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Você costuma realizar gastos para o seu cliente e posteriormente solicitar o reembolso dessas despesas? Se sim, esse texto foi feito para você!

E se ficar alguma dúvida, não esquece que pode contar com a nossa ajuda.

Este tipo de prática é bastante comum, principalmente nos Escritórios de Advocacia. Como exemplo podemos citar os contratos de prestação de serviços firmados entre o escritório e os seus clientes, onde há cláusulas segregando o valor que corresponde aos honorários advocatícios das despesas de responsabilidade do cliente, mas que são pagas pelo escritório e reembolsadas posteriormente.

Estes gastos, normalmente, são despesas relacionadas a cópias, autenticações, viagens, alimentação, transporte e outros, que irão compor uma nota de débito junto com todos os comprovantes do que foi realizado.

Esse é um assunto que apesar de muito comum traz diversas perguntas devido ao entendimento que o Fisco tem, já que há soluções de consulta que tratam que estes gastos mesmo que contratualmente acordado, são custos da prestação de serviço e, portanto, deveriam compor o valor total da nota fiscal, o que significa que deveriam ser normalmente oferecidos à tributação.

Porém, nem todo tipo de reembolso deve seguir esse entendimento da Receita Federal. Por exemplo, se o escritório efetua gastos com telefonia o raciocínio é de que a despesa de telefonia é do próprio prestador dos serviços e, se os valores das ligações relacionadas ao cliente são cobrados como reembolso, essa parcela recebida é na prática uma receita. Por outro lado, se o advogado paga o custo em nome do seu cliente, obviamente este desembolso não é uma despesa do escritório.

Acontece que os Escritórios de Advocacia, com base em entendimentos próprios e decisões do CARF, costumam manter a prática de reembolso de despesas sem tributação. No entanto, a grande maioria dos gestores de escritórios não procuram saber como os registros contábeis são feitos pois apesar do argumento de que não se trata de despesa do escritório a contabilização é feita diretamente no grupo de despesas na DRE e, ao ser reembolsado, é feito um registro como “recuperação de despesas” gerando uma contradição, caso ocorra uma possível defesa administrativa ou judicial.

Entendemos que a empresa deve ter alguns cuidados que são imprescindíveis para minimizar o risco tributário de ser cobrado numa eventual fiscalização. Tais como:

1. Deve haver distinção dos honorários jurídicos e dos reembolsos de despesas, inclusive, destacando quais tipos de despesas irão compor tal reembolso;
2. Deve haver razoabilidade entre a proporção dos valores dos serviços e das despesas reembolsáveis;
3. Por precaução, é recomendado que o cliente pague diretamente o maior valor possível das despesas;
4. As contabilizações dos desembolsos não podem ser feitas nas contas de resultado, impactando a DRE, mas sim ter o controle através das contas patrimoniais;
5. Por fim, os registros desses valores devem ser feitos tanto na contabilidade da empresa prestadora de serviço quando na do seu cliente. Enquanto uma mantém um direito no ativo, a outra contabiliza uma despesa e um passivo.