ou não, e etc. Esses pontos são tratados internamente, pois trata-se de uma decisão estratégica da empresa. Contudo, é sempre bom contar com pessoas experientes ao seu lado no sentido trazer informações importantes que podem auxiliar nessa tomada de decisão.
Decisão: A terceirização busca parceiros para um acordo de longo prazo, então a escolha de um parceiro sólido, capacitado e confiável é um passo decisivo em direção a uma parceria de sucesso. E como podemos avaliar se um parceiro é confiável ou não? Como escolher bons fornecedores?
Uma ferramenta muito útil nesse processo é a Homologação de Fornecedores, que traz um retrato de como está a saúde desse fornecedor com base em diversos aspectos gerando uma nota de avaliação.
Implementação: As empresas fornecedoras e clientes terão que trabalhar juntos para enfrentar novos desafios no planejamento da produção, logística de matérias primas e produtos acabados e controle de custos. Nesse processo alguns fornecedores prestam o serviço dentro da planta ou em nome da empresa, e ter a visão que esses trabalhadores estão dentro das normas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA) é fundamental. Pois esses colaboradores são vitais para o bom desempenho da cadeia de valor da organização.
Uma ferramenta indispensável nesse processo é a Mobilização de trabalhadores, que faz uma avaliação dos terceiros contratados para a prestação do serviço. O controle dos colaboradores que ingressam em sua planta ou prestam serviços em seu nome é de extrema importância para mitigação dos riscos da terceirização.
Gestão: A administração do processo de terceirização no longo prazo, por sua vez, deverá assegurar a melhoria contínua dos benefícios da relação, através da frequente avaliação do processo e da pesquisa de novas formas de mantê-lo interessante e lucrativo. Sempre identificando formas de controlar essa relação avaliando os riscos envolvidos nessa relação e o uso de ferramentas para mitiga-los.
Ter uma visão mensal desses fornecedores auxiliam a gestão de terceiros a determinar ações e cobrar resultados das empresas terceirizadas. E como Deming afirmou, “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”, é muito difícil gerenciar seus fornecedores sem indicadores que são oriundos do controle mensal dos fornecedores.
O monitoramento mensal dos trabalhadores e a auditoria de campo são ferramentas importantes para gestão das empresas terceirizadas, pois auxiliam com uma análise mensal dos fornecedores gerando dados para atuação da organização.
Ter uma visão dos fornecedores que possuem não conformidades tanto nas documentações, obrigações trabalhistas e legais dos colaboradores (monitoramento mensal) como na avaliação in loco das atividades e os possíveis riscos envolvidos na SSMA (Auditoria de campo) é fundamental para organização.
Essas ferramentas auxiliam as organizações a identificar quais fornecedores geram mais riscos para sua organização, possibilitando a criação de planos de ação para ajustes das não conformidades, visando mitigar os riscos identificados.
Mas como classificar essas empresas terceirizadas?
Com a correta identificação dos riscos e obtendo uma visão de indicadores e dados mensuráveis por fornecedor, facilita o trabalho de classificar as empresas terceirizadas, pois esses dados permitem que a empresa crie uma classificação de risco de acordo com a sua estratégia organizacional.
Cada ferramenta citada no tópico anterior pode apoiar na classificação de risco das empresas terceirizadas, pois geram dados que podem auxiliar na alocação correta das categorias criadas. Sem esses dados, fica difícil realizar a categorização dos fornecedores.
Com os dados em mãos a empresa pode criar ranges (também conhecido como intervalos ou regiões). Esses ranges definem que as empresas que estão naquele intervalo representam um determinado risco para organização. Para construir essas faixas é preciso seguir alguns passos:
- Definir quantos Ranges você vai ter a sua classificação;
- O que significa cada Range estabelecido;
- Definir a métrica utilizada na classificação do Range;
- Definir o limite inferior e superior de cada range;
- Criar um controle visual para acompanhar o desempenho das empresas terceirizadas.
Para exemplificar, vamos utilizar uma classificação muito conceituada criada por Hongbo e Xiaogu e apresentada em um congresso da IEEE®. Trata-se de um uma escala que facilitará o julgamento de grau de riscos da terceirização e dividida em quatro graus de risco.
Grau Perfeito: Onde o nível de risco é considerado insignificante, pois os controles realizados e o resultado das conformidades apontam para esse cenário.
Grau Viável: Nível de risco moderado, onde se identificam alguns itens de risco, porém a probabilidade de ocorrer e os impactos são baixos.
Grau considerável: nível de risco comparativamente grande, riscos foram identificados e a probabilidade de ocorrer algum problema é alto e os impactos são grandes.
Grau Inadequado: alto nível de risco, muitos riscos identificados e com alta probabilidade de ocorrer alguma problemática, além dos graves impactos para a contratante.
É muito importante saber quais são os fornecedores que estão dentro dos ranges criados e quais os que representam um maior risco. Com essa visão a empresa tem um melhor direcionamento das ações para mitigar esses riscos.
O estudioso dos riscos Terje Aven afirma que o risco não pode ser eliminado, mas deve ser gerenciado. Com isso, a gestão de terceiros apresenta a estrutura adequada para obter o equilíbrio entre explorar oportunidades, por um lado, e evitar problemas.
A Bernhoeft consegue apoiar a sua empresa com diversas ferramentas para mitigação dos riscos na gestão de fornecedores, temos muito a contribuir na gestão de terceiros da sua organização, quer saber como? Nos procure através dos nossos canais de comunicação.
Referências:
AVEN, T.; VINNEM, J.E.; WIENCKE, H.S. A decision framework for risk management, with application to the offshore oil and gas industry. Reliability Engineering and Sytem Safety, [S.L], v. 92, n. 1, p. 433–448, 2006.
CONFEDERAÇÃO NACIONAL DA INDÚSTRIA. Sondagem Especial – Terceirização, v. 68, n. 1, mar. 2017. Disponível em: < 72 http://www.portaldaindustria.com.br/estatisticas/sondesp-68-terceirizacao/>, acesso em 19 de Jul 2019.
HOLTON, Glyn A. Defining Risk. Financial Analysts Journal, [S.L], v. 60, n. 6, p. 19-25, 2004.
HONGBO, Xu; XIAOGUO, Jiang. Research on outsourcing risk evaluation and control. In: 2010 3rd International Conference on Information Management, Innovation Management and Industrial Engineering. IEEE, 2010. p. 402-405.
HOSKISSON, Robert E.; CHIRICO, Francesco; GAMBETA, Jinyong Zyung Eni. Managerial Risk Taking: A Multitheoretical Review and Future Research Agenda. Journal of Management, [S.L], v. 43, n. 1, p. 137-169, 2017.
RAUSAND, Marvin. Risk assessment: Theory, Methods, and Applications. 1 ed. New Jersey: WILEY, 2011. 649 p.
VERNALHA, Hercules B.; PIRES, Sílvio RI. Um modelo de condução do processo de outsourcing e um estudo de caso na indústria de processamento químico. Production, v. 15, n. 2, p. 273-285, 2005.
Autor: Gleibson Robert
