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Guia completo sobre a Gestão de Terceiros
Última atualização: 11 de julho de 2024
Gestão de Terceiros é o termo usado para definir o processo de selecionar, administrar e monitorar as empresas e pessoas prestadoras de serviços que desempenham funções ou fornecem produtos para uma empresa.
A gestão de terceiros é uma atividade essencial para empresas de todos os portes e segmentos. Através dela, é possível garantir que os fornecedores estejam em conformidade com as leis e regulamentos, bem como que estejam fornecendo serviços de qualidade e com segurança.
Neste guia completo, você irá aprender tudo o que precisa saber sobre Gestão de Terceiros. Ao final da leitura, você será capaz de entender o conceito e a importância da gestão de terceiros; conhecer as melhores práticas para uma gestão eficiente e como implementar uma gestão de terceiros eficaz na sua empresa.
O que é Gestão de Terceiros?
A gestão de terceiros é o processo de controlar os riscos da terceirização através da identificação, seleção, avaliação, contratação, monitoramento e relacionamento com os fornecedores, tudo isso com o apoio de uma equipe especializada. Através do fluxo da Gestão de Terceiros os fornecedores precisam disponibilizar informações sobre os terceiros e a contratante ou consultoria analisa os documentos para verificar se as exigências legais e contratuais foram realizadas.
É através da gestão de terceiros que riscos como trabalho escravo, mortes, acidentes, falências de empresas e outros são mapeados de maneira preventiva. Afinal, esses são casos que podem causar danos irremediáveis ao negócio, é por isso que problemas como esses precisam e devem ser monitorados de maneira efetiva.
Por que fazer Gestão de Terceiros?
Para a grande maioria das contratantes do Brasil sabemos que há um volume alto de valores desembolsados com processos trabalhistas. Reduzir o volume e os valores desembolsados é uma das missões deste serviço. Isso não quer dizer que vamos zerar os processos trabalhistas, mas conseguimos observar que as reduções de processos e, principalmente, de valores desembolsados, acontecem naturalmente quando o controle é realizado com as melhores práticas de mercado.
Um outro importante motivo é trabalhar com dados. Pois é essencial que toda contratante saiba quantos terceiros possui, quais admissões e desligamentos foram realizados no mês, os fornecedores que se destacam, entre outras informações que pode auxiliar na estrutura organizacional do negócio. Com um processo adequado de gestão de terceiros, muitos dados serão levantados para que a contratante possa tomar as melhores decisões.
Fornecedor é sinônimo de parceria, mas também de riscos. Realizar a gestão de terceiros é importante por que cuidamos da vida e dos direitos dos funcionários. Nenhum colaborador deveria passar por situações como não receber horas extras, ficar 3 anos sem tirar férias, 30 dias sem descanso, entre outros pontos. Mas com uma gestão de terceiros bem feita, conseguimos acompanhar se os fornecedores estão cumprindo com as responsabilidades exigidas pela Legislação.
Quais são os riscos envolvidos na contratação de fornecedores?
Ao entrar em uma empresa, o funcionário é colocado em contato com a cultura organizacional do local, com as regras e com a maneira de lidar frente às adversidades. Quando se tem um fornecedor, essa parte de imersão não acontece, é aí que mora um risco.
Como o trabalho de terceirização pode envolver funcionários terceirizados trabalhando dentro da sua organização, e mesmo que não seja esse o caso, é necessário ter alguns cuidados. Quem vê de fora, não distingue quem é contratado da empresa e quem é fornecedor, entende? Por isso a preocupação.
separamos alguns perigos dessa contratação:
Risco de qualidade: o fornecedor pode não atender aos padrões de qualidade exigidos, resultando em produtos ou serviços defeituosos que podem afetar a satisfação do cliente e a reputação da empresa.
Risco de conformidade: o fornecedor pode não cumprir as leis, regulamentações ou normas da indústria, o que pode levar a multas, sanções e danos à reputação da empresa contratante.
Risco de segurança da informação: se o fornecedor não proteger adequadamente os dados e informações compartilhadas, isso pode resultar em violações de dados, perda de informações confidenciais e danos à reputação.
Risco de reputação: associações com fornecedores que têm práticas ou comportamentos questionáveis podem prejudicar a imagem e a reputação da empresa contratante.
Quem ganha com a Gestão de Terceiros?
Este é um tipo de projeto que todos saem ganhando: terceiro, contratada e contratante. Porém, o mais normal é que as contratantes busquem mais ativamente este controle, visto que possuem o desafio de gerenciar os riscos de tantas empresas com culturas e práticas tão diferentes.
Quando a contratante sai na frente e busca melhorar seus processos e controles, ela vai colher os melhores resultados. Mas os fornecedores também ganham, pois passam a ter maior transparência das qualidades da empresa, também reduz riscos de processos trabalhistas e ganham uma boa consultoria de como atender a legislação da forma correta.
Leia também: Prevenção e Responsabilidade: uso dos EPIs e a importância do registro de entrega aos seus funcionários
Como realizar uma efetiva Gestão de Terceiros?
Aliar tecnologia de ponta a uma equipe especializada é essencial. Um bom sistema é fundamental, especialmente quando lidamos com grandes volumes de dados. Ao abordar esse tema, não podemos deixar de mencionar a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que desempenha um papel crucial e é plenamente atendida quando tratamos o fluxo de informações com sistemas seguros.
Ao combinar profissionais experientes e altamente capacitados, conseguimos implementar uma sólida gestão de terceiros. Isso faz com que os fornecedores se sintam mais motivados a se envolver e aderir aos processos, enquanto os gestores de contrato desempenham seu papel de maneira eficaz, resultando em benefícios significativos para a contratante.
Para simplificar, algumas etapas essenciais que devem ser seguidas para realizar a gestão de terceiros são:
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Definir objetivos e metas: o primeiro passo é definir os objetivos e metas da gestão de terceiros. Isso ajudará a orientar as ações da empresa. Os objetivos podem incluir:
- Reduzir riscos;
- Melhorar a qualidade dos serviços;
- Aumentar a eficiência;
- Otimizar os custos.
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Identificação e seleção de fornecedores: é importante identificar e selecionar fornecedores que estejam alinhados com os objetivos e metas da empresa. Os fatores a serem considerados na seleção de fornecedores incluem:
- Capacidade técnica;
- Experiência;
- Reputação;
- Preço;
- Prazos de entrega.
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Avaliação de fornecedores: os fornecedores devem ser avaliados regularmente para garantir que estejam em conformidade com os requisitos da empresa. A avaliação pode ser feita através de reuniões, auditorias, entrevistas e análise de documentos.
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Contratação de fornecedores: os contratos com fornecedores devem ser claros e concisos, e devem especificar os direitos e obrigações de ambas as partes.
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Relacionamento com fornecedores: é importante manter um relacionamento positivo com os fornecedores para garantir uma parceria de sucesso. O relacionamento deve ser baseado na confiança, comunicação e transparência.
Para exemplificar como uma boa gestão de terceiros funciona na prática e consegue transformar resultados:
Quando devo começar a fazer a Gestão de Terceiros?
A resposta mais prática pode ser quando o seu fornecedor trouxer algum risco. Porém, existem fornecedores que não trazem riscos ou tem risco muito baixo, isso não significa necessariamente que não deva existir algum de monitoramento, apenas que deve ser avaliado como o processo se encaixa em cada situação. De qualquer maneira, é interessante para que a empresa mantenha seus níveis de conformidade atualizados que exista algum tipo de controle realizado periodicamente.
Quem realiza a Gestão de Terceiros?
A Bernhoeft é a primeira empresa no Brasil a realizar o serviço de Gestão de Terceiros, desde 2003. No começo éramos muito focados nos riscos Trabalhistas e Previdenciários, depois começamos a perceber uma necessidade de desenvolver empresas contratantes e uma paixão por este tema foi crescendo.
Depois começamos a expandir os controles de terceiros para outros riscos como o de Segurança do Trabalho, Financeiro, Ambiental, Reputacional e outros. Atualmente com mais de 180 clientes ativos de Gestão de Terceiros, a Bernhoeft vem se destacando cada vez mais e apoiando grandes empresas a alcançar bons resultados.
Temos quase 600 profissionais capacitados em nosso time para somar e fazer a diferença em nossos clientes e nos seus fornecedores. Ganhamos, inclusive, a honra de ser nomeada a melhor empresa de gestão de terceiros por três anos consecutivos pelo Prêmio Inbrasc. (2020/2021/2022)
Atuamos há mais de 20 anos ajudando as empresas tomadoras e seus fornecedores a reduzirem os riscos da terceirização, promovendo mais segurança e conformidade com as leis e regulamentações vigentes.
Esses 20 anos representaram uma grande crescimento em nossas operações. Hoje, o serviço de gestão de terceiros da Bernhoeft oferece as seguintes soluções:
Na análise trabalhista, atuamos preventivamente para garantir que os trabalhadores terceirizados recebam seus direitos no momento oportuno, reduzindo as chances da sua empresa arcar com as verbas rescisórias de fornecedores que deixaram de pagar ou não pagaram corretamente, por exemplo.
A homologação é uma das primeiras etapas que entra em contato com um fornecedor em potencial. O custo não deve ser o único fator decisivo para a contratação de um terceirizado. É necessário avaliar os riscos que ele pode trazer ao seu negócio. Em uma homologação preventiva nós podemos avaliar itens como Balanço Patrimonial, Certidões, se o fornecedor possui Dependência Econômica de algum cliente, questões ambientais e outros.
Uma das etapas cruciais para manter os níveis de aderência e conformidade em dia, a mobilização analisa a regularidade do trabalhador conforme a saúde e segurança ocupacional e vínculo empregatícios. Toda documentação possui um papel importante para a liberação do acesso de um terceirizado ao local que ele irá trabalhar.
Essa auditoria consiste em visitas aos locais de trabalho em que se encontram os terceirizados. Durante o processo, é avaliado a situação do trabalho que está sendo realizado e quais possíveis riscos podem se apresentar para a empresa contratante.
Se orientar pelas diretrizes da ESG vem se tornando uma tendência forte no mercado. Porém, é necessário que esse compromisso com a sustentabilidade seja comprovado com resultados que não coloquem a empresa em uma posição vulnerável. Para isso, realizamos uma auditoria para identificar como seus fornecedores estratégicos estão se dedicando aos temas de meio ambiente, social e de governança. Analisamos a medição de riscos e apoiamos no desenvolvimento dos fornecedores quanto a jornada ESG.
O consultor em gestão de terceiros é um profissional altamente qualificado e experiente em gestão e monitoramento de riscos com fornecedores e terceiros. O profissional atuará de maneira exclusiva com os fornecedores da contratante, com foco em aumentar os resultados da Gestão de Terceiros.
Então se você está buscando uma empresa parceira para te apoiar neste desafio, nós da Bernhoeft podemos te apoiar. Combinando a tecnologia com um time altamente capacitados acreditamos que é possível apresentar resultados efetivos e transformar o cenário de um negócio. Nosso objetivos é levar a gestão de terceiros aos melhores níveis de maturidade. Receba uma proposta personalizada do nosso time comercial!
