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Engajar os fornecedores é uma tarefa que traz muitos benefícios para a empresa. Afinal, o trabalho de gestão de terceiros vai muito além de apenas gerenciar, é sobre cuidar de uma parceria entre o prestador de serviço e o contratante. E essa relação fortalecida tende a trazer bons resultados e mitigar riscos que podem se desenvolver mais na frente.

O envolvimento com os fornecedores promove a construção de ligações mais fortes e colaborativas. Ao trabalhar em conjunto, é possível desenvolver uma parceria de longo prazo baseada em confiança, transparência e benefício mútuo. Relações colaborativas podem levar a melhores resultados e maior satisfação de ambas as partes.

Você sabe a importância de manter os fornecedores engajados? Fica até o final que iremos te mostrar passos importantes para fortalecer esse laço.

Por que engajar os fornecedores?

Gerenciar efetivamente os fornecedores é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Esse engajamento pode trazer uma série de benefícios significativos para a empresa. Podemos citar algumas razões:

• Melhoria da qualidade

Quando os fornecedores estão engajados, é mais provável que eles estejam comprometidos em fornecer produtos ou serviços de alta qualidade. Um diálogo aberto e contínuo com os fornecedores permite uma melhor compreensão das expectativas de qualidade e a capacidade de realizar melhorias contínuas. A qualidade aprimorada dos produtos ou serviços fornecidos pelos terceiros beneficia diretamente a organização e seus clientes.

• Redução de riscos

O engajamento dos fornecedores ajuda a mitigar riscos operacionais e legais associados às operações terceirizadas. Uma comunicação efetiva e um alinhamento claro de objetivos permitem que a organização e os fornecedores identifiquem e gerenciem proativamente os riscos potenciais. Isso inclui preocupações relacionadas à conformidade, ética, segurança da informação, sustentabilidade e outros aspectos importantes.

• Inovação e melhoria contínua

Ao envolver os fornecedores em uma gestão de terceiros, a organização pode se beneficiar de suas ideias e experiências. Os fornecedores muitas vezes têm uma visão privilegiada do mercado e podem trazer insights valiosos para melhorias nos produtos, processos e estratégias. Essa colaboração estimula a inovação e a melhoria contínua, permitindo que a organização se mantenha competitiva.

• Eficiência e redução de custos

Um engajamento ativo dos fornecedores contribui para a eficiência operacional e pode ajudar a reduzir os custos. Ao trabalhar em parceria com os fornecedores, é possível identificar oportunidades para otimizar processos, melhorar a logística, reduzir desperdícios e encontrar soluções mais econômicas. Essas melhorias podem resultar em economias significativas a longo prazo.

• Responsabilidade social e sustentabilidade

Engajar os fornecedores em uma gestão de terceiros também permite que a organização promova valores de responsabilidade social e sustentabilidade. Ao definir critérios claros de desempenho social e ambiental para os fornecedores, a empresa pode influenciar positivamente a cadeia de suprimentos como um todo. Isso inclui aspectos como práticas éticas de trabalho, redução de emissões de carbono, uso responsável de recursos naturais, entre outros.

Como pode ver, é um assunto que deve agregar à empresa como parte do seu planejamento estratégico. Afinal, fortalecer o contato com o seu fornecedor serve como um verdadeiro incentivo para que todos compartilhem da mesma cultura organizacional.

Aliás, você sabe quais passos podem te ajudar a aumentar o engajamento com seu fornecedor? Priscila Ribeiro, profissional que atua com gestão de terceiros na Raízen, dividiu com a plateia do 1º Congresso de Gestão de Terceiros algumas etapas que podem te ajudar nessa tarefa. Confira:

Quais ações engajam os fornecedores?

Existem artifícios que podem ser incorporados ao planejamento estratégico de uma gestão de terceiros para alimentar o engajamento com o fornecedor. Essas atitudes vão além das reuniões, são fluxos que incentivam os colaboradores a manter a conversa com o fornecedor sempre ativa.

• Comunicação

Início do monitoramento: nesta etapa, logo no começo, existe a oportunidade de conversar com o fornecedor sobre o motivo dele estar dentro daquela gestão, além de explicar os prazos, as metas e fortalecer o primeiro contato.

Abertura de competência de análise: sinalizar ao fornecedor todas as vezes que as competências são liberadas no sistema para que aconteça a importação das documentações necessárias.

Reforço próximo ao fechamento do ciclo de postagem: neste momento é realizado o reforço da equipe de gestão junto com o fornecedor sobre os prazos existentes para a postagem da documentação.

Cobrança dos documentos não postados: para que este item seja cumprido, a equipe de gestão precisa trabalhar de forma proativa oferecendo uma assistência ao fornecedor caso ele precise de algum auxílio para entregar a documentação que está em falta.

Alerta de pendências: muitas vezes, mesmo estando em compliance com os processos da empresa, existem situações em que algumas pendências são encontradas. Por isso, é necessário ter um acompanhamento de perto para alertar o fornecedor e mitigar erros futuros.

Reconhecimento: parabenizar os prestadores que estão em compliance e desbloqueados da competência vigente. Ao mostrar que o seu trabalho e comprometimento estão sendo reconhecidos, é possível aumentar a parceria e confiabilidade, além de fortalecer o companheirismo e parceria entre a empresa e o fornecedor.

• Plano de ação

Outra etapa que pode te ajudar a se aproximar do fornecedor é desenhar bem um plano de ação. Determinar um público alvo, estabelecer metas e trabalhar a comunicação interna com o auxílio de relatórios e Power BI’s, pode ser uma ferramenta utilizada para deixar o fornecedor e o contratante na mesma página.

É importante também atentar-se a reunir informações sobre as prioridades que devem ser trabalhadas. Isso pode otimizar o tempo que deve ser dedicado à algum cenário critico identificado no monitoramento. Além disso, contar com a ajuda de parceiros para treinar os fornecedores com materiais intuitivos e dinâmicos contribui para fortalecer a parceria e estreitar os laços entre eles e a empresa contratante.

E, claro, sempre manter um espaço na agenda para ligações e reuniões periódicas para fazer um acompanhamento e realizar o feedback de perto.

• Retenção financeira

Caso os prazos não sejam cumpridos conforme o planejamento, é possível trabalhar um plano de retenção financeira em conjunto com o prestador. Para isso, é possível criar um relatório para acompanhar essa situação até que o prestador volte a estar em compliance com os processos da empresa.

O foco nesta etapa não deve ser apenas em realizar uma retenção financeira, mas sim estabelecer um acordo com o fornecedor sobre sua entrega e como mitigar qualquer risco que possa acontecer por alguma falta no processo. Importante sinalizar que o acompanhamento deve ser feito desde o primeiro momento junto ao fornecedor para que todos os requisitos sejam atendidos e todas as partes entreguem o combinado.

Como a Bernhoeft por ajudar?

Somos pioneiros da identificação de riscos decorrentes da terceirização. Criamos fluxos de acompanhamento para ajudar empresas a identificarem e mitigarem os riscos que só podem ser identificados através um olhar criterioso. Trabalhamos para criar uma parceria entre contratante e fornecedor. Se a sua empresa quer construir um ambiente de trabalho que atende as expectativas de qualidade e segurança, entre em contato conosco. Nós temos a melhor solução para a sua empresa.